在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度扩张。政策明确电子发票接收合法合规，且全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖，2025 年更要完成数电票全覆盖。这一变革给企业财务档案管理带来了全新挑战，企业的信息化建设亟待加强。
数电票有着特殊的管理要求，比如须经过验签、解析，以 XML 格式存档等。在纸电混合时代，企业面临诸多难题。企业高管要面对纸质档案管理成本高、储存占地大，且档案数据难以分析利用的困境；财务人员则被档案数据量大、整理耗时，还需手动逐一匹配核对的问题所困扰；业务人员也因报销纸质票据流程繁琐而烦恼。传统纸质档案管理更是存在高显性成本，像纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；以及高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等问题。
面对这些难题，合思档案应运而生，它是专门为助力企业应对当下财务档案管理难题而打造的解决方案。
合思档案全景概览
合思档案隶属于北京合思信息技术有限公司。这家公司创立于 2014 年，是一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，已累计融资超 15 亿元人民币。
合思档案作为旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。其服务范围涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等领域。
合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务 6000 + 企业客户。公司还获得了福布斯中国科技 50 强等荣誉，通过了 SOC1、SOC2 安全认证和信息安全等级保护三级认证。合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，例如节约 70%纸张成本、75%整理成本，提升 90%检索效率，保证 100%管理合规性，在政策合规检查方面表现出色。
核心功能与解决方案
合思档案拥有丰富的功能模块和完善的解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。
它具有发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案等功能模块。每个模块都有对应的系统支持，比如发票对应大数据解决方案，单据对应档案扩展解决方案。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+ 六大场景解决方案，涵盖大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统、业务系统、数电票解决方案、实物备查解决方案等。这些方案能实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，在政策合规检查中确保企业档案管理符合政策要求。
在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，它还支持手动采集和自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，有单张 PDF 大文件自动切割和自定义配置 Excel 导入模板等便捷方式。
在智能制档方面，通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少 90%人工匹配工作量，还有关联检索等辅助功能和关联任务执行进度可视化。已完成组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段进行映射，方便财务人员查询和分析，有助于企业顺利通过政策合规检查。
对比传统凸显优势
与传统档案管理方式相比，合思档案在合规性、效率、成本和功能扩展性等方面具有显著优势。
在合规性上，国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力。合思档案符合国家政策要求，能满足档案全生命周期管理闭环，实现归档即合规。而传统纸质档案管理存在合规风险，电子会计凭证文件无有效管理手段，在政策合规检查中容易出现问题。
效率方面，合思档案能实现 100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入。还能通过关键词检索快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。传统手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，无法高效应对政策合规检查。
成本上，合思档案可节约 70%纸张成本、75%整理成本，减少档案室、档案柜等存储空间需求。传统纸质档案管理存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高和存储空间需求大，增加了企业运营成本，不利于在政策合规检查中体现成本效益。
功能扩展性方面，合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，企业可按自身管理需求自定义归档目录，实现不同档案类型的高效管理。传统档案管理方式难以灵活适应企业多样化的管理需求，在政策合规检查中难以满足企业不断变化的合规要求。
实际案例见证价值
众多不同类型的企业应用合思档案后，都取得了良好的效果。
某企业年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，业务 + 财务数据穿透联查。企业成本降低，如装订简化节约显性成本，以某月入库数据为例，数据加载仅需 30s，关联匹配仅需 15min，在政策合规检查中能更高效地提供准确档案数据。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现标准化落地，电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，为政策合规检查提供了有力的合规保障。
某中国最大的 K12 民办教育集团之一的企业，存在业务系统多数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间、档案整理装订复杂、档案利用不便等问题。使用合思档案后，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，在政策合规检查中能够快速响应查询需求。
海亮教育在使用合思档案前，老板要求实现财务办公室无打印机的无纸化目标。使用后，所服务的单位由 15 家增长到 298 家，作业人员从 16 人增长到 25 人，共享单位数量增加 18.9 倍，作业人员仅增加 9 人，凭证自动化率达到 91.6%，在政策合规检查中体现了良好的数字化管理成效。
综上所述，合思档案能帮助企业解决财务档案管理中的各种难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让企业有限的资源发挥更有效的作用。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，将在企业数字化转型中发挥重要作用。
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为企业提供优质、专业的服务。已有众多不同类型的企业选择合思档案并取得了良好的效果，如事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，相信未来会有更多企业受益于合思档案。如果您也想提升财务档案管理水平，不妨免费试用合思档案，开启高效合规的档案管理之旅。
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