合思档案：开启电子会计档案管理新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

然而，传统纸质档案管理在这个崭新的电子凭证时代却显得捉襟见肘，暴露出诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要耗费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，查找纸质档案受时间和空间的双重限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，大量的时间就这样被白白浪费。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下。像金牌橱柜家居科技股份有限公司，每年的打印成本预估高达180000元，存储空间成本也达到90000元。更为关键的是，传统纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代管理要求，还存在着合规隐患。

面对这些难题，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了数字化审计解决方案，助力企业在电子凭证时代实现高效、合规的档案管理。

合思档案解决方案全景透视

合思档案是一款全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台，它是数字化审计解决方案的重要载体。该平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的显著特点，能够实现电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。

回顾合思档案的成长历程，可谓是一步一个脚印。2017年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生，为后续的发展奠定了基础；2020年，它全面面向市场，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批）；到了2024年，电子凭证中心上线，全面支持9类电子凭证在企业中实现闭环管理。

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。该平台能够实现档案数据同源，确保数据透明流转，便于企业进行监控和分析。同时，它还能实现自动化归档，让财务人员告别重复性工作，使档案利用变得更加便捷高效。

核心功能亮点深度剖析

• 档案采集：多元互联智能抓取
  在档案采集方面，合思档案采用开放式接口互联·自主采集的方式，为企业提供了数字化审计解决方案。它具备大文件自动切割和数电票自动化解析的能力，可对接各类异构系统。以高新兴科技集团为例，通过生成式接口，合思档案能够自动采集档案数据，轻松连接NCC、U9、OA、CBS等系统，让档案采集变得更加高效、准确。

• 档案制档：智能匹配精准组装
  档案制档时，合思档案实现了智能关联·自动组装，为企业提供了数字化审计解决方案。它能够进行四性检测、业务检测和自定义版式文件。例如，合思档案能让凭证数据自动匹配组装，通过业务检测保障证据链的完整性，同时档案关联规则还可以进行可视化配置，大大提高了制档的效率和准确性。

• 档案管理：权限管控安全规范
  档案管理是合思档案的重要环节，它具备精准权限管控和档案目录灵活扩展的特点，为企业提供了数字化审计解决方案。同时，平台还采用水印管理，档号符合国标要求，确保档案数据的安全和规范。企业可以根据不同的岗位和职责，对档案访问权限进行精确配置，有效防止档案数据的泄露和滥用。

• 档案利用：多维检索高效共享
  在档案利用上，合思档案支持多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据，为企业提供了数字化审计解决方案。它打破了不同系统间的壁垒，提高了档案利用效率。企业员工可以通过多种方式快速检索所需档案，实现一站式预览和在线借阅，同时还能与其他异构系统进行联查，满足不同业务场景的需求。

使用合思档案的显著收益

• 成本节约：真金白银的实惠
  使用合思档案能为企业带来显著的成本节约，提供了数字化审计解决方案。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，年节约打印成本300,000元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本高达338,910元。这些实实在在的成本节约，让企业在财务管理上更加轻松。

• 效率提升：工作节奏的加速
  合思档案还能大幅提升企业的工作效率，提供了数字化审计解决方案。如海亮教育科技服务集团，档案整理匹配效率提升了90%；云南菜品牌连锁经营业财融合提升了80%，财务提效90%。通过合思档案，企业能够实现财务工作的自动化和智能化，让员工从繁琐的档案管理工作中解脱出来，将更多的精力投入到核心业务中。

• 合规保障：合法经营的后盾
  在合规性方面，合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理，为企业提供了数字化审计解决方案。这为企业的合法经营提供了坚实的后盾，让企业在面对各种审计和监管要求时更加从容。

• 低碳发展：绿色环保的担当
  合思档案还能助力企业实现低碳可持续发展，提供了数字化审计解决方案。如杭州西湖城市建设投资集团进行无纸化改造后，仅在单据打印方面每年就可节约10万张A4纸，相当于森林中40颗大树，约等于650kg二氧化碳。这不仅体现了企业的社会责任感，也符合现代社会对绿色环保的要求。

典型场景应用展示

• 报销场景：轻松报销告别繁琐
  在报销场景中，合思档案为企业提供了数字化审计解决方案。员工无需打印任何单据，极大地简化了报销流程。云南菜品牌连锁经营员工反馈：“报销再也不需要打印任何单据~告别复杂，报销不再费神！无纸化为业务发展带来便捷。”员工只需在系统中提交相关信息，即可完成报销申请，大大提高了报销效率。

• 审计场景：高效合规精准审计
  审计场景下，合思档案支持灵活的账户权限配置，审计人员可通过专用的账号下载所需要的电子源文件，为企业提供了数字化审计解决方案。如中文天地出版传媒通过电子凭证数字化标准落地，实现企业全面财务档案数字化，支撑便捷、高效的内外部审计需求。审计人员可以快速准确地获取所需审计资料，提高审计工作的效率和质量。

• 档案查阅场景：多维检索跨系调阅
  档案查阅场景中，合思档案支持多维检索、一站式预览和跨系统调阅，为企业提供了数字化审计解决方案。高新兴科技集团通过合思档案支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。员工可以根据不同的条件进行多维检索，快速找到所需档案，并实现一站式预览和跨系统调阅，打破了信息壁垒。

• 财务核算场景：自动核算智能入账
  在财务核算场景中，合思档案实现自动生成凭证、入账信息回写等功能，提高了财务工作的自动化程度，为企业提供了数字化审计解决方案。财务人员只需在系统中设置好相关规则，系统即可自动生成凭证，并将入账信息回写至相关系统，大大减少了人工操作，提高了财务核算的准确性和效率。

客户成功案例见证实力

• 食品行业：好想你降本增效
  食品行业的好想你健康食品股份有限公司，使用合思档案后取得了显著成效，数字化审计解决方案得到了充分验证。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这使得企业的财务管理更加高效，资源得到了更合理的利用。

• 餐饮行业：COMMUNE绿色转型
  餐饮行业的COMMUNE幻师，上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%，数字化审计解决方案助力企业实现绿色转型。这不仅降低了企业的运营成本，还提升了企业的环保形象。

• 家居行业：金牌橱柜高效合规
  家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%，数字化审计解决方案让企业实现了高效合规管理。这使得企业在档案管理方面更加规范，为企业的发展提供了有力支持。

• 数字阅读行业：帆书智能升级
  数字阅读行业的帆书，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生，数字化审计解决方案推动企业实现智能升级。这使得企业在财务管理上更加高效，能够更好地适应市场变化。

在电子凭证全流程无纸化时代，合思档案无疑是企业实现财务数智化转型的得力助手。它为企业提供了数字化审计解决方案，帮助企业解决了传统纸质档案管理的诸多痛点，带来了成本节约、效率提升、合规保障和低碳发展等多方面的收益。如果您想进一步了解合思档案，推动企业财务数智化转型，欢迎拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网址www.hosecloud.com，也可以扫描二维码了解合思档案和更多案例。合思已服务7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人，选择合思能实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。现在就免费试用合思档案，开启企业财务管理的新篇章！