合思档案：破解企业财务档案管理难题，助力政策合规审计

在当今数字化浪潮的席卷下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理迎来了新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一切都表明，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业的不同角色也面临着各自的难题。企业高管常常为纸质档案管理成本居高不下而烦恼，不仅存储占地大，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用，这在政策合规审计中也会面临诸多不便。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气，整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐且耗时，也影响了政策合规审计的效率。此外，纸质凭证输出的耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，还可能因不可抗力导致纸质档案损坏，这些问题都给政策合规审计带来了极大的困难。

为了解决这些问题，合思档案应运而生，为企业提供了全面、高效的财务档案管理解决方案，有力地支持政策合规审计工作。

双剑合璧：单套制与六大场景解决方案

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收，为政策合规审计提供完整准确的数据基础。

单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅无需打印，混序归集无需组装，通过线上一套电子数据进行管理，保证了财务档案证据链的完整性，能够全面反映企业的经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，方便政策合规审计时进行深入核查。纸质原文件可以混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。会计档案无需打印，实现了应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规，为政策合规审计提供可靠保障。

档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，进行全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，满足政策合规审计对不同档案的管理要求。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障财务合规，为政策合规审计提供坚实的证据支持。

功能魔方：多源采集智能制档管理应用

合思档案的产品功能十分强大，涵盖了多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等多个方面，为政策合规审计提供了全方位的支持。

多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。此外，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷的手动数据补录方式，确保政策合规审计所需数据的全面性。

智能制档通过规则引擎，实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。通过字段映射，查阅更加便捷。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便政策合规审计时的数据查询和分析。

档案管理实现了权限管理的精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段的自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供，确保政策合规审计时的数据安全和管理规范。

档案应用实现了多维检索，能够满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。同时，它提供一站式预览和穿透联查功能，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，为政策合规审计提供高效的查询手段。

核心亮点：降本增效合规管理数据激活

合思档案具有显著的核心亮点，在政策合规审计方面也发挥着重要作用。

它能够显著降本增效，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案无需打印，节约了纸张成本和整理成本，同时提升了检索效率，让政策合规审计更加高效。

作为电子会计档案管理闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，为政策合规审计提供了完整的数据链条。

它让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的有效利用，挖掘了数据价值。通过对档案数据的分析和利用，企业可以更好地应对政策合规审计的要求。

合思档案实现了资源重组，让前后端数据同源，流程全息贯通，提升了管理能效，使企业在政策合规审计中能够更加从容地应对各种挑战。

价值赋能：不同角色受益显著

合思档案为不同角色带来了实实在在的好处，也有助于更好地应对政策合规审计。

对于CEO/高管而言，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理。它提升了企业财务档案的利用效率，挖掘了财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为政策合规审计提供有力的决策支持。

对于归档员/财务来说，合思档案提高了工作效率，告别了重复低价值的工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率，为政策合规审计提供准确及时的数据。

对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室，实现了档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了政策合规审计的效率。

典型场景：多领域企业广泛应用

合思档案在不同规模和行业的企业中都有典型的使用场景，为政策合规审计提供了成功的范例。

事业单位及院校、央企，如广东某高校、某研究院、中交集团等，利用合思档案实现了财务档案的数字化管理，提高了管理效率和合规性，在政策合规审计中表现出色。

行业领军企业，如好想味、金牌厨柜、DERLOOK等，借助合思档案解决了纸电混合档案管理难题，实现了业财一体和降本增效，为政策合规审计提供了良好的基础。

国家试点企业，如海亮教育科技服务集团、DERLOOK、中大咨询集团等，通过合思档案满足了电子发票报销入账归档试点、电子凭证会计数据标准深化试点的要求，为政策合规审计提供了有力的支持。

成功案例：企业难题迎刃而解

合思档案在多个企业的应用中取得了显著的成效，有力地支持了政策合规审计工作。

某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案。通过业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低等，为政策合规审计提供了清晰准确的数据。

某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，管理成效显著。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，为政策合规审计提供了规范的档案管理模式。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为政策合规审计提供了高效的数据管理和查询手段。

市场定位：领先技术合规保障

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户，获得了福布斯中国科技50强等荣誉，在政策合规审计方面具有强大的实力和口碑。

它具有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，为政策合规审计提供全面的数据支持。

合思档案实现了100%自动归档，拥有强大的规则匹配能力，最大程度地减少了人工介入，实现了自动组装、归档，提高了政策合规审计的准确性和效率。

它符合国家政策要求，通过了SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证，拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，国家四部委官方试点100%成功验收，为政策合规审计提供了可靠的合规保障。

合思档案助力企业解决了“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现了会计档案价值的深度应用。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续为企业提供优质的产品和服务。

如果您的企业也想解决财务档案管理难题，提升政策合规审计的效率和质量，不妨拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，关注微信公众号或小程序等方式联系合思，还可以免费试用合思档案，开启数字化档案管理之旅。