在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数字化发展已成为企业提升竞争力的关键。尤其是随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战。传统的纸质档案管理模式在数电票时代显得捉襟见肘，企业的信息化建设亟待加强，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业的不同角色都面临着各自的档案管理痛点。企业高管为纸质档案管理成本居高不下而发愁，不仅存储占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时、手动逐一匹配核对等繁琐工作中，苦不堪言。业务人员在出差、招待后的报销流程中，面对纸质票据的繁琐手续，也倍感无奈。
从成本角度来看，纸质凭证输出的耗材成本和存储空间需求构成了高显性成本；手工装册归档的重复性工作、粗糙的查询调阅条件以及数据的无效利用则带来了高隐形成本；而电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力导致的纸质档案损坏，更是让企业面临高合规风险。此外，企业在推行数字化过程中，虽然通过各类系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档和储存环节，仍然未能摆脱纸质文件储存的困境，数据存储的线下载体问题依然存在。因此，保证档案原生性，成为确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。
在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了专业的电子会计档案管理解决方案。
精准施策：合思档案多角色解决方案
合思档案深入了解企业不同角色的需求，为企业的各个层面提供了针对性的解决方案，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求，推动财务数字化发展。
对于CEO/高管而言，合思档案是企业数据资产的守护者和价值挖掘者。它能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理，提升财务档案的利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，合思档案助力企业决策数智化，提升财务服务效率，为企业的数字化转型打响决胜之战。在当前经济环境下，合思档案还能借助数字化手段帮助企业降本增效，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
归档员/财务人员是档案管理工作的直接执行者，合思档案为他们带来了工作效率的显著提升。它让财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，使数据全流程透明流转，便于监控和分析。有了合思档案，财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
外部审计工作常常面临诸多不便，而合思档案为其提供了便捷的解决方案。通过合思档案，审计工作可以实现不进档案室，档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也能一键下放或回收，财务人员无需再与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案不仅为不同角色提供了定制化解决方案，还提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的档案管理提供了全面而高效的支持，有力推动财务数字化发展。
卓越效能：合思档案核心功能与优势
合思档案在档案管理方面具有一系列卓越的核心功能和优势，充分展现了其在财务数字化发展中的强大实力。
多源采集是合思档案的重要功能之一。基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API，实现快速集成，并预制系统连接器。它能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，以及自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，为企业的数据采集提供了极大的便利。
智能制档功能让合思档案在档案管理中脱颖而出。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。此外，合思档案还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
专用格式版式文件是合思档案的又一特色。它自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。同时，合思档案支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案为合思档案的合规性提供了有力保障。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，合思档案还提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。
实践见证：合思档案应用成效显著
实践是检验真理的唯一标准，合思档案在不同企业的实际应用中取得了显著成效，充分证明了其在财务数字化发展中的价值。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现了业务、财务数据的应收尽收，并自动匹配组装档案。会计凭证上下游单据以树状结构呈现，档案管理实现电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，合思档案简化了装订流程，能够1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。该企业在应用合思档案后，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务 + 财务数据穿透联查，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约了企业的显性成本。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案为其提供了单套制管理方案，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。应用合思档案后，该企业实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少了100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配等，保管环节财务临时保管1年后移交综合档案室管理，存储环节独立档案室存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主、每年提供实物稽查等，还有档案管理痛点，如会计档案散落各系统、数据未有效整理利用等。合思档案为其提供了单套制管理方案，包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。应用后，该企业实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。
中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难等，存储环节实物存档占用空间、易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂、易出错，利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐等。合思档案为其提供了单套制管理方案，包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。应用后，该集团以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，能让每一个企业都更好享受财务数字化发展带来的降本增效。如果您想体验合思档案为企业带来的高效档案管理解决方案，不妨点击免费试用，开启企业财务数字化发展的新篇章。
