智能档案归档软件：解锁企业财务档案管理新境界

在当今纸电混合的时代，企业的财务档案管理犹如置身于一片迷雾之中，面临着重重困境。企业高管们常常为纸质档案管理成本居高不下、储存占地空间巨大，以及档案数据难以进行有效分析利用而忧心忡忡。财务人员则深陷于手动整理、匹配和核对档案数据的繁琐工作中，大量的时间和精力被消耗，工作枯燥且效率低下。业务人员在报销纸质票据时，流程复杂繁琐，耗费了大量的时间和精力。

与此同时，企业还承受着高额的成本压力。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本不断攀升，档案室和档案柜等存储空间的需求也日益增大；隐形成本方面，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件粗糙，导致数据无法得到有效利用；更令人担忧的是，企业还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案在遇到不可抗力时容易损坏。

随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业的财务档案管理面临着新的挑战，信息化建设亟待加强。数电票的管理要求特殊，企业迫切需要一款专业的电子会计档案管理平台，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。尽管企业在推行数字化的过程中，通过多种系统解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，这严重影响了企业全面数字化的实现。

在这样的背景下，智能档案归档软件——合思档案应运而生，为企业的财务档案管理带来了全新的解决方案。

一站式解决方案：满足多元需求

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，就像一位全能的管家，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

单套制解决方案更是别具一格，它实现了便捷调阅无需打印，混序归集无需组装。在业务及管理流程中，实物流转与电轨运行相结合，线上一套电子数据管理保证了财务档案证据链的完整，能够真实反映企业的经营业务。档案数据可以相互穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了工作效率，让会计档案不仅应收尽收，而且合规合法。

档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供了可扩展的档案目录和自动化的接口封装，企业可以根据自身的管理需求自定义归档目录，就像为企业量身定制了一件合身的衣服。

证据链完整性解决方案则通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，并提供财务视角下的完整性检测方案，保障财务合规，为企业的财务安全保驾护航。

核心功能亮点：引领行业潮流

智能档案归档软件合思档案在数据采集、制档、管理和应用等方面具有诸多核心功能亮点，为企业的财务档案管理带来了极大的便利。

多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它还提供多种便捷的手动数据补录方式，就像一个灵活的采集器，能够满足企业多样化的采集需求。

智能制档功能利用规则引擎实现电子凭证数据的自动匹配组装。会计档案关联规则可以可视化配置，不同系统、类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，大大减少了人工匹配的工作量。它还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化展示，让制档工作更加高效。通过字段映射，查阅更加便捷，完成业务证据链组装的档案数据可以通过“元数据”级别的业务字段进行多档案类型的业务字段映射，方便财务人员查询和分析，就像为财务人员提供了一把精准的钥匙，能够快速打开档案查询的大门。

专用格式版式文件功能自主采集结构化字段信息，使财务档案更加“轻量”，摆脱了传统文件存储形式的束缚，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。它还支持自定义企业专用、个性化版式文件，可以自定义调配生成档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件，增强了档案的可扩展性，就像为企业的档案穿上了一件时尚的外衣。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件和文件间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，就像一个严格的质检员，为企业的档案质量把好每一道关。

使用收益显著：开启高效管理新篇章

企业使用智能档案归档软件合思档案能够获得显著的收益，实现降本增效、提升管理效率、保障合规等多重目标。

在降本增效方面，它可以节约纸张成本70%、整理成本75%，提升检索效率90%，实现100%管理合规性，彻底告别传统手工归档，档案无需打印，让企业更有效地“收紧钱袋子”，就像为企业节省了一笔巨大的开支。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”，真正实现了档案数据的价值利用，就像为企业的数据搭建了一座畅通无阻的桥梁。

资源重组实现了企业效益的最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到了极大提升，满足了企业对电子档案管理系统连接、敏捷、稳定、合规的需求，就像为企业的管理注入了一剂强心针。

不同角色的用户在使用合思档案后也都能获得丰厚的收益。CEO/高管可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效；归档员/财务人员可以提高工作效率，告别重复低价值的工作，实现档案数据同源、全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率；外部审计人员可以实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，减少与财务人员的重复沟通，就像为不同角色的用户提供了一把专属的钥匙，开启了高效工作的大门。

典型应用场景：彰显强大适用性

智能档案归档软件合思档案在不同类型的企业中都有广泛的应用，体现了其强大的适用性和灵活性。

在大型集团企业中，如世界上最大的重型装备制造商之一，面临着档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储，进行业务完整性检测，推进单套制落地，最终实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，响应了政策要求，就像为大型集团企业的档案管理找到了一把精准的钥匙。

在多系统运行的企业中，如某企业会计档案散落各系统，档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在效率低、易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等问题。合思档案通过数据集成方案广泛连接、统一标准，业务检测方案核查档案关系链条和数据金额匹配情况，跨系统调阅方案实现业务系统与档案系统的调阅交互，最终实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，就像为多系统运行的企业的档案管理搭建了一座坚固的桥梁。

在业务系统多且独立的企业中，如中国最大的K12民办教育集团之一，面临着采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间且易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐等问题。合思档案通过数据集成方案应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档、实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档，最终形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，就像为业务系统多且独立的企业的档案管理注入了一股强大的动力。

在年单据量巨大的企业中，如年单据量2.6亿的企业，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化、简化装订流程，最终实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，就像为年单据量巨大的企业的档案管理带来了一场革命。

客户成功案例：见证卓越价值

众多客户在使用智能档案归档软件合思档案后，都取得了显著的成功，用实际数据和效果证明了其卓越的价值。

海亮教育作为世界500强企业，使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加了18.9倍，而作业人员仅增加了9人，凭证自动化率达到了91.6%，这充分展示了合思档案在提升效率方面的强大能力。

徐福记作为2023年中国500最具价值品牌企业，多地连锁门店、70 + 分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后全集团实现了无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升，为企业的发展提供了有力的支持。

中交水规院作为新中国组建的第一个水运建设行业规划、设计勘察机构，单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。在审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定，这充分证明了合思档案在保障合规和提升审计效率方面的重要作用。

金牌橱柜全球拥有超3000家高端品牌专卖店，积极响应国家政策，与合思档案通力合作。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效，为企业的档案管理带来了全新的体验。

在政策推动、合规要求以及当前经济环境下企业降本增效的背景下，电子会计档案是企业数字化建设的必然选择。智能档案归档软件合思档案能够助力企业解决财务档案管理的痛点，实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型。建议企业抓住这一数字化转型的机遇，选择合思档案，提升财务档案管理水平。

合思在多地设有办公地点，包括北京、上海、杭州等城市，方便企业就近联系。企业可拨打400 – 105 – 6505咨询合思档案相关信息，也可访问www.hosecloud.com网站或通过微信公众号、微信小程序进一步了解合思档案。现在就免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的智能新时代！