在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司作为我国电源行业的先驱者，在这场转型之路上与合思携手，谱写了一段关于费用报销管理变革的精彩篇章。
动力源成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。这样一家实力雄厚的企业，在财务数字化转型的道路上，面临着诸多关于费用报销管理的挑战。
动力源业务困局：费用报销管理痛点凸显
2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程。企业先后自建了费控系统、采购管理系统等。然而，随着业务的不断拓展，费用报销管理的问题逐渐浮出水面。
多系统操作体验差是一大难题。员工在进行费用报销时，申请单需要在各系统间频繁切换提交，操作极为繁琐。同时，报销数据需财务手工录入，发票验真等工作也只能手工进行，这不仅增加了工作量，还难以避免假票等情况的出现。大量的基础性工作占据了财务人员和员工的大量时间，使得工作效率低下。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是动力源费用报销管理的痛点之一。同一个报销信息在多个系统分散管理，无法及时联动。这导致财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握数据信息，影响了决策的及时性和准确性。
动力源业务覆盖面广，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，费用报销涉及事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。而且不同类型费用支付方式不同，进一步增加了费用报销管理的复杂性。
合思解决方案：为费用报销管理精准把脉
面对动力源在费用报销管理方面的重重困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为动力源量身定制了一套全面的解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了系统之间的壁垒，让数据流通更加顺畅。
无需报销是合思解决方案的一大亮点。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一系列自动化操作，大大简化了费用报销管理流程，提高了工作效率。
合思费控系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，让费用报销管理更加高效、便捷。
项目实施之路：携手共破费用报销管理难题
合思团队与动力源紧密合作，在疫情影响的大环境下，共同推进项目的实施。整个项目历经项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维各个阶段。
项目经理周晓培面临着项目要求高、时间要求紧的巨大压力。但他没有退缩，而是积极克服各种困难。他通过有效沟通，为动力源提供成功客户实施案例做参考，让动力源团队对项目的实施充满信心。在双方的共同努力下，合思费控系统最终顺利上线并正常使用，为动力源的费用报销管理带来了新的变革。
成果效益显著：费用报销管理焕然一新
合思解决方案的实施，为动力源的费用报销管理带来了显著的成果和效益。
多系统集成使得数据实现互通，操作体验得到全面革新。员工报销周期由原来的4周缩减至1周以内，效率提升了300%。这不仅让员工能够更快地拿到报销款项，也提高了员工的工作满意度。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。财务人员从繁琐的手工录入和统计工作中解放出来，可以将更多的精力投入到更有价值的工作中，如财务分析和决策支持等。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了填报时间，简化了报销流程。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的消费更加便捷、透明。
财务审批有了依据，费用控制更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了大量精力，能够更好地履行财务管理职责。
动力源高度评价：认可费用报销管理变革
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思在费用报销管理方面所做工作的认可和信任。
在当前经济环境下，企业都在寻求降本增效、合规经营的有效途径。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的解决方案，已帮助众多像动力源这样的企业实现了费用报销管理的变革，达成了降本增效、合规经营和低碳运营的目标。
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