在数字化浪潮席卷各行各业的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度向前推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启了全面数字化电子发票的推广使用；紧接着，12月1日民航旅客运输服务领域也引入了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措如同疾驰的列车，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证数字化转型的步伐进一步加快，全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一时代趋势。为顺应电子凭证改革的浪潮，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业中的深度应用和丰富案例经验，合思精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业在电子会计档案管理方面提供了极具参考价值和借鉴意义的范例。今天，我们就来深入了解合思档案在金牌橱柜家居科技股份有限公司的成功应用，探寻其如何助力企业实现报销政策合规和财务数智化转型。
金牌橱柜：传统档案管理的困境与挑战
金牌橱柜家居科技股份有限公司自1999年成立以来，凭借卓越的品质和创新的设计，成为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。公司拥有国家认定厨房工业设计中心，更是荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。然而，在企业蓬勃发展的背后，传统的会计档案管理方式却成为了制约其进一步提升效率和实现数字化转型的瓶颈。
在档案整理环节，会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统之中，数据难以整合和利用。财务人员不得不逐一打印凭证、手工匹配单据、进行繁琐的组装、装订和上架工作，耗费了大量的时间和精力。这种低效的整理方式不仅增加了人力成本，还容易出现错误和遗漏，影响了财务工作的准确性和及时性。
在档案保管环节，财务部门需要临时保管档案一年，一年后再移交至综合档案管理部门。这种分段式的保管方式增加了档案管理的复杂性和风险，容易导致档案丢失或损坏，给企业带来潜在的损失。
在档案存储环节，公司设立了独立的档案室来存放纸质档案。然而，随着企业业务的不断拓展和数据量的快速增长，纸质档案的存储空间日益紧张，管理成本也不断攀升。同时，纸质档案的查阅和检索也极为不便，需要耗费大量的时间和精力，严重影响了工作效率。
金牌橱柜在传统档案管理中面临的这些问题，不仅影响了企业的财务管理效率，也对报销政策合规带来了挑战。如何实现档案的高效管理和合规利用，成为金牌橱柜亟待解决的问题。
合思档案：量身定制的解决方案
面对金牌橱柜在会计档案管理方面的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为金牌橱柜量身定制了一套全面的解决方案——合思档案。该方案从多个维度入手，旨在帮助金牌橱柜实现档案管理的数字化、自动化和合规化，提升财务管理效率，确保报销政策合规。
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统一存储：打破数据孤岛
合思档案打破了各系统之间的数据壁垒，将凭证、单据、合同、回单等各类会计资料进行整合，实现了统一存储、统一标准和统一管理。通过建立集中的数据存储平台，所有的会计档案都可以在一个系统中进行集中管理和维护，方便了财务人员的查询和使用。这种统一存储的方式不仅提高了数据的安全性和可靠性，还为企业实现数据共享和协同工作奠定了基础，有助于确保报销政策合规。 -
业务证据链完整：实现业财一体双向穿透
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，通过建立以业务为核心的证据链条，实现了业财一体的双向穿透。在报销流程中，每一笔报销都可以关联到相应的业务合同、凭证和单据，形成完整的业务证据链。财务人员可以通过业务信息快速定位到相关的会计档案，也可以通过会计档案追溯到具体的业务事项，实现了财务数据和业务数据的深度融合。这种业财一体的管理方式不仅提高了财务工作的准确性和透明度，还为企业的决策提供了更加全面和可靠的依据，有力地保障了报销政策合规。 -
数据共享，一站式查阅
合思档案以聚合化、结构化和业务化的方式呈现会计资料的结构树，实现了数据的一站式查阅。财务人员可以通过简单的操作，快速定位到所需的会计档案，无需在多个系统中进行繁琐的查询和切换。这种便捷高效的查阅方式大大节省了时间和精力，提高了工作效率。同时，数据共享也促进了部门之间的协同工作，加强了信息的流通和共享，为企业的整体运营提供了有力支持，有助于企业更好地执行报销政策合规要求。 -
银行回单无纸化：降本增效新突破
在传统的财务管理中，海量的银行回单处理是一项繁琐且耗时的工作。合思档案实现了银行回单的自动化采集、切割和组装，全面实现了银行回单的无纸化管理。通过与银行系统的对接，合思档案可以自动获取银行回单数据，并进行智能处理和分类。这不仅减少了人工操作的工作量，降低了错误率，还节省了大量的纸张和存储成本。银行回单无纸化管理是合思档案助力企业降本增效的重要举措，也为企业实现绿色办公和可持续发展做出了贡献，同时也符合报销政策合规的要求。
显著成效：金牌橱柜的华丽转身
合思档案的实施为金牌橱柜带来了显著的成效，不仅解决了传统档案管理中的诸多问题，还实现了报销政策合规和财务数智化转型的目标。
在档案匹配方面，合思档案的自动化处理功能大大提高了工作效率。与传统方式相比，档案匹配耗时减少了84%，财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
在档案查询方面，一站式查阅的方式让查询变得更加便捷高效。档案查询耗时减少了80%，财务人员可以快速获取所需的档案信息，为企业的决策提供及时的支持。
在成本节省方面，合思档案的应用为金牌橱柜带来了可观的经济效益。通过实现银行回单无纸化管理、减少纸质档案的存储和管理成本等方式，预估每年可为企业节省总体成本30万以上。
在合规性方面，合思档案确保了会计档案的完整性和准确性，实现了报销政策合规的目标。档案合规性达到了100%，为企业的财务管理提供了有力的保障。
合思档案：优势尽显，未来可期
合思档案的成功应用，充分展现了其在电子会计档案管理领域的优势和价值。通过实现自动化归档，合思档案告别了重复性的手工工作，让财务人员从繁琐的档案管理中解脱出来，提高了工作效率。同时，档案数据同源、透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的财务管理提供了更加科学和准确的决策依据。
在未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断优化产品和服务。随着电子凭证改革的不断深入和企业数字化转型的加速，合思档案将发挥更大的作用，助力更多企业实现财务数智化转型，让有限的资源发挥出更大的效益。
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