在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理正面临着前所未有的挑战与机遇。如何实现高效、合规的发票归档管理，成为众多企业亟待解决的问题。今天，我们将走进金牌橱柜家居科技股份有限公司，探寻其在发票归档规范方面的成功经验，以及合思为其提供的卓越解决方案。
金牌橱柜家居科技股份有限公司，成立于1999年，宛如一颗璀璨的明珠，在国内高端整体厨柜及定制家居领域熠熠生辉。它不仅拥有国家认定厨房工业设计中心，荣膺国家认定“智能制造示范企业”的殊荣，更是在全球布局了超4000家高端品牌专卖店，于海内外精心打造了5大专业生产基地。其庞大的企业规模，拥有92家归档主体，6000多名员工。然而，与之相伴的是海量的财务数据，年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量为494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张。如此庞大的数据量，在发票归档规范方面面临着巨大的挑战。传统的装订配耗时预估达66天/年，档案查找耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。这些高昂的成本和漫长的时间消耗，让金牌橱柜意识到，必须寻求一种更高效、更规范的发票归档解决方案。
业务迷局：传统归档痛点凸显
在深入了解金牌橱柜的业务背景、现状与痛点之前，我们先来看看传统发票归档模式下的困境。在整理环节，会计档案犹如散落在各个角落的珍珠，分散于不同的系统之中，档案数据难以有效利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，繁琐的操作流程不仅耗费大量的时间和精力，还容易出现错误。在保管环节，财务临时保管1年，1年后移交综合档案管理，这期间涉及到大量的交接工作，增加了管理的难度和风险。在存储环节，独立档案室管理存放纸质档案，不仅需要占用大量的空间，还存在着档案损坏、丢失的风险。在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，人工逐一翻查，效率低下，难以满足企业快速发展的需求。发票归档规范在这样的传统模式下，显得尤为重要却又难以实现。
合思妙策：打造发票归档规范新体系
面对金牌橱柜的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套完善的解决方案。
– 统一存储：打破数据壁垒
合思打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准、统一管理。就像将散落的珍珠串成了一条美丽的项链，让发票归档规范变得更加有序。通过这种方式，企业可以更加方便地管理和利用档案数据，提高工作效率。
– 业务证据链完整：实现业财一体
合思搭建了会计资料之间的关系，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这就好比为企业的财务管理搭建了一座桥梁，让业务和财务数据能够相互关联、相互验证，确保发票归档规范的同时，提高了财务工作的准确性和效率。
– 数据共享：一站式便捷查阅
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现一站式查阅。财务人员只需轻轻一点，就可以快速找到所需的档案数据，大大提高了查阅的便捷性和高效性。发票归档规范在这种数据共享的模式下，得到了更好的保障。
– 银行回单无纸化：降本增效新举措
海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，是合思解决方案的一大亮点。这不仅减少了纸质档案的存储压力，还降低了打印成本和人工成本，助力企业降本增效，进一步推动发票归档规范的实施。
精细实施：专业步骤铸就规范
合思解决方案的实施过程严谨而专业，每一个步骤都为发票归档规范提供了有力的保障。
– 数据采集与处理
通过开放式接口互联，合思自主采集档案数据，大文件自动切割，数电票自动化解析。这一系列操作确保了数据的准确采集和高效处理，为后续的关联和组装工作奠定了基础。
– 智能关联与组装
合思进行智能关联、自动组装，开展四性检测、业务检测，采用自定义版式文件。这使得档案数据能够更加准确地关联和组装，提高了档案的质量和规范性。
– 权限管控与目录扩展
实施精准权限管控，灵活扩展档案目录，进行水印管理，确保档号符合国标要求。这些措施保障了档案数据的安全性和合规性，让发票归档规范更加严格。
– 检索与利用
利用多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档，可视化盘点档案数据。这使得企业能够更加方便地检索和利用档案数据，提高了工作效率和决策的准确性。
显著成效：规范带来价值提升
合思解决方案的实施，为金牌橱柜带来了显著的成果与效益。档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，这意味着企业的工作效率得到了大幅提升。预估节省总体成本30万+/年，让企业在实现发票归档规范的同时，降低了运营成本。档案合规性达到100%，为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性，让金牌橱柜在激烈的市场竞争中脱颖而出。
客户盛赞：认可合思规范方案
金牌橱柜对合思的解决方案给予了高度评价与反馈。合思的解决方案帮助金牌橱柜打破了数据孤岛，实现了档案数据的统一管理和高效利用。业务证据链的完整搭建，使得业财一体双向穿透，提高了财务工作的准确性和效率。银行回单无纸化管理，大幅降低了成本，提升了企业的竞争力。档案合规性得到保障，为企业的可持续发展奠定了坚实基础。这些评价充分证明了合思解决方案在发票归档规范方面的有效性和专业性。
在当前的经济环境下，企业对财务管理的要求越来越高，发票归档规范也成为了企业合规经营的重要环节。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，拥有专业的团队和丰富的经验。已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果你也想为企业挖出更多净利润，实现财务数智化转型，不妨选择合思，让有限更有效。现在，你可以拨打联系电话400 – 105 – 6505，登录网址www.hosecloud.com ，扫描二维码了解更多案例，还能免费试用合思的解决方案，开启发票归档规范的新征程。
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