在当今数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正以惊人的速度向前迈进，全流程无纸化的电子凭证新时代已然来临。然而，众多企业在财务档案管理领域，尤其是日常费用报销相关的档案管理方面，依旧面临着重重挑战。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，敏锐洞察市场需求，精心推出了合思档案这一创新性产品，旨在为企业解决这些棘手难题，提供行之有效的解决方案。
行业痛点：日常费用报销档案管理的困境
在日常费用报销的财务档案管理工作中，企业遭遇了诸多难题。首先是归档难题，纸质档案管理模式下，工作人员需要耗费大量时间来确认单据的一致性。每一张费用报销单都要与对应的发票、明细等仔细核对，过程繁琐且极易出错。而且，纸质档案容易遗失，一旦重要的日常费用报销单据丢失，不仅会影响财务核算的准确性，还可能引发一系列后续问题。
查找困难也是一大痛点。纸质档案受时空限制明显，当需要查找某一笔日常费用报销的相关档案时，往往需要在堆积如山的文件中苦苦寻觅，效率极其低下。同时，对存储空间和人力的要求也非常高，大量的纸质档案需要专门的档案室来存放，还需要安排专人进行管理和维护。
成本方面同样不容小觑。除了存储和人力成本，日常费用报销档案管理还涉及到打印、装订等耗材成本。此外，在电子文件管理上，企业无法保证电子原文件的长期保存和数据安全，这给财务信息的完整性和保密性带来了潜在风险。
解决方案概述：合思档案引领全链无纸化变革
合思档案是一款全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台。它基于广泛连接的生态系统，为客户提供全方位的财务数智化服务。在日常费用报销方面，合思档案实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化。
通过与各类电子凭证开具端的连接，如国税总局、银行等，合思档案能够实时获取日常费用报销所需的电子凭证信息。在接收端，企业可以通过OA系统、接口直联等多种方式便捷地接收电子凭证，满足不同场景下的日常费用报销需求。
核心功能亮点：打造高效日常费用报销档案管理体系
开放式接口互联是合思档案的一大特色。它支持自主采集电子凭证数据，即使是大文件也能自动切割处理，对数电票实现自动化解析。在日常费用报销中，这意味着企业可以快速、准确地获取和处理电子凭证，大大提高了工作效率。
智能关联与自动组装功能则进一步优化了日常费用报销档案管理流程。系统能够自动将相关的电子凭证进行关联和组装，同时进行四性检测和业务检测，确保日常费用报销数据的准确性和合规性。此外，用户还可以自定义版式文件，满足个性化的管理需求。
精准权限管控为日常费用报销档案数据的安全提供了有力保障。企业可以根据不同的岗位和职责设置不同的权限，确保只有授权人员才能访问和操作相关档案。档案目录灵活扩展，水印管理和符合国标要求的档号设置，都体现了合思档案在档案管理上的专业性和规范性。
多维检索和一站式预览功能让日常费用报销档案的查找变得轻松简单。用户可以通过多种维度进行检索，如费用类型、报销时间等，快速定位所需档案。在线借阅和异构系统联查功能，方便了企业内部不同部门之间的信息共享和协同工作。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，则进一步提升了档案管理的效率和准确性。
用户收益：日常费用报销管理降本增效
自动化归档功能让企业告别了日常费用报销档案管理中的重复性工作。员工只需提交电子凭证，系统即可自动完成归档流程，大大节省了时间和精力。档案利用便捷高效，企业可以随时、随地查询和使用日常费用报销档案，为财务管理决策提供及时、准确的支持。
档案数据同源且透明流转，便于企业对日常费用报销进行监控和分析。通过对报销数据的深入分析，企业可以发现潜在的问题和风险，及时采取措施进行优化和改进。
在成本节约方面，合思档案表现卓越。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，每年可节约大量的耗材成本、存储成本和人力成本，年总节约成本可达338,910元。在日常费用报销管理上，成本的降低尤为显著。
典型场景：满足多样化日常费用报销需求
在电子凭证开具端，合思档案涵盖了多种类型的机构，如国税总局、银行、国铁集团、航空公司、中央部门等。这意味着企业在日常费用报销中，无论是差旅费、办公用品费还是其他费用，都可以获取到合法、有效的电子凭证。
接收端同样丰富多样。企业可以通过OA系统实现日常费用报销电子凭证的集中管理，也可以通过接口直联与业务系统进行无缝对接，还可以让员工通过随手记录发票等方式上传电子凭证。这种多样化的接收方式，满足了不同场景下的日常费用报销需求。
客户成功案例：日常费用报销管理的成功典范
好想你、COMMUNE幻师、云海肴、金牌橱柜等多家企业都选择了合思档案来优化日常费用报销档案管理。好想你在使用合思档案后，日常费用报销相关的人工耗时减少了90%，预计每年可减少综合成本20万元。这得益于合思档案的自动化处理和高效管理功能，让企业在日常费用报销管理上节省了大量的人力和时间成本。
COMMUNE幻师在日常费用报销管理中，纸张使用量减少了88%，年节约成本达5000万元。合思档案的全链无纸化解决方案，让企业摆脱了对纸质档案的依赖，不仅降低了成本，还提高了工作效率和数据安全性。
合思档案凭借其强大的功能和显著的成效，已助力众多企业在日常费用报销及财务档案管理方面实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也想解决日常费用报销档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还能免费试用合思档案，让日常费用报销管理更高效、更轻松。
