在当今数字化浪潮席卷的时代，数电票正以前所未有的速度在企业间广泛应用。随着数电票的快速扩张，企业财务档案管理面临着全新的挑战。传统的纸质档案管理模式在新时代的冲击下，逐渐暴露出诸多问题。而合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，适时而生，为企业提供全面的财务数智化服务，助力企业实现有效的成本控制。
数电票时代下的企业成本控制困局
随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理迎来了新的挑战。从政策层面来看，电子发票的接收已具备合法合规的条件，全国36个省市区均已实现数电票试点全覆盖。然而，在纸电混合的过渡时代，企业面临着重重困境，这些困境直接影响着企业成本控制。
企业高管在纸质档案管理方面，面临着高额的成本压力。纸质档案的存储、保管需要大量的物理空间，同时还需要投入人力进行管理和维护，这无疑增加了企业的显性成本。而且，纸质档案的数据难以进行有效的分析和利用，使得企业在决策过程中缺乏精准的数据支持，间接影响了企业的经济效益，增加了隐形成本。
财务人员则深受档案整理工作的困扰。繁琐的档案整理工作不仅耗费大量的时间和精力，而且工作内容枯燥乏味，降低了工作效率。时间和精力的浪费，意味着企业在人力成本上的增加，不利于企业成本控制。
业务人员在报销流程中也遭遇诸多不便。繁琐的报销流程导致业务人员需要花费更多的时间在报销事务上，影响了业务的开展效率，进而对企业的整体运营成本产生影响。
此外，纸电混合管理还带来了高合规风险。企业需要同时满足纸质档案和电子档案的管理要求，稍有不慎就可能面临合规问题，一旦出现问题，企业将面临巨大的经济损失，这也是企业成本控制中不可忽视的一环。
合思档案的一站式成本控制解决方案
合思档案针对企业在数电票时代面临的种种问题，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求，为企业成本控制提供有力支持。
对于CEO和企业高管而言，合思档案能够帮助企业沉淀数据资产。通过对企业财务数据的有效整合和管理，为企业决策提供精准的数据支持，助力决策数智化。在精准决策的指导下，企业能够更加合理地配置资源，避免不必要的成本支出，实现降本增效的目标，从而更好地进行企业成本控制。
对于归档员和财务人员，合思档案能够显著提高工作效率。它实现了数据同源透明流转，使得财务数据在各个环节之间能够无缝对接，减少了人工干预和数据错误的可能性。财务人员可以轻松完成档案管理工作，将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中，降低了人力成本，对企业成本控制起到了积极的作用。
在面对外部审计时，合思档案的优势也十分明显。它实现了档案外审在线化，审计人员可以通过系统一键查询借阅所需的档案资料，减少了企业与审计机构之间的沟通成本。同时，在线化的审计方式也提高了审计效率，避免了因审计过程漫长而导致的额外成本增加，有助于企业成本控制。
合思档案的核心功能优势与成本控制之道
合思档案具有多维度的功能和显著的优势，这些功能和优势与企业成本控制密切相关。
在功能方面，合思档案具备电子会计档案全生命周期管理能力。从智能采集开始，系统能够自动识别和采集各类财务数据，减少了人工采集的工作量和错误率。预归档服务则对采集到的数据进行初步的整理和分类，为后续的管理工作奠定基础。基础管理功能涵盖了档案的存储、检索、维护等各个方面，确保档案的安全和可访问性。档案服务则为企业提供了便捷的档案查询和借阅功能，满足企业在不同场景下的使用需求。
此外，合思档案还能进行统计分析。通过对进销项、资金等数据的统计分析，企业可以及时了解自身的财务状况，发现潜在的成本问题，并采取相应的措施进行调整。例如，通过对进销项数据的分析，企业可以优化采购和销售策略，降低采购成本和提高销售利润，从而实现企业成本控制的目标。
在优势方面，合思档案具有广泛连接的能力。它可以连接各类异构业财系统，实现数据的无缝对接和共享。这使得企业无需为了不同系统之间的数据整合而投入大量的人力和物力，降低了系统集成成本，对企业成本控制具有重要意义。
合思档案能够实现100%自动归档，减少了人工介入。人工归档不仅效率低下，而且容易出现错误，而自动归档则避免了这些问题，提高了归档效率和准确性，降低了人力成本。
同时，合思档案符合国家政策要求，确保档案合规。在合规的前提下，企业可以避免因违规而面临的罚款和其他经济损失，这是企业成本控制中不可忽视的一个方面。
此外，合思档案拥有灵活承接、持续迭代的能力，能够应对不断变化的数电票管理需求。企业无需担心因系统无法适应新的政策和业务需求而进行大规模的系统升级和改造，降低了系统升级成本，有助于企业成本控制。
合思档案还提供了档案扩展、证据链完整性、共享调阅、数电票、实物备查、大数据等解决方案。这些解决方案从不同的角度为企业提供了更加完善的档案管理服务，进一步提升了企业的档案管理水平，降低了企业在档案管理方面的综合成本，实现了企业成本控制的目标。
合思档案应用场景案例见证成本控制成效
合思档案的应用场景广泛，涵盖了事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等。通过多个客户案例，我们可以清晰地看到合思档案在企业成本控制方面的显著成效。
某企业年单据量高达2.6亿，在使用合思档案之前，面临着业财数据不统一、管理效率低下等问题。使用合思档案后，实现了业财一体，管理自动化水平大幅提高，流程得到了精简。通过优化业务流程和提高管理效率，企业降低了运营成本，实现了降本增效的目标，有效控制了企业成本。
某集团型企业在使用合思档案后，实现了档案管理标准化落地。标准化的档案管理不仅提高了工作效率，还减少了因管理不规范而导致的成本浪费。同时，电子档案的使用减少了纸质档案的存储和保管成本，实现了低碳环保，进一步降低了企业成本，对企业成本控制起到了积极的推动作用。
某企业通过合思档案实现了多系统数据互联和全生命周期管理。数据的互联互通使得企业能够更加全面地了解自身的财务状况，及时发现成本问题并进行调整。全生命周期管理则确保了档案从生成到销毁的全过程都得到有效的管理，避免了因档案管理不善而导致的成本损失，实现了企业成本控制的目标。
某教育集团在使用合思档案后，简化了会计管理流程。繁琐的会计管理流程不仅耗费时间和精力，还容易出现错误，而合思档案的使用使得会计管理流程更加简洁高效。财务人员可以将更多的时间和精力投入到财务管理和决策支持工作中，提高了工作效率，降低了人力成本，有助于企业成本控制。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是降本增效的目标，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能和丰富的实践经验，能够助力企业解决档案管理难题，实现数字化转型，有效控制企业成本。
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