在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务管理面临着诸多挑战，尤其是财务档案管理环节。传统的纸质档案管理方式存在着效率低下、成本高昂、数据安全难以保障等问题，严重制约了企业的发展。对于经常涉及出差费用报销的企业来说，这些问题更是凸显。
传统纸质档案管理中，财务人员在归档时需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。在处理出差费用报销时，往往会出现单据遗失或不匹配的情况，导致报销流程受阻。而且，一旦档案遗失，查找起来要耗费大量时间，根本无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大，成本居高不下。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存，也无法确保数据安全可用，难以满足现代企业的管理要求。
企业业务、财务系统多且互相独立，数据不互通，这使得在出差费用报销等业务中，结构化数据提取困难。电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张。实物档案资料存储占用大量物理空间，需设专人管理，成本高，且实物档案损坏时有发生，企业面临较大风险。
面对这些痛点，合思推出了全面的档案解决方案——合思档案，为企业的财务数智化转型提供了有力支持。
数智先锋：合思档案全方位服务企业财务
合思是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案是合思推出的全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台。它助力企业实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化。无论是出差费用报销，还是其他财务业务，都能在这个平台上实现高效处理。
合思档案基于合思在行业应用中的深度应用与案例经验，具有很好的参考价值和借鉴意义。它能推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面，让企业在财务档案管理方面更加高效、便捷。
功能魔方：合思档案核心亮点闪耀
合思档案具有诸多令人瞩目的核心功能亮点。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，能够对电子会计档案进行全生命周期管理。
在智能采集方面，通过外部生态的OCR识别、RPA技术等，以及内部系统的EAI插件、API接口等，合思档案可以高效采集档案数据。在出差费用报销时，能够快速准确地采集相关的发票、单据等信息。预归档服务集成了多种功能，如集成服务、规则引擎、元数据服务等，确保档案数据的准确性和完整性。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个环节，档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的财务管理提供了全方位的支持。
在档案采集时，合思档案采用开放式接口互联、自主采集的方式，大文件自动切割、数电票自动化解析。在处理出差费用报销的电子发票时，能够快速解析发票信息，提高报销效率。档案制档时，智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件。不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据，实现自动制档，大大释放了财务人员的精力。
在档案管理上，合思档案具有精准权限管控、档案目录灵活扩展的特点，水印管理、档号符合国标要求。在档案利用方面，可实现多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。这些功能使得企业在出差费用报销等财务业务中，能够更加方便地管理和利用档案数据。
合思档案还可对接各类异构系统，生成式接口自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统，实现低开发成本。凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置，为企业的财务管理提供了强大的技术支持。
效益引擎：合思档案为企业带来显著收益
使用合思档案，企业能够获得显著的收益。自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。
以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。
在效率提升方面，合思档案也表现出色。好想你减少90%人工耗时，海亮教育科技服务集团档案整理匹配效率提升90%；西湖城投报销效率提升300%；中文传媒财务档案归档效率提升72%。对于经常涉及出差费用报销的企业来说，这些效率的提升能够大大缩短报销周期，提高员工的满意度。
行业拼图：合思档案在多行业广泛适用
合思档案在不同行业都有典型的应用场景，体现了其强大的适用性。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司面临归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。合思档案为其打破壁垒，实现数据同源，一键联查，自动组装便于审计。借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，提升了工作效率，降低了成本。在出差费用报销方面，也能更加高效地处理相关单据和凭证。
在餐饮行业，COMMUNE幻师存在成本高、效率低、合规难等问题。合思档案助力其实现无纸化管理，上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析。去人工化减少人力成本，资产化深度分析档案数据满足内审需求，取得了显著的经济效益和管理效益。在处理员工出差费用报销时，也能更加规范和高效。
在家居行业，金牌橱柜家居科技股份有限公司会计档案散落各系统，数据难利用。合思档案为其统一存储，整合四证，搭建业务证据链，实现数据共享和一站式查阅，银行回单无纸化，减少了档案匹配和查询耗时，节省了总体成本，保证了档案合规性。对于出差费用报销的档案管理，也能提供更好的支持。
在数字阅读行业，帆书面临档案装订工作量大、打印和存储成本高、企业发展难支撑等问题。合思档案保证其财务档案原生性存储，提升档案整理效率，节约成本，缩短结账时间，助力实现业财一体化和无纸化目标。在出差费用报销方面，能够提高报销的准确性和及时性。
成功典范：客户见证合思档案卓越价值
许多客户使用合思档案后，都取得了显著的成功。
高新兴科技集团通过合思档案实现会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高效率。档案利用更便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。无纸化简化业财流程，将业务时间归还业务，归档效率提升90%，为企业年节约成本30万 +。在出差费用报销方面，也实现了更加高效的管理。
中文传媒通过合思档案的电子凭证采集、验签、解析、校验等功能，实现自动填报、自动入账、封装入账结构化信息、自动归档，同时进行文件传输、邮件短信处理、系统直联等，实现存档合规、纸电混合科学管理。财务档案归档效率提升72%，员工报销效率提升90%，年节约打印、耗材等成本20万/年。对于出差费用报销，员工能够更快地完成报销流程，企业也能更好地控制成本。
杭州西湖城市建设投资集团通过合思档案实现工程文件和财务文件从产生到利用的全过程系统化、电子化管理。档案整理匹配效率提升72%，存储空间减少41%，报销效率提升300%，单据打印纸张减少10万张/年，实现了可持续发展战略。在出差费用报销方面，大大提高了报销的效率和准确性。
在当前经济环境下，企业迫切需要提升财务管理效率，降低成本。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，拥有广泛的客户基础。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您的企业也想解决出差费用报销等财务档案管理难题，实现财务数智化转型，不妨选择合思档案。现在就拨打400 – 105 – 6505电话或访问www.hosecloud.com网址，了解合思档案，还可扫描二维码，了解更多案例，为企业的财务数智化转型提供参考。同时，您还可以免费试用合思档案，亲身体验其强大的功能和卓越的价值。
