在当今数字化浪潮汹涌的时代，电子会计档案管理的重要性愈发凸显。2025 年数电票全覆盖的目标近在咫尺，企业财务档案管理正面临前所未有的新挑战，信息化建设的短板亟待补齐。因数电票管理的特殊要求，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
然而，在纸电混合时代，企业在传统档案管理中举步维艰。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大以及档案数据难以分析利用的难题；财务人员则被海量的档案数据、繁琐的整理工作和枯燥的重复劳动所困扰；业务人员更是深陷报销纸质票据流程繁琐的泥沼。即便企业在推行数字化过程中解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存和数据存储线下载体的问题依然存在，严重影响了企业全面数字化的进程。传统档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；还存在高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、数据不能有效利用；更存在高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等问题。而这些问题的背后，也与报销政策合规密切相关，不合规的档案管理可能导致报销环节出现漏洞，影响企业的财务健康。
合思档案的出现，为企业解决这些难题带来了曙光。
全场景覆盖：合思档案的多元解决方案
合思档案提供了一套全面且领先的解决方案，旨在满足不同企业在各种场景下的档案管理需求，同时也为报销政策合规提供了有力保障。
合思档案拥有领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。其领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，涵盖了电子档案（如发票、单据、凭证、账簿、报表）和纸质档案（如自定义档案、实物备查解决方案）等。
大数据解决方案更是实力强劲，支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。档案扩展解决方案可灵活扩展业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案。数电票解决方案提供了 9 类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案，从源头保障报销政策合规。实物备查解决方案则实现了实物档案免组装、全流程管理，可线上定位快速关联线下实物，让档案管理更加高效有序，确保报销相关的实物档案也能合规管理。
功能卓越：合思档案的核心优势尽显
合思档案在多个核心功能方面表现卓越，为企业的档案管理和报销政策合规提供了全方位的支持。
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多源采集：灵活高效的数据获取
在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式 Open API 实现快速集成。它预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，它也支持手动采集和自主补录，例如单张 PDF 大文件可自动切割，自定义配置 Excel 导入模板可实现结构化数据批量导入。这种多源采集的方式，确保了企业能够准确、全面地获取与报销相关的数据，为报销政策合规奠定了基础。 -
智能制档：精准匹配与高效检测
智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了 90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便查询和分析。采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，确保报销相关的档案数据符合合规要求。 -
档案管理：精细权限与规范设置
在档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限和水印权限管理。同时，它支持自定义档案目录分类、字段维护和框架扩展。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业自主排列和扩展。这种精细的管理方式，能够有效防止报销档案数据的滥用和违规操作，保障报销政策合规。 -
档案应用：便捷查询与全面服务
档案应用功能丰富多样。它支持多维检索，可按凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，支持批量检索。实现一站式预览和穿透联查，搭建多种类型组合关系结构树，呈现穿透联查和一站式预览效果。支持外部系统调阅，提供档案影像调阅接口。还能实现可视化盘点档案数据和档案借阅服务。这些功能让企业在报销政策合规的审查和管理中更加便捷高效。
实战见证：合思档案助力企业提升效益
众多企业的实际应用案例充分证明了合思档案的强大实力和价值，同时也在报销政策合规方面发挥了重要作用。
某企业年单据量高达 2.6 亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题，这也导致报销政策合规的审查难度增大。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化和简化装订流程等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，企业成本显著降低，同时也确保了报销政策的合规执行。
某集团型企业档案管理流程复杂，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，回单整理费时费力，实物档案异地管理难，这些问题都可能影响报销政策的合规性。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，实现了标准化落地、力保电子会计档案合规和低碳环保。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本和纸张打印成本大幅减少，报销政策合规的管理也更加顺畅。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统、纸质档案管理问题和电子发票存档不合规范等，这些都对报销政策合规构成威胁。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本 30W +/年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，有效保障了报销政策的合规性。
某民办教育集团面临业务系统多数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂和档案利用不便等问题，这也给报销政策合规带来了挑战。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，确保报销政策合规执行。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，尤其是在保障报销政策合规方面发挥了重要作用。众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都选择了合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等。
企业可与合思携手，共同享受数字化转型带来的降本增效。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com。企业可以通过多种方式联系合思，开启档案管理数字化之旅，现在还可以免费试用合思档案，体验其在保障报销政策合规和提升档案管理效率方面的卓越能力。
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