在电子发票普及的浪潮下，企业档案管理正面临着前所未有的挑战。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理迎来新的变革。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这意味着企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业各个层面都深受传统档案管理方式的困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂且占地大的问题，同时档案数据难以分析利用，这无疑是对企业资源的一种浪费。财务人员则需要手动逐一匹配、核对确认档案数据，工作枯燥又繁复，极大地降低了工作效率。业务人员报销纸质票据的流程也十分繁琐，耗费大量时间。
传统档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜等存储空间；还存在高隐形成本，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用。更重要的是，它还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。
不过，国家政策为电子会计档案管理提供了有力支持，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。而且，电子会计档案管理需要关注档案全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案应运而生，它能有效解决企业在电子发票普及背景下档案管理面临的诸多问题，其重要性和必要性不言而喻。
移动发票管理之合思档案全景概览
北京合思信息技术有限公司创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。合思档案作为其旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，犹如一颗璀璨的新星，在企业档案管理领域闪耀着独特的光芒。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。这种多元化的解决方案能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它可以广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
合思档案具备便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。这一特点能为企业解决内外交困的档案管理问题，帮助企业节约纸张成本和整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。它还可实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，涵盖发票、单据、凭证、账簿、报表等功能模块，为企业的档案管理提供了全方位的支持。
移动发票管理之核心功能与先进技术揭秘
合思档案拥有强大的大数据解决方案。它支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，都能展现出卓越的性能，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据的价值。
智能制档是合思档案的一大亮点。其规则引擎可实现会计档案关联规则的可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还具备辅助人工整理和关联任务执行进度可视化的功能，让档案管理更加智能化、高效化。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案保障档案质量的重要手段。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系，展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，确保归档数据真实、完整、安全、可用。同时，它还能基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测。
多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它支持自定义数据采集方案，还支持手动采集和自主补录零散会计资料，为企业获取档案数据提供了多种途径。
移动发票管理之合思档案与传统管理对比优势
在成本方面，传统纸质档案管理如同一个无底洞，存在着高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出耗材成本高，存储空间需求大，手工装册归档重复性工作量大，数据无法有效利用。而合思档案则像是一位精打细算的管家，能为企业节约纸张成本和整理成本，让企业的每一分钱都花在刀刃上。
从效率角度来看，传统档案管理查询调阅条件粗糙，数据不能有效利用，财务人员整理档案数据耗费大量时间。合思档案则犹如一台高速运转的机器，可实现90%检索效率提升，自动匹配组装档案，减少人工操作，让档案管理工作变得轻松高效。
在合规性上，传统档案管理电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，存在合规风险。合思档案则严格符合国家政策要求，实现应收尽收。“四性检测 + 业务检测”满足财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现归档即合规，为企业的档案管理提供了坚实的合规保障。
传统档案管理难以实现档案数据的有效整合和利用，而合思档案可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，实现数据共享和全生命周期管理，让企业的档案数据焕发出新的活力。
移动发票管理之合思档案成功案例展示
有一家年单据量达2.6亿的企业，此前会计档案纸电混合管理困难，手工作业低效费力。使用合思档案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化。达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，凭证与单据关联次数达350亿次。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，确保了电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，减少了纸张打印成本和存储空间成本。
一家存在低效档案管理现状的企业，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索困难，纸质档案易损坏丢失。使用合思档案后，统一储存了档案数据，业务证据链完整，实现了数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一，业务系统多，数据隔离，档案采集、存储、整理和利用环节都存在问题。应用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询。
合思档案凭借其显著的优势和卓越的价值，能为企业显著降本增效，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业效益最大化，是企业数字化建设的必然选择。合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，能助力企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。
随着数电票的全面普及和企业数字化转型的加速，合思档案有望在更多企业的档案管理中发挥重要作用，推动电子会计档案管理行业的发展。如果您的企业也想体验高效的移动发票管理和先进的档案管理服务，不妨点击下方链接免费试用合思档案，开启企业档案管理的新篇章。
