在当今企业数字化浪潮中，财务数字化转型已成为众多企业提升管理效率、降低成本的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的领军企业，在这一转型之路上也有着自己的探索与实践。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。公司拥有约2400名员工，下设8家子公司，在全国有30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。同时，公司涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大的规模和复杂的组织架构，使得动力源在财务数字化方面面临着诸多挑战，尤其是在差旅费用申报这一环节。
转型痛点：差旅费用申报困境重重
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。然而，大量自研系统却难以整合，传统手工报销模式弊端丛生。到2021年与合思合作时，多系统操作体验极差，员工在进行差旅费用申报时，申请单需要在各系统间频繁切换提交，报销数据还需财务人员手工录入，发票验真、查重也只能手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。
系统之间存在严重的割裂现象，数据分散且信息滞后。同一个差旅费用申报信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，使得财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整。
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，差旅费用申报涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作极为繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，例如机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车则由员工垫资，这进一步增加了差旅费用申报的复杂性。
公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证。
合思方案：重塑差旅费用申报新格局
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工在进行差旅费用申报时告别了多系统繁复操作。
合思推出的无需报销模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员则可以进行统一对账，系统会自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档，大大简化了差旅费用申报和处理流程。
合思的系统连接能力强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息会自动同步到各部门负责人，业务数据能够跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，也让差旅费用申报更加高效。
实施步骤：有序推进差旅费用申报变革
首先，合思进行了系统集成的相关工作，将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步对接。通过这一步骤，实现了基础数据和业务数据的整合与流通，为差旅费用申报提供了准确、实时的数据支持。
接着，构建无需报销的商旅出行流程。合思设置好消费规则、审批流程、对账结算等环节，确保业务人员因公消费合规且高效。在这个过程中，员工的差旅费用申报更加便捷，财务人员的处理也更加规范。
最后，运用开放接口和自定义流程引擎技术，实现与第三方系统的对接。这保障了业务数据的跨系统同步应用，使得差旅费用申报能够在整个企业的业务流程中顺畅进行。
显著成果：差旅费用申报效率大幅提升
合思的解决方案为动力源带来了显著的成果。多系统集成后，数据实现了互通，操作体验全面革新。在差旅费用申报方面，员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。应用合思财务数字化解决方案前，动力源员工差旅费用申报周期普遍为4周，而应用后，报销周期缩减至1周以内。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了差旅费用申报流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的差旅出行更加轻松。
管理实现了事中预算、事中控制、事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，尤其是在差旅费用申报方面存在困扰，不妨选择合思。我们将为您提供专业的解决方案，助力企业降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。现在点击免费试用，开启企业财务数字化转型新篇章！
