合思档案：破解发票合规性管理难题，引领电子会计档案数字化变革

在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，电子会计档案管理正经历着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标已近在咫尺，这一重大变革让企业财务档案管理面临着全新的挑战。数电票的验签、解析以及以XML格式存档的要求，使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

在纸电混合的时代背景下，企业各个层面都面临着档案管理的痛点。企业高管们常常为纸质档案管理的高额成本和巨大的储存占地面积而烦恼，同时档案数据难以分析利用，也让他们在决策时缺乏有力的数据支持。财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，枯燥繁复的流程耗费了大量时间和精力。业务人员在报销纸质票据时，繁琐的流程也让他们苦不堪言。传统纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；还存在高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、数据不能有效利用；更面临高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等问题。即使企业在推行数字化过程中解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题依旧存在。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规的关键，也是实现企业全面数字化的必经之路。

面对这些难题，合思档案解决方案应运而生，为企业的发票合规性管理和电子会计档案管理带来了新的希望。

合思档案解决方案全景展示

合思档案为企业提供了一套领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求。

对于CEO和高管来说，合思档案就像是一位得力的助手。它可以帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，为企业决策提供有力的数据支持，助力企业实现决策数智化，达到降本增效的目的，同时还能推动企业实现绿色低碳运营。

对于归档员和财务人员而言，合思档案是提高工作效率的利器。它让财务人员告别了重复低价值的工作，使档案数据同源，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理工作，大大提高了档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。

对于外部审计工作，合思档案同样表现出色。它实现了档案外审在线化和可溯源，审计人员可以一键查询借阅档案，权限也可以一键下放或回收。这使得财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案核心功能优势揭秘

• 多源采集：数据获取的智慧之匙
  合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供了自动生成式Open API，能够实现快速集成。同时，它还预制了系统连接器，可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。此外，该功能支持自定义数据采集方案，能够满足不同场景的采数需求。不仅如此，它还支持手动采集和自主补录，例如可以对单张PDF大文件、多张回单或发票进行自动切割，还能自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据的批量导入。通过多源采集功能，企业可以确保发票等会计资料的完整采集，为发票合规性管理提供坚实的数据基础。

• 智能制档：高效关联的管理秘诀
  智能制档功能是合思档案的一大亮点。它通过规则引擎实现了会计档案关联规则的可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还支持关联检索、全文检索等辅助功能，以及手工关联、手工解绑等修正操作，并且关联任务执行进度可视化。另外，通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可以通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。智能制档功能确保了发票与其他会计凭证的准确关联，提高了发票合规性管理的效率。

• 双模式检测：合规保障的坚固防线
  合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。业务检测则基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性。检测结果可查阅、可追溯，为企业的发票合规性管理提供了可靠的保障。

• 档案管理：精细管控的智慧之策
  在档案管理方面，合思档案具有权限管理精准管控的特点。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可以自定义维护、新增创建、表单主键设置等，能够灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。精细的档案管理功能有助于企业实现发票等会计档案的规范管理，提升发票合规性管理水平。

合思档案应用场景案例剖析

• 大型企业的数字化转型之路
  某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。它简化了装订流程，能够1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。例如，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。通过合思档案的应用，该企业在发票合规性管理方面取得了显著提升，有效避免了发票管理中的合规风险。

• 集团型企业的标准化管理实践
  某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。在发票合规性管理方面，该集团型企业通过合思档案实现了发票管理的标准化和规范化，提高了发票合规性管理的质量。

• 企业数据集成与业务检测的成功范例
  某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题。合思档案的数据集成方案实现了广泛连接、标准统一；业务检测方案能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。合思档案帮助该企业优化了发票管理流程，提高了发票合规性管理的效率。

• 民办教育集团的智能化管理变革
  某民办教育集团档案管理在采集、存储、整理、利用环节均存在问题。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案实现了智能化自动组装；电子原文件独立管理完成了电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在发票合规性管理方面，该民办教育集团通过合思档案实现了发票的规范采集和存储，确保了发票管理的合规性。

在当前的经济环境下，企业面临着日益复杂的经营挑战，发票合规性管理更是不容忽视。合思档案凭借其先进的技术、完善的功能和丰富的实践经验，能够帮助企业解决电子会计档案管理的各种难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。目前，已有众多事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业选择了合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，这些企业都获得了显著的管理成效。

合思在全国多地设有服务地点，包括北京、上海、杭州等，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您的企业也想解决档案管理难题，实现数字化转型，不妨立即联系合思，开启电子会计档案管理的数字化之旅，还可以免费试用合思档案，亲身体验其卓越的功能和价值。