在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业财务数智化的必由之路。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多净利润，在财务数智化领域崭露头角。
合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节。2024年，铁路旅客运输领域于11月1日推广使用全面数字化的电子发票，12月1日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单，这一系列举措表明我国电子凭证改革已驶入快车道。电子凭证全流程无纸化不仅有利于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。
传统会计档案管理痛点剖析
在传统会计档案管理模式下，企业面临着诸多难题。好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且纸质档案受限于时间和空间，查找时要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。
COMMUNE幻师则存在档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达2月，对于电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段。云南菜品牌连锁经营同样面临着纸质档案打印成本高、档案存储成本高、纸质档案资料查找困难等问题。金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各系统，档案数据难以利用，逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架等工作繁琐至极。这些问题严重影响了企业的财务工作效率和管理水平。
合思档案解决方案整体策略
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。它实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，打破了数据孤岛。通过整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存、统一标准、统一管理，让企业的财务数据更加有序。
合思档案利用OCR技术自动识别和整理各类文档信息，将实体文件扫描或拍照转换为数字形式。同时，根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。此外，它还提供在线平台，让员工可以方便地提交申请并进行审批流程，集成财务管理功能，支持企业的日常运营和管理活动。智能检索系统在其中发挥着重要作用，能够快速准确地找到所需的档案信息。
合思档案核心模块揭秘
合思档案的功能蓝图包括便捷调阅不打印，混序归集免组装，电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个环节。智能采集通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）实现；预归档服务集成服务、规则引擎、元数据服务等；基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等；档案服务有辅助审计、项目管理、统计分析等。
业务层涉及内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA系统等，核算系统的财务系统、资金系统等，应用层有辅助审计、证据方案库等。财务档案「采制管用」全生命周期管理实现了全流程合规化、自动化、数字化。档案采集采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析；档案制档智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件；档案管理精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求；档案利用多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。智能检索系统贯穿于各个环节，为企业提供高效的档案查询服务。
合思档案竞争优势凸显
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。其自动化归档告别了重复性工作，让档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。
合思档案成长历程丰富，2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批）等。同时，它提供低成本开发方案，对接各类异构系统，生成式接口自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统。智能检索系统的存在，使得企业在众多档案中能够迅速找到所需信息，大大提高了工作效率。
合思档案成功案例展示
众多企业在使用合思档案后，都取得了显著的成效。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，业财融合提升了80%，财务提效90%，年节省超30万元，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到100%。这些成功案例充分证明了合思档案的价值和优势，而智能检索系统在其中也发挥了不可或缺的作用。
合思服务体系保驾护航
合思秉承以客户为中心的服务理念，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
它提供电子凭证采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档等服务。支持文件传输、邮件短信、系统直联等多种方式，同步原始凭证信息至档案服务。智能检索系统为服务体系提供了强大的技术支持，确保客户能够快速准确地获取所需的档案信息。
合思档案价值总结与CTA
合思档案在电子凭证数字化转型中发挥着重要作用和价值。它能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
通过合思档案实现会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高了效率，档案利用更加便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审，无纸化简化了业财流程，将业务时间归还业务。合思档案助力企业实现业财一体化和无纸化目标，提升数字化建设水平，满足未来企业全面数字化转型战略需要。
