在当今数字化浪潮中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，并于2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。动力源拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设立了30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大的规模和复杂的组织架构，让动力源在财务数字化转型过程中面临诸多挑战，而合思的报销在线系统则为其提供了有效的解决方案。
转型痛点：传统模式下的财务困境
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。然而，大量自研系统难以整合，传统手工报销模式弊端丛生，整体流程复杂，系统壁垒高，实际效果与预期差距较大。
到了2021年与合思合作时，问题愈发凸显。多系统操作体验差，员工申请单需要在各系统间频繁切换提交，报销数据还得由财务手工录入系统。发票验真、查重也只能手工进行，这就导致假票、错票、重票情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量时间。
同时，同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整。
另外，随着公司组织架构扩展到全国，管理程度不一致。总部和分公司出差申请方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证。
创新方案：合思报销在线系统的应对之策
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系统集成：打破数据壁垒
合思报销在线系统在系统集成方面表现出色。它将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与自身系统同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，让数据在不同系统间顺畅流通。 -
无需报销：重塑商旅出行流程
合思报销在线系统颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，极大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档。整个流程高效便捷，大大减轻了财务和员工的负担。 -
强大连接：实现跨系统协同
该系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。待审批信息能自动同步各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。
实施步骤：有序推进解决方案落地
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数据对接：奠定基础
合思首先与动力源的HR系统和BPM系统进行数据对接，确保基础信息和业务数据的同步。这一步为后续的流程优化和业务协同奠定了坚实的基础。 -
流程搭建与培训：适应新模式
搭建无需报销的商旅出行流程，并对员工进行培训，让员工熟悉新的消费和报销模式。通过培训，员工能够更好地适应新系统，提高操作的熟练度和准确性。 -
系统连接：促进协同
利用系统的连接能力，实现各系统间的数据流通和业务协同。不同系统之间的信息能够实时共享，提高了业务处理的效率和准确性。
显著成效：转型带来的多重效益
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操作体验革新：效率大幅提升
合思报销在线系统实现了多系统集成，数据互通，全面革新了操作体验。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。员工不再需要在多个系统间繁琐切换，报销变得更加轻松快捷。 -
成本节约：人员成本减半
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的基础工作中解放出来，有更多的精力投入到更有价值的工作中。 -
员工体验提升：流程简化
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的出行更加便捷。 -
费控合规：结算统一
财务审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力。
客户评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
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