电子会计档案管理：合思档案助力企业财务数智化转型

在当今数字化浪潮中，企业的财务数智化转型已成为必然趋势。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。通过其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。

合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节。基于在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思发布的《电子会计档案实践案例集》极具参考价值。电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路，而合思档案正助力企业迈向这一目标。

市场形势：电子凭证转型风起云涌

2024年，我国电子凭证改革进入快车道。11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着电子凭证开具端已基本实现数字化适配。

电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”即将全面解决，电子凭证数字化转型进一步提速，全流程无纸化时代已然来临。

电子凭证全流程无纸化有着诸多益处。它能优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正达成数字化。

痛点分析：传统档案管理困境重重

传统会计档案管理存在诸多问题，给企业带来了极大困扰。

以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，需花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况也难以避免。纸质档案受时间和空间限制，查找需耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大，成本高昂。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存，也无法确保数据安全可用，不满足管理要求。

COMMUNE幻师面临档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达2个月，且缺乏有效的电子会计凭证文件管理手段。

云南菜品牌连锁经营企业则遭遇纸质档案打印成本高、档案存储成本高、纸质档案资料查找困难等问题。

金牌橱柜家居科技股份有限公司在会计档案整理环节，档案散落各系统，数据难利用，需逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架；保管环节需财务临时保管1年，1年后移交综合档案管理；存储环节需独立档案室管理，存放纸质档案；管理利用以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查。

解决方案整体策略概述：合思档案破局之道

合思档案针对企业痛点，提供了全面的解决方案。它全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，提供“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节。

其财务档案“采制管用”全生命周期管理实现了全流程合规化、自动化、数字化。档案采集通过开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析；档案制档实现智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件；档案管理进行精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求；档案利用支持多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。

合思档案通过对接各类异构系统，生成式接口自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统，实现低开发成本。凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据，实现自动制档。它打破系统壁垒，一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，实现档案全场景数字化利用。

核心模块：智能功能铸就高效管理

• 智能采集模块
  智能检索系统在智能采集模块中发挥着重要作用。外部生态通过OCR识别、RPA技术等，内部系统通过EAI插件、API接口等进行档案数据采集。智能检索系统能快速准确地定位和采集所需档案数据，提高采集效率。
• 预归档服务模块
  该模块集成服务、规则引擎、元数据服务等，根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理。智能检索系统确保信息的有序性和可追溯性，方便后续的管理和利用。
• 基础管理模块
  基础管理模块包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能。智能检索系统实现精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求。它能让用户快速找到所需档案，提高管理效率。
• 档案服务模块
  在档案服务模块中，智能检索系统用于辅助审计、项目管理、统计分析等。多维检索条件可快速定位所需档案，通过档案关系实现凭证、发票、回单、业务单据等组合式穿透预览，支持数字化审计。

竞争优势：合思档案脱颖而出

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有强大的技术研发和资金支持能力。

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、全面的服务。

合思档案成长历程丰富，从2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，不断紧跟政策导向，深耕企业“单套制”落地最佳实践。

合思档案具有自动化归档功能，告别重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，能为企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。智能检索系统的应用，更是让其在同类产品中脱颖而出。

成功案例：合思档案成效显著

• 好想你健康食品股份有限公司
  使用合思档案后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。智能检索系统让档案查找变得轻松快捷，大大提高了工作效率。
• COMMUNE幻师
  上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。智能检索系统使得电子会计凭证文件管理更加高效，提升了整体运营效率。
• 云南菜品牌连锁经营企业
  通过合思落地财务数字化，业财融合提升80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，实现100%的合规降本。智能检索系统帮助企业快速找到所需档案，优化了管理流程。
• 金牌橱柜家居科技股份有限公司
  使用合思档案后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。智能检索系统让档案管理更加精准、高效。

服务体系：全方位服务保障无忧

合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供本地化的服务支持。

合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的财务数智化服务，包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等。

合思档案提供电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，以及全流程的电子会计档案管理服务，保障企业电子会计档案管理的合规性和高效性。智能检索系统贯穿服务始终，为客户提供更优质的体验。

合思在电子会计档案领域有丰富的实践经验，能够为不同行业的客户提供定制化的解决方案和服务。

结尾：展望未来共赴数智新程

合思档案能够帮助企业解决传统会计档案管理中的痛点，实现电子凭证全流程无纸化，优化管理流程，降低成本，提高效率，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。

随着电子凭证数字化转型的加速，合思档案将不断发挥其优势，为更多企业提供优质的财务数智化服务，推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，体现了合思档案在市场上的认可度和影响力。

合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和完善产品与服务，为企业的财务数智化转型提供更强大的支持。如果您想体验合思档案的强大功能，不妨免费试用，开启企业财务数智化转型新篇章。