自动化发票验证助力企业档案管理数字化转型

在当今企业的运营中，纸质会计档案管理犹如一座沉重的大山，给企业带来了诸多难题。企业高管们常常为此忧心忡忡，纸质档案管理不仅成本高昂，大量的存储空间被占用，而且档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行深入的分析利用，这无疑是对企业资源的一种浪费。

财务人员更是苦不堪言，面对海量的档案数据，整理工作繁琐至极。他们需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥重复的操作消磨着他们的工作热情，原本高效的工作节奏被打乱。

业务人员也有自己的烦恼，出差、招待后的报销流程中，纸质票据的留存和上交环节繁琐耗时，让他们在处理业务的同时还要分心应对这些琐事。

除此之外，纸质档案还存在着高显性成本和高隐形成本。如纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅的条件不够精细，数据无法得到有效利用。同时，纸质档案还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案很可能遭受损坏。

面对这些痛点，合思档案解决方案应运而生，它就像一把精准的钥匙，为企业打开了档案管理的新局面，尤其是在自动化发票验证方面有着卓越的表现。

合思档案解决方案全景洞察

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，就像一个功能强大的工具箱，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。

单套制解决方案是合思档案的一大亮点。它实现了便捷调阅不打印，让企业告别了传统的纸质打印模式，节省了大量的纸张成本。混序归集免组装，线上一套电子数据管理，使得财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了工作效率。企业无需再为繁琐的纸质档案整理而烦恼，真正实现了会计档案不打印、应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规，在自动化发票验证方面也能做到高效准确。

档案扩展解决方案则给予企业更多的灵活性，可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，让企业能够根据自身需求对不同档案类型进行高效管理，无论是发票、回单还是其他档案，都能实现有序管理，为自动化发票验证提供有力支持。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性地提供财务视角下完整性检测方案，保障财务合规，在自动化发票验证过程中，确保每一张发票都能准确关联到相应的业务，保障数据的准确性和合规性。

合思档案核心功能闪耀亮点

合思档案在多个核心功能方面展现出了强大的优势，为企业的档案管理带来了质的飞跃，特别是在自动化发票验证方面表现出色。

• 多源采集：数据汇聚的智慧桥梁
  在多源采集方面，合思档案实现了接口互联和自主采集的完美结合。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持手动采集和自主补录，单张PDF大文件、多张回单/发票可自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。这种多样化的采集方式，确保了企业能够全面、准确地获取各类档案数据，为自动化发票验证提供了丰富的数据基础。

• 智能制档：高效精准的档案构建
  智能制档是合思档案的另一大特色。规则引擎实现了自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。字段映射功能让查阅更加便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。同时，具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，在自动化发票验证过程中，确保发票信息的真实性和准确性。

• 档案管理：精细管控的智慧之钥
  档案管理方面，合思档案做到了权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这种精细的管理方式，确保了档案数据的安全和有序，为自动化发票验证提供了可靠的保障。

• 档案应用：多元便捷的价值挖掘
  档案应用方面，合思档案实现了多维检索，满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览和穿透联查功能，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。同时，支持外部系统调阅，可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。这种多元便捷的应用方式，让企业能够充分挖掘档案数据的价值，在自动化发票验证中，快速准确地获取相关发票信息。

合思档案用户收益全面解析

企业选择合思档案，能够获得多方面的显著收益，而自动化发票验证在其中起到了关键作用。

• 降本增效：开启企业节约之门
  合思档案能够帮助企业显著降本增效，更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别了传统手工归档方式，档案不打印，可节约纸张成本和整理成本，同时提升了检索效率。在自动化发票验证的助力下，企业无需再花费大量时间和精力进行发票的手动核对，大大提高了工作效率，降低了人力成本。

• 合规管理：筑牢企业安全防线
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。合思档案的自动化发票验证功能，确保了发票信息的准确合规，帮助企业在合规管理方面更加得心应手，避免了因发票问题带来的合规风险。

• 数据利用：激活企业数据价值
  合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的价值。通过自动化发票验证，企业能够获取准确的发票数据，进而对这些数据进行深入分析，为企业的决策提供有力支持。

• 资源重组：实现企业效益腾飞
  合思档案实现了企业资源的重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升。自动化发票验证确保了发票数据的一致性和准确性，使得企业的业务流程更加顺畅，实现了企业效益的最大化。

合思档案典型场景精彩呈现

合思档案在多个典型场景中都有着出色的应用，自动化发票验证在这些场景中发挥了重要作用。

• 企业费控报销：高效准确的流程保障
  在企业费控报销场景中，合思档案可实现发票、报销单、回单、凭证等的自动匹配和关联。自动化发票验证功能确保了发票的真实性和合规性，提高了报销流程的效率和准确性，方便财务人员进行管理和审核。员工无需再为繁琐的报销流程而烦恼，财务人员也能够更加轻松地完成审核工作。

• 数电票管理：全流程闭环的高效方案
  数电票管理场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作。自动化发票验证在这个过程中，确保了数电票的准确处理，实现了数电票全流程闭环管理。

• 实物备查：创新便捷的管理模式
  实物备查场景中，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位。服务实物档案全流程线上化管理，实现了实物档案的创新管理和便捷利用。自动化发票验证为实物档案管理提供了准确的发票信息，使得实物档案与发票信息能够一一对应，提高了管理的准确性。

• 档案调阅：多维精准的查询体验
  档案调阅场景下，共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力。自动化发票验证确保了发票数据在档案调阅中的准确性和可追溯性，便于使用人员快速查找完整业务链数据。

合思档案客户成功案例见证辉煌

众多企业通过使用合思档案，取得了显著的成效，自动化发票验证在其中功不可没。

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化。在自动化发票验证的支持下，企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化程度大幅提高，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。自动化发票验证确保了发票信息的准确合规，管理成效显著。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，存在低效的档案管理现状，如采集困难、存储占用空间、整理复杂、利用不便等问题。合思档案通过数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构。自动化发票验证提高了发票处理的效率和准确性，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。自动化发票验证为海亮教育的档案管理提供了有力支持，使得企业能够在业务增长的同时，保持高效的管理水平。

在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，合思档案都能助力企业实现财务档案管理的数字化转型。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您的企业也面临着档案管理的难题，不妨免费试用合思档案，开启企业档案管理的新篇章。