合思档案解决方案：开启企业档案流转管理新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025 年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理必须直面新的挑战，加快信息化建设的步伐。在纸电混合时代，企业的不同角色都面临着各自的难题。企业高管要应对纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据难以分析利用的困境；财务人员则被海量的档案数据、繁琐的整理工作所困扰；业务人员在报销纸质票据时，也面临着流程繁琐的问题。

同时，纸质档案存在着诸多问题。高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本上，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用；高合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。尽管国家政策支持电子会计档案管理，且电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，但企业在推行数字化过程中，在归档、储存环节仍未完全解决纸质文件储存问题。

面对这些问题，合思档案解决方案应运而生，为企业的档案流转管理带来了全新的思路和方法。

合思档案多元角色解决方案

合思档案充分考虑了企业不同角色的需求，为 CEO/高管、归档员/财务、外部审计等提供了针对性的解决方案。
对于 CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。它可以提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，合思档案能够节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，帮助企业打响数字化转型决胜之战。
对于归档员/财务，合思档案可大大提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。它实现了档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，使档案管理工作变得轻松简单，同时提高了档案利用效率。
对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计重复沟通补充审计资料，极大地提高了审计工作的效率。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案流转管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案产品功能全景呈现

合思档案具备强大而全面的产品功能，为企业的档案流转管理提供了有力支持。
电子会计档案全生命周期管理是合思档案的一大特色。它包括智能采集，外部生态通过规则引擎、业务映射等方式，内部通过 EAI 插件、API 接口等进行数据采集；预归档服务，实现自动归档、业务检测等；基础管理，涵盖档号管理、账套管理等；档案服务，提供身份调查、全文检索等功能；统计分析，进行进销项统计、资金统计等；以及应用层，包括辅助审计、证据方案库等。
多源采集功能十分强大。它支持接口互联，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。
智能制档方面，通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。同时提供字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员查询和分析。还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。
档案管理功能也十分完善。具备权限管理，可精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展。

合思档案核心亮点闪耀

合思档案在产品设计上具有诸多核心亮点，为企业的档案流转管理带来了独特的优势。
便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。
大数据解决方案表现出色。它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态 API 接口接收、大文件切割识别等数据提取能力，元数据级检索、海量数据秒级查询的数据查询能力，以及安全的数据存储和多样化的数据下载方式。
档案扩展解决方案独具特色。可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。
证据链完整性解决方案十分可靠。通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思档案价值全面彰显

合思档案的产品价值体现在多个方面，对企业的档案流转管理具有重要意义。
显著的降本增效是其重要价值之一。它让企业彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性，更有效地“收紧钱袋子”。
电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。
让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升。
企业需要的电子档案管理系统应具备广泛连接的能力、100%自动归档、符合国家政策要求以及灵活承接、持续迭代的能力，合思档案满足这些需求，是企业全面数字化收尾的“兜底”系统。

合思档案典型场景应用

合思档案在多种典型场景下都有出色的应用表现，为企业的档案流转管理提供了多样化的解决方案。
多维检索满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。
一站式预览，穿透联查。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。
外部系统调阅功能方便快捷。支持第三方业财系统直接查看档案信息，支持为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。
档案借阅服务管理有序。借阅人可在线查看，支持下载，管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还。

合思档案成功案例见证

众多企业已经通过合思档案解决了档案流转管理方面的难题，取得了显著的成效。
某企业年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程等解决方案。最终取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务和财务数据穿透联查，管理自动化，企业成本降低等，数据指标显示关联匹配效率高。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，提高了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，节省了大量成本，提高了合规性和工作效率。
某中国最大的 K12 民办教育集团之一，在采集、存储、整理和利用环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询和简便高效的电子借阅。

合思档案市场定位优势凸显

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，服务 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。
合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点 100%成功验收，通过 SOC1、SOC2 安全认证和信息安全等级保护三级认证，具备强大的技术实力和安全保障。
合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。
合思档案提供的解决方案全面且深入，涵盖领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案流转管理需求，且在多个功能模块上具有创新性和独特性，如档案扩展解决方案、证据链完整性解决方案等。

合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案流转管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，帮助企业降本增效，提升管理效率和合规性。随着数电票的全面推广和企业数字化转型的加速，电子会计档案管理将成为企业的必然选择，合思档案将持续迭代升级，为企业提供更优质、更高效的服务。

如果您的企业也想提升档案流转管理的效率和质量，不妨拨打 400 – 105 – 6505 进行咨询，也可以登录官网 www.hosecloud.com，或者通过微信公众号和小程序了解更多信息。现在，欢迎您免费试用合思档案，体验它带来的数字化变革。