在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务档案管理面临着诸多挑战。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的国内高端整体厨柜及定制家居专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，是国家认定“智能制造示范企业”。它在全球拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数达6000 +。庞大的业务规模带来了海量的财务档案，年记账凭证量2198061张，年业务单据量494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张。同时，装订配耗时预估66天/年，档案查找耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。合思档案凭借先进的电子文档存储系统，为金牌橱柜解决了财务档案管理难题，实现了降本增效。
金牌橱柜财务档案管理的迷雾丛林
在业务快速发展的背后，金牌橱柜的财务档案管理却陷入了困境。在整理环节，会计档案像散落的珍珠，分散在各个系统中，档案数据难以有效利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，耗费大量的时间和精力。电子文档存储系统可以有效解决数据分散的问题，将分散的数据集中存储。
在保管环节，财务临时保管1年，1年后移交综合档案管理。而存储环节则依赖独立档案室管理，存放大量的纸质档案。在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率低下。这种传统的管理方式不仅成本高昂，而且难以满足企业快速发展的需求。
合思档案：照亮财务档案管理之路的灯塔
针对金牌橱柜的财务档案管理难题，合思运用先进的电子文档存储系统，为其量身定制了一套全面的解决方案。
– 打破数据壁垒统一存储
合思的电子文档存储系统打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准、统一管理。就像将散落的珍珠串成美丽的项链，让档案数据变得有序且易于管理。这样一来，企业可以更加高效地利用档案数据，提高工作效率。
– 构建完整业务证据链
电子文档存储系统搭建了会计资料之间的关系，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着企业在进行财务核算和业务决策时，可以更加准确地获取相关信息，避免信息不对称带来的风险。通过完整的证据链条，企业可以更好地追溯业务流程，提高财务管理的透明度。
– 实现数据共享便捷查阅
合思的解决方案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现一站式查阅。电子文档存储系统就像一个智能图书馆，用户可以通过简单的操作快速找到所需的档案资料，查阅便捷高效。这大大节省了档案查询的时间，提高了工作效率。
– 推进银行回单无纸化管理
海量银行回单通过电子文档存储系统自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理。这不仅减少了打印成本和存储空间成本，还提高了数据的准确性和安全性。同时，无纸化管理也符合企业绿色发展的理念，为企业的可持续发展做出贡献。
电子文档存储系统的实施：精密的数字舞步
合思通过开放式接口互联自主采集档案数据，利用电子文档存储系统的强大功能，对大文件进行自动切割，对数电票进行自动化解析。然后进行智能关联、自动组装，开展四性检测、业务检测，采用自定义版式文件。
在管理方面，合思采用精准权限管控，灵活扩展档案目录，进行水印管理，确保档号符合国标要求。电子文档存储系统提供多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实现实物混序归档、可视化盘点档案数据。整个实施过程就像一场精密的数字舞步，每一个环节都紧密配合，确保方案的顺利实施。
实施成果：数字见证的辉煌转变
经过合思电子文档存储系统的实施，金牌橱柜在财务档案管理方面取得了显著的成果。
档案匹配耗时减少了84%，这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。档案查询耗时减少了80%，大大提高了工作效率。预估节省总体成本30万 +/年，有效降低了企业的运营成本。同时，档案合规性达到100%，为企业的稳定发展提供了坚实的保障。
金牌橱柜的赞誉：对电子文档存储系统的高度认可
金牌橱柜对合思档案的解决方案给予了高度评价。合思的电子文档存储系统帮助金牌橱柜实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性，有效降低了成本。全面无纸化管理模式，使得档案管理更加便捷、高效，符合企业的发展需求。业财一体双向穿透的证据链条，让企业的财务和业务管理更加紧密结合，提升了整体运营水平。档案合规性的保障，为企业的稳定发展提供了坚实的基础。
合思档案：引领企业财务数智化转型的先锋
合思创立于2014年，是一家为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司。通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思是专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您的企业也想摆脱传统财务档案管理的困境，实现财务数智化转型，不妨选择合思档案的电子文档存储系统。现在就可以免费试用，体验先进技术带来的高效与便捷。
