在数字化浪潮席卷的当下，国家正大力推动电子凭证的数字化转型。2021年12月1日，国家税务总局启动全面数字化的电子发票试点工作，到2023年12月1日，数电票已全面覆盖全国36省区市（含计划单列市）。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代的正式来临。
随着试点工作的不断深入，电子凭证全面数字化应用面临着诸多挑战。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及易丢失等问题，如同一条条数字鸿沟，阻碍着单位会计数字化转型的进程。尽管电子凭证会计数据标准试点工作取得了一定成效，但企业仍需积极适应电子凭证数字化转型的趋势，努力解决所面临的重重难题。
北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，能够帮助企业挖掘更多净利润，助力企业从容应对电子凭证数字化转型的挑战。
数字阅读巨头的转型困局
某知名头部数字阅读品牌，在行业内可谓如日中天。然而，在企业的运营管理中，却面临着诸多挑战和痛点，严重影响了差旅审核效率。
该企业的数据分散在内部多个系统之中，业务流程被割裂得七零八落，数据整合难度极大。这直接导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。在差旅费用管理方面，由于缺乏统一的数据管理和有效的审核机制，差旅审核效率低下，难以对每一笔费用进行精准把控。
每个财务月，该企业均需处理500 + 张单据。全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。在差旅费用审核环节，大量的纸质单据需要人工逐一核对，不仅耗费大量时间和精力，而且容易出现错误，进一步降低了差旅审核效率。
全业务数据均需打印成纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，这造成了每月大量的纸张浪费。同时，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。业务借阅历史资料时，需要在海量纸质文件中翻找，根本无法适应企业快速扩张的需求。在差旅费用审核过程中，因票据信息缺失或不准确，常常需要反复沟通和核实，严重影响了差旅审核效率。
合思量身定制解决方案
合思针对该数字阅读品牌的具体问题，推出了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，全面提升了差旅审核效率。
这一解决方案助力企业完成业财平台建设，确保财务准确性，通过审计，符合上市要求。在差旅费用审核方面，系统能够对每一笔费用进行精准核算和审核，有效提高了差旅审核效率。同时，合思还提升了财务及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计T + 5。快速的结账时间意味着差旅费用能够及时得到审核和处理，大大缩短了审核周期，提高了差旅审核效率。
合思平台能灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。在差旅场景中，员工可以直接通过平台进行消费，系统自动完成费用的记录和审核，无需员工手动提交报销申请，极大地提高了差旅审核效率。
发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规；审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。在差旅费用审核过程中，OCR识别技术能够快速准确地识别发票信息，自动进行验真，减少了人工审核的工作量，提高了差旅审核效率。同时，清晰可视的审批流转路径让每一笔费用的审核过程一目了然，便于管理人员及时进行决策，进一步提升了差旅审核效率。
合思保证财务档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。在差旅费用审核完成后，相关的费用信息和凭证能够及时、准确地存储在系统中，方便后续的查询和审计，提高了差旅审核效率和档案管理的规范性。
合思方案带来显著成效
增效：差旅审核效率大幅提升
采用合思解决方案后，企业能够实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。在差旅费用审核方面，财务人员可以通过系统实时查看每一笔费用的支付状态，及时进行审核和处理，大大提高了差旅审核效率。
同时，合思提升了档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。在差旅费用审核过程中，系统自动对相关的凭证和单据进行分类整理，减少了人工整理的工作量，提高了差旅审核效率。
合思还形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。在差旅费用审核需要查阅历史资料时，财务人员可以通过系统快速准确地找到相关档案，提高了差旅审核效率。
降本：节约差旅审核成本
合思解决方案减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。通过系统的费用管控功能，对差旅费用进行实时监控和预警，避免了不必要的费用支出，降低了差旅审核成本。
减少手工记账、人工整理档案的人力成本。在差旅费用审核过程中，系统自动完成费用的核算和记录，减少了人工记账的工作量，提高了差旅审核效率，同时降低了人力成本。
减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。合思的无纸化办公模式，让差旅费用审核不再依赖纸质凭证，减少了纸张的使用和成本浪费。
减少财务档案空间占用，节约空间成本。数字档案室的建立，让差旅费用审核相关的档案可以在线存储和管理，无需占用大量的物理空间，节约了空间成本。
合规：保障差旅审核合规性
发票OCR识别验真保障企业费用合规，审批流转路径清晰可视管理员工借款与核销，保证财务档案原生性存储规避档案管理风险，高度贴合最新档案法和财务档案管理办法要求。在差旅费用审核过程中，合思的系统能够严格按照相关法律法规和企业内部制度进行审核，确保每一笔费用都合规合法，提高了差旅审核的合规性。
先进：引领差旅审核数字化转型
合思灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销；费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。在差旅场景中，员工可以享受到便捷的消费和审核体验，提高了员工的满意度和工作效率。
紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材；实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。在差旅费用审核过程中，合思的数字化解决方案符合绿色环保的理念，同时提高了差旅审核效率和企业的数字化管理水平。
合思引领财务数字化未来
合思凭借其无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，帮助企业解决了财务数字化转型过程中的诸多难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，显著提升了差旅审核效率。
未来，合思将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务，以满足市场的多样化需求，推动行业的进步和发展。合思拥有强大的集成能力，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作，进一步提升差旅审核效率。
诚邀各企业抓住电子凭证数字化转型的机遇，选择合思，开启高效、智能、绿色的财务管理新篇章。您可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多详情，还可免费试用合思的解决方案，亲身体验其在提升差旅审核效率方面的强大功能。
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