合思档案：开启企业档案管理数字化新时代

在数字化浪潮席卷的当下，企业的运营管理正经历着前所未有的变革。尤其是2025年即将完成的数电票全覆盖，让企业财务档案管理直面新的挑战。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列变化，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

与此同时，在纸电混合时代，企业不同层面人员也面临着诸多档案管理的痛点。企业高管们为纸质档案管理成本巨大而头疼不已，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则深陷档案数据量大的泥潭，整理档案耗费大量时间，手动逐一匹配、核对确认的工作枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，繁琐的流程耗费了他们大量的时间和精力。

此外，企业在推行数字化的进程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能摆脱纸质文件储存的困境。数据存储依赖线下载体，无法实现企业的全面数字化。而且，纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题，如纸质凭证输出耗材成本高，手工装册归档重复性工作量大，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段等。

面对这些行业痛点，合思档案应运而生，为企业提供了一套全面、专业的档案管理解决方案。

综合方案：一站式满足多元需求

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，为企业档案管理带来了极大的便利。

单套制解决方案更是具有诸多优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在业务及管理流程中，采用线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，能够全面反映企业的经营业务。纸质原文件可以混序归档，随到随归，无需排序及组装，大大提高了工作效率。同时，会计档案不打印，保证了档案数据的完整、真实和合规。

档案扩展解决方案则赋予了企业更大的灵活性。它可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业能够扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。该方案还提供了可扩展的档案目录和自动化的接口封装，让不同档案类型的归档接口配置化成为可能。

证据链完整性解决方案则通过可视化的规则引擎，提供了一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，该方案还创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，能够自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障企业的财务合规。自动化发票验证在这个过程中起到了关键作用，确保了发票的真实性和合规性，为证据链的完整性提供了有力支持。

核心功能：铸就档案管理独特价值

合思档案的核心功能为企业档案管理带来了显著的提升，其独特价值不言而喻。

多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供了自动生成式Open API，能够实现快速集成。预制系统连接器可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，能够满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式。在这个过程中，自动化发票验证能够快速准确地对采集到的发票进行验证，提高了数据采集的准确性和效率。

智能制档功能通过规则引擎实现了电子凭证数据的自动匹配组装。会计档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。这一功能减少了90%的人工匹配工作量，还可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。自动化发票验证贯穿于智能制档的全过程，确保了发票与其他凭证的准确匹配和关联。

专用格式版式文件能够自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可以自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。自动化发票验证能够对版式文件中的发票信息进行准确验证，保障了文件的真实性和合规性。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障了归档数据的真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供了灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。自动化发票验证是双模式检测方案中的重要一环，确保了发票在各个检测维度的合规性。

实际案例：见证合思档案卓越成效

众多企业已经通过合思档案解决了档案管理难题，实现了数字化转型和降本增效。

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。它简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构清晰呈现，企业成本大幅降低。在这个案例中，自动化发票验证确保了海量发票数据的准确处理和合规管理，为企业的档案管理转型提供了有力保障。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保响应政策，同时整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。自动化发票验证在保障发票合规性和档案完整性方面发挥了重要作用，助力企业提升了档案管理效率和效益。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。自动化发票验证贯穿于整个方案实施过程，确保了发票数据的准确和合规，为企业档案管理的全面提升提供了关键支持。

中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等方面的低效档案管理问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案可以进行多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。自动化发票验证在这个过程中保障了发票数据的准确性和合规性，为教育集团的档案管理优化提供了有力支撑。

在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案坚持以客户为中心，致力于助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展和数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。众多知名企业，如世界500强的海亮教育、2023年中国500最具价值品牌的徐福记、新中国组建的第一个水运建设行业规划设计勘察机构的中交水规院、全球拥有超3000家高端品牌专卖店的金牌橱柜等，都通过合思档案实现了档案管理的优化和提升。

合思档案拥有专业的服务团队，在北京、上海、杭州等多地设有服务地点。联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取更多信息。如果您的企业也面临着档案管理难题，不妨选择合思档案，开启数字化转型和降本增效之旅。现在就可以免费试用合思档案，体验其卓越的档案管理功能和服务。