在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务数字转型已成为发展的必由之路。特别是随着数电票时代的来临，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与痛点。根据规划，2025年要完成数电票全覆盖，这使得企业财务档案管理直接面对新的挑战，信息化建设急需加快步伐。
数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这就意味着企业需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业面临着诸多难题。企业高管要应对纸质档案管理成本高、储存占地大的问题，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则被大量的档案数据搞得焦头烂额，整理档案不仅耗费时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费大量时间。
此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍未解决纸质文件储存的问题。企业需要保证档案原生性，确保数据存储线下载体，才能使企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。
同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本浪费企业资源，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本导致内部协作滞后，如手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险致使财税管理低效，如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏。
面对这些挑战，合思档案应运而生，为企业财务数字转型提供了强大助力。
合思档案解决方案：多元定制精准破局
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。
单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，通过线上一套电子数据进行管理，保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件可以混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了效率。同时，会计档案无需打印，应收尽收，保证了档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案则可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录能够帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录。
数电票解决方案更是实现了数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。
合思档案核心功能：智能高效优势尽显
合思档案的核心功能与优势十分显著，从多个功能模块为企业带来了实实在在的效益。
多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。
智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装。会计档案关联规则可视化配置，可让不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据，能通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。四性检测满足由国家档案局发布《文书类电子档案检测一般要求》中相关四性检测要求。
档案管理功能实现多场景适配，满足档案不同阶段管理要求。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。
合思档案应用案例：实战见证卓越成效
众多企业通过合思档案实现了企业财务数字转型，取得了显著的效果。
在“年单据量2.6亿，从传统手工到业财一体的档案管理实践”案例中，企业存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。
“共享中心统建，集团型企业档案管理标准化落地”案例里，企业面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
“多系统数据互联，档案数据全生命周期管理实战”案例中，企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
“重塑管理结构，破解低效的会计档案管理瓶颈”案例中，企业在采集、存储、整理、利用环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思档案拥有众多优势，如广泛连接的能力、100%自动归档、符合国家政策要求、灵活承接且持续迭代等，能为企业提供连接、敏捷、稳定、合规的电子档案管理系统。众多知名企业，如事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等都选择了合思档案，并且客户反馈良好。例如，合思档案帮助海亮教育实现服务单位增加、作业人员合理增长、凭证自动化率提高；帮助徐福记实现全集团无纸化，提升管理效率等。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您的企业也想开启高效财务档案管理之旅，不妨选择合思档案，现在就可以免费试用，感受它为企业财务数字转型带来的强大动力。
