在数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将得到全面解决，电子凭证数字化转型进一步加快，全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它就像一把精准的钥匙，为企业开启了电子凭证数字化转型的大门，在这场变革中发挥着至关重要的作用。
传统档案管理痛点剖析
传统纸质档案管理犹如一座沉重的大山，压得企业财务人员喘不过气来。
以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找一份档案往往要耗费大量时间，根本无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量的纸质档案管理，对空间和人力的要求极高，成本居高不下。同时，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，远远不能满足现代企业的管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着诸多难题。每年档案耗材、打印、存储成本高达53323元，门店报销周期长达2个月。而且，对于电子会计凭证文件，缺乏有效的管理手段，就像在黑暗中摸索，找不到方向。
云南菜品牌连锁经营多地直营门店，大量的收款回单和财务凭证需要打印后归档，纸质档案打印成本高得惊人。档案存储耗费大量的档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，还存在丢失、损毁等风险。海量的资料需要人工查找，耗时耗力，档案资源无法得到有效利用，就像一座被遗忘的宝藏。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，流程繁琐至极。财务临时保管1年后，还要移交综合档案管理，独立档案室管理存放纸质档案。每年提供实物稽查时，人工逐一翻查，效率低下。
合思档案全面解决方案
合思档案犹如一艘装备精良的战舰，为企业提供了全面、系统的解决方案。
它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。就像一个强大的财务管家，将企业的各项财务事务管理得井井有条。
合思档案实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台。它提供便捷调阅不打印，混序归集免组装的功能，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。其财务档案实现“采制管用”全生命周期管理，全流程合规化、自动化、数字化。例如，档案采集采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析等先进技术，就像一个智能的采集员，高效准确地完成任务。
合思档案核心模块揭秘
合思档案的核心模块功能强大，宛如一个精密的仪器，各个部件协同工作，为企业提供全方位的服务。
智能采集模块通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）进行智能采集。它就像一个敏锐的眼睛，能够快速准确地捕捉到所需的档案信息。
预归档服务模块集成了服务、规则引擎、元数据服务等，对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。就像一个细心的整理师，将杂乱无章的数据整理得井井有条。
基础管理模块包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，实现了精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求。它就像一个安全的仓库管理员，确保档案的安全和有序管理。其中，智能检索系统能够帮助企业快速找到所需的档案，大大提高了工作效率。
档案服务模块辅助审计、项目管理、统计分析等，提供多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据等服务。它就像一个贴心的助手，为企业的各项工作提供有力的支持。智能检索系统在这个模块中发挥着重要作用，让企业能够更加便捷地获取所需信息。
合思档案竞争优势凸显
与传统档案管理方式相比，合思档案具有显著的竞争优势。
自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。就像一条畅通无阻的高速公路，让档案信息快速流通。智能检索系统的加入，使得档案检索更加精准快速，大大提高了工作效率。
合思档案具有低开发成本的优势，能够对接各类异构系统，生成式接口自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统。它就像一个万能的连接器，将不同的系统连接在一起，实现数据的共享和流通。智能检索系统可以在不同系统中快速定位所需档案，为企业节省了大量时间和精力。
自动制档释放了财务人员的精力，凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。它就像一个智能的机器人，自动完成繁琐的制档工作。智能检索系统能够快速找到相关的凭证数据，为制档工作提供有力支持。
档案全场景数字化利用打破了需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒，一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息。它就像一个强大的搜索引擎，让企业能够轻松获取所需信息。智能检索系统是这个搜索引擎的核心，能够快速准确地找到企业需要的档案。
合思档案成功案例展示
不同行业的成功案例，充分展示了合思档案的实际应用效果。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。智能检索系统帮助员工快速找到所需档案，提高了工作效率，降低了成本。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。智能检索系统让员工能够快速查询报销相关档案，加快了报销流程。
云南菜品牌连锁经营使用合思档案实现了看得见的降本增效，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，多维检索能力满足了多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然。业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。智能检索系统在其中发挥了重要作用，让企业能够快速获取所需财务信息。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到100%。智能检索系统让档案查询更加便捷，提高了工作效率，确保了档案的合规性。
合思优质服务体系保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，为企业提供全方位的保障。
分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。就像一个庞大的服务网络，随时为企业提供支持。
合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，从多个方面满足企业的财务需求。智能检索系统作为其中的重要组成部分，为企业的财务管理提供了有力的支持。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，它不仅有利于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，同时能够有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。
合思档案基于在行业应用中的深度应用与案例经验，发布的《电子会计档案实践案例集》具有很好的参考价值和借鉴意义，能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
