发票法规与合规指导下的合思档案解决方案

在纸电混合时代的浪潮中，企业的档案管理正面临着前所未有的挑战。据统计，高达90%的企业在档案管理方面遭遇了诸多难题。企业高管们被纸质档案管理成本居高不下、数据难以分析利用等问题所困扰；财务人员因档案数据量庞大、整理工作繁琐，工作热情逐渐消磨；业务人员则深陷报销流程繁琐的泥沼。

从成本角度来看，高显性成本如同无形的黑洞，吞噬着企业的资源。纸质凭证输出所需的耗材成本持续攀升，档案室、档案柜等存储空间的需求也与日俱增。而高隐形成本更是让企业内部协作陷入滞后的困境，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅的条件颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。更令人担忧的是，高合规风险使得财税管理效率低下，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案损坏。

面对这些痛点，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了一剂良方。

合思档案：引领业财融合新征程

合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务深度融合的结晶。它提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，合思档案实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

针对不同角色，合思档案提供了精准的解决方案。对于CEO/高管而言，它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值；对于归档员/财务人员，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作；对于外部审计，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。

以单套制解决方案为例，它实现了便捷调阅无需打印，混序归集无需组装。业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，仅通过线上一套电子数据进行管理，就能保证财务档案证据链的完整，全面反映企业的经营业务。

核心功能：铸就档案管理坚实壁垒

• 多源采集：数据获取的智慧之钥
  合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供了自动生成式Open API，能够实现快速集成。同时，它还预制了系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，并且支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票的自动切割，以及自定义配置Excel导入模板实现结构化数据的批量导入。

• 智能制档：高效整合的科技之力
  在智能制档方面，合思档案实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障了归档数据的真实、完整、安全和可用。

• 档案管理：精细管控的严谨之策
  合思档案的档案管理功能具备精准的权限管理。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、设置表单主键等，能够灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统还规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

• 档案应用：多维检索的便捷之径
  档案应用功能方面，合思档案的多维检索能够满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，可按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。一站式预览，穿透联查功能强大，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。同时，它支持外部系统调阅，可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案的高度关联。

应用收益：开启企业价值提升之门

使用合思档案，企业能够获得显著的收益。首先是降本增效，它让企业更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案无需打印，可节约70%的纸张成本和75%的整理成本。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的价值利用。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。

此外，合思档案实现了企业资源的重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升，满足了企业对电子档案管理系统连接、敏捷、稳定、合规的需求，实现了企业效益的最大化。

典型场景：彰显方案广泛适用性

• 数电票场景：全流程闭环管理
  在数电票场景下，合思档案提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程的闭环管理。

• 实物备查场景：创新实物档案管理
  在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现了实物档案的创新管理和便捷利用。例如，它支持集团共享批量作业，能够实时监控实物档案的归档进度。

• 大数据场景：释放档案数据价值
  数电票时代企业电子数据呈爆发式增长，合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，实现元数据级检索、海量数据秒级查询。

• 档案扩展场景：灵活扩展管理范围
  合思档案提供生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

客户成功案例：见证方案卓越成效

某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了显著成效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理实现自动化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配耗时15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题等。合思档案实施单套制管理方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在问题。合思档案提供数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业提供全面、高效、合规的档案管理解决方案。它拥有广泛的客户群体，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，众多客户的成功实践证明了其可靠性和有效性。

合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想解决企业档案管理问题，不妨选择合思档案，现在就可以免费试用，开启高效档案管理之旅。