合思档案：解锁会计档案生命周期的智慧密码

在数字化浪潮的汹涌席卷下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。传统的纸质档案管理方式，犹如一艘在狂风巨浪中飘摇的旧船，难以适应时代的发展。2025年数电票全覆盖的目标，更是让企业财务档案管理直面新的挑战，信息化建设亟待“恶补”。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息，这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业的不同角色都有着各自的烦恼。企业高管面临着纸质档案管理成本巨大、储存占地且档案数据难以分析利用的问题；财务人员遭遇档案数据量大、整理耗费时间、需手动逐一匹配核对的困扰；业务人员则为报销纸质票据流程繁琐耗费时间而烦恼。同时，纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。而且，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节并未解决纸质文件储存的问题，还有数据存储线下载体。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业会计档案生命周期管理提供了有效的解决方案。

合思档案：会计档案生命周期的贴心守护者

合思档案是为企业解决财务档案管理问题的得力助手，它提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

单套制解决方案让会计档案管理变得更加便捷。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，线上一套电子数据管理，使得财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整勾稽关系，相互可穿透查询；纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，效率更高；会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思档案功能：会计档案生命周期的全能工具箱

• 多源采集：数据汇聚的智慧通道
  合思档案的多源采集功能支持接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件；同时支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。此外，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。

• 智能制档：数据整合的魔法工坊
  智能制档实现了电子凭证数据自动匹配组装。通过规则引擎，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过字段映射，让已完成业务证据链组装的档案数据，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 档案管理：精准管控的智慧大脑
  档案管理具备权限管理，精准管控。支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。

• 档案应用：数据利用的价值桥梁
  档案应用实现了电子与实物档案高度融合，多维检索满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

合思档案核心亮点：会计档案生命周期的闪耀光芒

• 大数据处理：海量数据的极速引擎
  合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率、释放了档案数据价值。在会计档案生命周期中，能快速处理和分析海量数据，为企业决策提供有力支持。

• 合规性保障：财务合规的坚固盾牌
  合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，“四性检测+业务检测”双模式检测方案保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；四性检测满足由国家档案局发布《文书类电子档案检测一般要求》中相关四性检测要求。在会计档案生命周期的各个阶段，确保档案合规。

• 便捷调阅：打破空间限制的自由之门
  合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。打破物理空间限制在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度，让会计档案生命周期中的查询利用更加便捷。

• 灵活扩展：适应变化的灵动之翼
  合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，具有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。在会计档案生命周期中，能适应企业不断发展的需求。

合思档案价值体现：会计档案生命周期的多方共赢

• 为CEO/高管：决策数智化的强大助力
  对于CEO/高管来说，合思档案沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。提升财务服务效率打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。在会计档案生命周期中，为企业高层提供有价值的数据支持和决策依据。

• 为归档员/财务：高效工作的贴心伙伴
  对于归档员/财务人员，合思档案提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在会计档案生命周期的日常管理中，减轻了财务人员的工作负担。

• 为外部审计：在线审计的便捷通道
  对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。在会计档案生命周期的审计环节，提供了便利。

合思档案能帮助企业实现显著的降本增效，更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印；成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路；让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值；实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

合思档案典型场景：会计档案生命周期的多样适配

• 事业单位及院校：规范化数字化的领航者
  事业单位及院校、央企如广东某高校、某研究院、中交集团等，面临着档案管理的规范化和数字化需求。合思档案可帮助其实现档案的电子化管理，提高管理效率和合规性。在会计档案生命周期中，满足其对档案规范管理和数字化转型的要求。

• 行业领军企业：复杂需求的解决专家
  行业领军企业如好想味、金牌厨柜、云海肴等，具有业务规模大、数据量多的特点。合思档案的大数据处理能力和多场景解决方案能满足其档案管理的复杂需求。在会计档案生命周期中，应对海量数据和复杂业务场景。

• 国家试点企业：合规试点的得力助手
  国家试点企业如海亮教育科技服务集团、DERLOOK、中大咨询集团等，在电子发票报销入账归档试点、电子凭证会计数据标准深化试点等方面有合规性要求。合思档案的合规性保障和数电票解决方案能助力其完成试点工作。在会计档案生命周期中，确保试点工作的合规性和顺利推进。

• 集团型企业：统一管理的智慧之选
  对于集团型企业，共享中心统建，面临档案管理流程复杂、标准不统一等问题。合思档案的单套制管理方案可实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化。在会计档案生命周期中，实现集团档案管理的统一和规范。

合思档案成功案例：会计档案生命周期的实践见证

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低等。在该企业的会计档案生命周期中，合思档案发挥了重要作用。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，如整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。在该集团的会计档案生命周期中，合思档案带来了显著改变。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在该企业的会计档案生命周期中，合思档案提升了管理效率和效益。

某中国最大的K12民办教育集团之一，面临采集、存储、整理、利用等方面的低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在该教育集团的会计档案生命周期中，合思档案优化了管理流程。

合思档案市场定位：会计档案生命周期的领先之选

合思创立于2014年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，提供便捷调阅不打印，混序归集免组装的解决方案，符合国家政策要求，能帮助企业实现财务档案管理的合规化、自动化、数字化闭环管理。

合思拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。合思成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将在企业数字化转型中发挥重要作用。

合思档案拥有专业的技术和服务团队，能够为企业提供全方位的财务数智化解决方案，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您想深入了解合思档案如何优化您企业的会计档案生命周期管理，欢迎拨打400 – 105 – 6505电话咨询，访问www.hosecloud.com网站了解更多信息，或通过微信公众号和小程序关注合思档案，还可以免费试用，开启财务档案管理的新篇章。