合思档案：出差费用报销管理新利器，开启企业数字化档案管理新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理迎来了数电票时代的新挑战，信息化建设成为企业亟待补齐的短板。数电票的快速扩张，在收票和开票方面都带来了新的政策要求和变化。由于数电票管理要求的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业各个层面都面临着诸多问题。企业高管为纸质档案管理成本高且占地大而烦恼，同时档案数据难以分析利用，无法为企业决策提供有力支持；财务人员面对海量的档案数据，整理工作既耗费时间又枯燥繁复；业务人员在出差费用报销时，纸质票据流程繁琐，耗费大量时间和精力。传统纸质档案管理更是存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。例如，纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，还可能因不可抗力导致纸质档案损坏。

不过，国家政策为电子会计档案管理提供了有力支持，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临。而且，电子会计档案管理需要关注档案全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业财务档案管理带来了新的希望。

合思档案：多场景解决方案铸就管理新典范

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，犹如一把万能钥匙，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

大数据解决方案就像是一个高效的智能管家，支持百亿级单据量的匹配关联，能让海量数据实现秒级查询。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据的价值。对于经常处理大量出差费用报销单据的企业来说，这一解决方案能够快速准确地处理和查询相关数据，节省大量时间和精力。

档案扩展解决方案则赋予了企业灵活扩展的能力，其可灵活扩展的业务模型，能通过多途径自动化归集各类介质档案。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。在出差费用报销相关档案管理方面，无论是电子发票还是纸质报销单据，都能进行有效的管理和扩展。

数电票解决方案积极响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广。它为企业提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。在出差费用报销中涉及的数电票，能够通过该解决方案进行高效处理，确保合规性。

全功能模块：覆盖档案管理全生命周期

合思档案的功能模块十分强大，涵盖了内部产生、外部系统、业务层的各类会计资料，以及电子会计档案全生命周期管理的各个环节。

内部产生的会计资料丰富多样，包括记账凭证、报销单据、审批单据、会计账薄、会计报表、销售订单等。外部系统涉及核算系统，如费控系统、资金系统等。业务层则包括银行回单、银行流水、进项发票、销项发票、财政票据、完税证明等。在出差费用报销过程中，这些会计资料都能得到有效的管理和记录。

电子会计档案全生命周期管理的智能采集提供了多种方式，包括外部生态的规则引擎、业务映射等，以及内部的EAI插件、API接口等。预归档服务具备自动归档、业务检测等功能，基础管理涵盖档号管理、档案储存等，档案服务包括身份调查、实物管理方案等。统计分析功能包括进销项统计、资金统计、成本分析、电实趋势等，应用层功能有辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等。多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案，同时也支持手动采集和自主补录零散会计资料。对于出差费用报销档案的管理，从采集到归档，再到后续的分析和应用，都能实现全流程的智能化管理。

核心亮点：彰显卓越档案管理优势

合思档案具有诸多核心亮点，为企业档案管理带来了极大的便利和价值。

便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破了物理空间限制，让企业可以在线自由调阅档案。它预置规则引擎，能自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，实现自由穿透档案链。通过关键词检索，能快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”、“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。在出差费用报销档案查询时，员工和管理人员可以轻松快速地找到所需档案，无需繁琐的纸质查找过程。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。对于出差费用报销的各类票据和数据，能够进行严格的检测，确保数据的准确性和合规性。

大数据解决方案深入到多个环节，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理，元数据级检索、海量数据秒级查询等能力。同时，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，还能实现档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。在处理大量出差费用报销数据时，能够高效准确地进行管理和存储。

合思档案具有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它实现100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，它符合国家政策要求，进行电子会计档案合规性管理。并且拥有灵活承接、持续迭代的能力，能够满足接收管理数电票的能力，及时应对变化。对于涉及出差费用报销的多个业务系统和数据，能够进行有效的连接和整合。

不同角色价值：全面赋能企业各层面

合思档案为不同角色带来了显著的价值。

对于CEO/高管来说，它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。助力企业决策数智化，提升财务服务效率，为企业数字化转型奠定坚实基础。同时，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。在出差费用报销管理方面，CEO/高管可以通过数据分析了解企业的出差成本情况，为决策提供有力支持。

归档员/财务人员使用合思档案能够提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在处理出差费用报销档案时，财务人员可以更高效地进行审核、归档等工作。

对于外部审计人员，审计无需进入档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。在涉及出差费用报销的审计工作中，能够更加便捷高效地进行。

此外，合思档案还能为企业带来显著的降本增效。它彻底告别传统手工归档，档案不打印；成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路；让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值；实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。在出差费用报销管理中，能够有效降低成本，提高管理效率。

典型使用场景：满足多样化档案管理需求

合思档案拥有多个典型使用场景，为企业提供了全方位的档案管理服务。

多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。在出差费用报销档案查询时，用户可以根据不同的条件进行精准检索，快速找到所需档案。

一站式预览功能智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。对于出差费用报销的相关凭证和票据，能够进行一站式查看和追溯。

外部系统调阅支持第三方业财系统直接查看档案信息，支持为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。可视化盘点档案数据可实现档案数据资产化。档案借阅服务中，借阅人可在线查看，支持下载，管理员可实现借阅过程透明化，一键到期催还。在出差费用报销档案的借阅和查看方面，能够提供便捷的服务。

档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，电子 + 实物档案全场景线上移交，过程监控，结果成册；档案鉴定流程可跟踪，过程可追溯，结果可溯源；档案销毁满足电子化档案新规下销毁、暂存、数据恢复的要求，销毁合规化，管控线上化。线下实物管理实现电子 & 实物档案高度关联，查询电子档案即可定位实物档案位置，还包括静态介质打标、虚拟库房、档案盒管理、到单确认 & 扫码装盒、扫码上架等功能。对于出差费用报销相关的档案移交、鉴定和销毁等工作，能够实现全流程的线上化和规范化管理。

成功案例：见证合思档案卓越成效

多个成功案例证明了合思档案的卓越性能。

年单据量2.6亿的企业面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化，简化装订流程。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标有明显改善，如数据加载时间缩短、关联匹配时间减少、凭证与单据关联次数和单据与单据关联次数增多等。在出差费用报销管理方面，也大大提高了效率和准确性。

集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效突出，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升，存储空间成本和纸张打印成本降低。对于集团企业的出差费用报销档案管理，也实现了统一化和高效化。

多系统数据互联企业面临档案管理低效、档案数据未有效整理利用、纸质档案管理存在问题、电子发票和回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案有数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效显著，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，成本效益对比显示装订匹配耗时、利用耗时、打印成本、空间成本都大幅降低，预估节省总体成本30W + /年。在出差费用报销档案管理中，也解决了数据整合和合规性问题。

民办教育集团在档案管理的采集、存储、整理、利用环节都存在低效问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在出差费用报销档案管理方面，也提升了管理效率和便捷性。

市场定位：凸显差异化竞争优势

合思创立于2014年，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，一直致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。

合思档案具有领先的单套制电子会计档案管理平台，提供便捷调阅不打印、混序归集免组装等功能，以及大数据、档案扩展等六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求，这是与其他产品相比的独特优势。在出差费用报销档案管理方面，这些功能能够为企业提供更加便捷、高效的服务。

合思档案拥有强大的技术支持，如大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联和海量数据秒级查询，智能制档实现电子凭证数据自动匹配组装，“四性检测 + 业务检测”保障归档数据合规等，这些先进技术是其差异化优势的体现。在处理出差费用报销相关的大量数据时，能够展现出卓越的性能。

合思档案广泛连接各类异构业财系统，具有灵活承接、持续迭代的能力，能够及时应对数电票等新的管理要求和变化，同时符合国家政策要求，保障电子会计档案的合规性，这也是其区别于其他产品的重要优势。对于涉及出差费用报销的多个业务系统和政策变化，能够快速适应和处理。

在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，合思档案都具有强大的功能和技术支持，能够帮助企业实现这一转型。它拥有众多成功案例，证明其能够为不同类型的企业带来显著的管理成效和成本效益。企业选择合思档案可以提升自身的管理效率和竞争力。

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