在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业数字化转型已成为发展的必由之路。企业通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设，成功解决了线上业务处理问题。然而，在归档、储存环节，纸质文件储存问题依旧存在，数据存储也依赖线下载体。要保证企业财务档案管理合规，实现全面数字化，确保档案原生性是关键。
北京合思信息技术有限公司，简称“合思”（原易快报），自2014年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。其凭借敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。今天，我们就重点来了解一下合思的电子会计档案管理产品——合思档案。
数电票浪潮下的市场新局
近年来，数电票正以前所未有的速度在市场上扩张。按照规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理正面临全新挑战，信息化建设急需加快步伐。目前，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，数电票须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。
与此同时，国家从部门规章到国家法律全面肯定了电子档案的法律效力。电子会计凭证可以以电子形式保存，形成电子会计档案，但需要建立电子会计凭证与相关联的其他纸质会计凭证的检索关系。国家也出台了一系列政策支持电子会计档案管理，如《会计档案管理办法》肯定电子会计档案法律效力，满足相关条件可以仅以电子形式归档；《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》肯定电子凭证法律效力，满足相关条件，可仅以电子会计凭证报销入账归档。这些政策为企业电子会计档案管理提供了有力的支持和指引，也对企业的财务合规审查提出了更高要求。
传统档案管理痛点剖析
在传统的档案管理模式下，企业面临着诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本巨大，不仅需要大量的存储空间，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这在一定程度上影响了企业的决策效率和财务合规审查工作。
财务人员则要处理海量的档案数据，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，过程枯燥繁复，极大地消磨了工作热情。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，浪费了大量时间和精力。
此外，纸质档案管理还存在高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。同时，纸质档案管理还面临着高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等，这些都给企业的财务合规审查带来了很大的困难。
合思档案的定制化解决方案
合思档案深知企业在不同场景下的档案管理需求，为不同角色提供了全面的解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。
对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，企业可以降本增效，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，同时也为财务合规审查提供了有力的支持。
对于归档员/财务人员，合思档案能够提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，让档案管理工作变得轻松高效，也有利于提高财务合规审查的准确性和效率。
对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和财务合规审查的质量。
合思档案核心模块探秘
合思档案拥有多个核心模块，每个模块都具有独特的功能和优势。
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。它深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，能够提高档案管理效率，释放档案数据价值，为财务合规审查提供强大的数据支持。
档案扩展解决方案具有可灵活扩展的业务模型，能通过多途径自动化归集各类介质档案。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，有助于企业在财务合规审查中全面涵盖各类档案信息。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。它创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，是财务合规审查的重要保障。
数电票解决方案响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广。帮助企业合规高效应用会计数据标准，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，确保企业在数电票管理方面符合财务合规审查要求。
合思档案的竞争优势凸显
与传统档案管理方式相比，合思档案具有显著的竞争优势。它实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，便捷调阅不打印，混序归集免组装，为企业解决了内外交困的档案管理问题。可节约70%纸张成本、75%整理成本，提升90%检索效率，确保100%管理合规性，极大地降低了企业的档案管理成本，提高了财务合规审查的效率。
合思档案具备广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档，有效避免了人为因素导致的财务合规审查风险。
此外，合思档案是符合国家政策要求的档案系统，进行电子会计档案合规性管理。它具有灵活承接、持续迭代的能力，能够满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，为企业的财务合规审查提供了长期可靠的保障。
通过“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯，为财务合规审查提供了全面、准确的依据。
合思档案成功案例展示
众多不同类型的企业已经通过使用合思档案获得了显著的成效。
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约了企业显性成本，也为财务合规审查提供了便利。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，提高了财务合规审查的效率和质量。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为财务合规审查提供了有力支持。
某中国最大的K12民办教育集团之一，面临低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力；存储环节实物存档占用空间，受环境影响易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散，查阅繁琐，借还状态更新不及时等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，保障了财务合规审查的顺利进行。
合思完善服务体系护航
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。合思为客户提供全方位的财务数智化服务，包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等，持续为客户创造价值。其完善的服务体系能够为企业提供优质、高效的服务，支持企业在财务数字化转型的道路上不断前进，也为企业的财务合规审查提供了可靠的保障。
合思档案在解决企业档案管理痛点、助力企业数字化转型方面具有巨大的价值。它能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型。合思档案能满足企业不同场景下的档案管理需求，提供领先的解决方案，具备强大的功能和竞争优势，已有众多企业通过使用合思档案获得了显著的成效。同时，合思拥有完善的服务体系，能够为企业提供优质、高效的服务。如果您想体验合思档案为企业带来的高效档案管理和精准财务合规审查，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
