合思档案：解锁电子会计档案管理新密码

在企业数字化转型的浪潮中，财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须紧跟时代步伐，加强信息化建设。在纸电混合的时代，企业各层级人员都被财务档案管理问题所困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本居高不下、数据难以有效分析利用的难题；财务人员则被繁琐的档案整理工作消磨了工作热情；业务人员也在冗长的报销流程中疲于奔命。

企业财务档案管理存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。高显性成本体现在纸质凭证输出的耗材费用和庞大的存储空间需求上；高隐形成本源于手工装册归档的巨大工作量和低效的数据利用；而高合规风险则表现为电子会计凭证管理手段的缺失以及纸质档案易损坏的特性。国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，这为企业全面进入电子会计档案无纸化时代指明了方向。企业在数字化进程中，虽然解决了线上业务处理的问题，但在归档和储存环节，仍依赖纸质文件和线下载体。因此，保证档案原生性，实现电子会计档案管理，成为企业全面数字化的“最后一公里”。合思档案，正是在这样的背景下应运而生，为企业财务档案管理带来了新的解决方案。

合思档案全景概览

合思档案是一款领先的单套制电子会计档案管理平台，犹如一位智慧的财务档案管家，为企业提供全方位的档案管理服务。它提供了标准的单套制解决方案以及六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据和自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，满足企业在不同场景下的档案管理需求。

合思档案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的显著特点。它实现了从业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理到档案利用的全流程闭环管理，有效解决了企业内外交困的档案管理问题。它不仅能够节约纸张成本和整理成本，还能大幅提升检索效率，确保档案管理的合规性，为企业的政策合规检查提供有力支持。

合思档案涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案和自定义档案等丰富的功能模块。每个模块都配备了相应的解决方案，如大数据解决方案、档案扩展解决方案和费控系统等，为企业提供了一站式的档案管理服务。

合思档案具备众多优势。它通过“四性检测”和“业务检测”，满足财务档案管理的特殊要求，实现归档即合规，为政策合规检查奠定坚实基础。它打破了物理空间的限制，让用户可以在线自由调阅档案。同时，预置的规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证和发票等，确保档案的完整性，还能自由穿透档案链。

核心功能深度解析

• 多源采集：数据汇聚的智慧通道
  合思档案的多源采集功能为企业提供了两种灵活的数据采集方式。接口互联方式通过自动生成式 Open API 实现快速集成，预制的系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，并且支持自定义数据采集方案。这就好比为企业搭建了一条高速的数据传输通道，让数据能够快速、准确地汇聚到合思档案平台。手动采集方式则提供了多种便捷的手动数据补录途径，如单张 PDF 大文件、多张回单或发票的自动切割，以及自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据的批量导入。这种灵活的采集方式，能够满足企业在不同情况下的数据采集需求，确保政策合规检查的数据来源准确可靠。

• 智能制档：数据整合的高效引擎
  智能制档功能是合思档案的一大亮点。借助规则引擎，它能够实现电子凭证数据的自动匹配组装。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，将零散的数据整合形成完整的业务链组合数据。这一过程大大减少了 90%的人工匹配工作量，提高了工作效率。同时，通过字段映射，让已完成业务证据链组装的档案数据查询更加便捷，分析更加直接，为政策合规检查提供了更加高效的数据支持。

• 档案管理：精细管控的安全堡垒
  档案管理功能包括权限管理、档案目录扩展和系统规范预置档号。权限管理支持自定义创建用户管理角色，能够隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限和水印权限管理。这就好比为企业的档案管理设置了层层关卡，确保只有授权人员能够访问和操作相关档案数据，保障了数据的安全性和合规性。档案目录支持自定义分类、字段维护、新增创建和表单主键设置，能够灵活拓展档案目录框架，满足企业不断变化的档案管理需求。系统规范预置档号符合国家档案行业标准，支持根据企业制度自主排列、扩展，为政策合规检查提供了规范的档案编号体系。

• 档案应用：多维利用的价值宝库
  档案应用功能实现了电子与实物档案的高度融合。多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。这就好比为企业提供了一个智能的档案搜索引擎，让用户能够快速找到所需的档案信息。一站式预览可穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景应用，为政策合规检查提供了更加全面的档案利用方式。

对比传统：优势尽显的革新力量

传统档案管理方式存在诸多弊端。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本和档案室、档案柜等存储空间需求让企业负担沉重。高隐形成本上，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用。高合规风险则表现为电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。而合思档案能够节约纸张成本和整理成本，提升检索效率，确保管理合规性，实现降本增效，为政策合规检查提供了更加可靠的保障。

在数据处理和利用方面，传统档案管理效率低下，难以应对海量数据的存储与应用。合思档案的大数据解决方案深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据的价值，为政策合规检查提供了强大的数据处理能力。

传统档案管理在档案关联和证据链完整性检测方面较为薄弱，难以保障财务合规。合思档案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，并创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，为政策合规检查提供了坚实的财务合规保障。

在实物档案管理方面，传统方式存在困难，难以实现线上线下的有效关联和精细化管理。合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，为政策合规检查提供了更加完善的实物档案管理方案。

应用案例见证成效

• 案例一：某企业的降本增效之旅
  某企业年单据量高达 2.6 亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化。简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，档案管理实现了电子化、信息化，借阅管理和档案室管理更加规范化。企业成本降低，财务人员工作效率提升，装订工作简化，节约了企业的显性成本，也为政策合规检查提供了更加规范的档案管理基础。

• 案例二：集团型企业的合规转型之路
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放了 1/3 的存储空间，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，为政策合规检查提供了更加安全合规的档案管理模式。

• 案例三：企业的数字化升级之路
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低易损坏易丢、电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，有效减低财务管控风险。同时预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理达到 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，为政策合规检查提供了更加高效、合规的档案管理体系。

• 案例四：教育集团的高效管理之路
  某中国最大的 K12 民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间、受环境影响易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂、易出错；利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐、借还状态更新不及时等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理。管理成效包括以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为政策合规检查提供了更加便捷、高效的档案管理方式。

未来展望与行动呼吁

合思档案帮助企业解决了“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型，实现了会计档案价值的深度应用。随着国家政策的推动和企业数字化转型的需求，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续迭代和创新，为企业提供更优质的服务。

合思档案凭借其领先的技术和丰富的实践经验，将在电子会计档案管理领域发挥更大的作用，帮助更多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用。其应用案例充分证明了在不同行业和企业中的有效性和实用性，未来将有更多企业受益于合思档案的解决方案，推动电子会计档案管理行业的发展。

如果您也想体验合思档案带来的高效、合规的档案管理服务，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。