在数字化的时代浪潮中，电子凭证的变革正以不可阻挡之势席卷而来。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启了全面数字化电子发票的推广使用；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了时代的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。这一电子文档存储系统，犹如一把钥匙，为企业打开了财务数智化的大门。基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，我们精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，好想你健康食品股份有限公司便是其中的典型代表。好想你成立于1992年，2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。
好想你财务档案管理痛点大揭秘
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归档难题：时间黑洞与遗失隐患
在传统的财务档案管理模式下，好想你面临着诸多棘手的问题。其中，归档难题首当其冲。每到财务归档之时，财务人员就仿佛陷入了一个时间黑洞。他们需要花费大量的时间来仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都要反复核对，每一个数字都要精准匹配，这个过程繁琐而又漫长。而且，即便财务人员小心翼翼，档案遗失的情况仍然难以避免。一份重要的档案可能就因为一个小小的疏忽，在浩如烟海的纸质文件中消失得无影无踪。这种归档难的问题，不仅消耗了大量的人力和时间成本，还为企业的财务管理埋下了隐患。 -
查找困境：时空枷锁下的低效运作
纸质档案的管理受限于时间和空间的双重束缚。当需要查找某一份档案时，财务人员往往要在堆积如山的文件中苦苦搜寻。他们可能需要在不同的档案室之间奔波，在不同的年份和类别中筛选，耗费大量的时间和精力。而且，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。在急需档案的时候，可能因为档案被他人借阅或者无法快速定位而耽误了重要的工作。这种查找慢的问题，严重影响了企业的工作效率和决策速度。 -
成本压力：空间与人力的双重负担
大量的纸质档案管理，对空间和人力都提出了巨大的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，随着档案数量的不断增加，档案室的空间也越来越紧张。同时，为了管理这些档案，企业还需要配备专门的管理人员，他们需要负责档案的整理、分类、存储和借阅等工作。这些空间和人力成本的支出，给企业带来了沉重的负担。在当前经济环境下，企业需要更加高效地利用资源，降低成本，而传统的纸质档案管理模式显然已经无法满足这一需求。 -
合规风险：数据安全与长期保存的挑战
随着法律法规的不断完善，对企业财务档案管理的要求也越来越高。纸质档案管理办法在数据安全和长期保存方面存在着诸多不足。纸质档案容易受到火灾、水灾、虫害等自然灾害的影响，也容易被人为损坏或篡改。而且，纸质档案无法保证电子原文件的长期保存，随着时间的推移，纸张可能会褪色、破损，导致档案信息的丢失。这种不合规的问题，不仅会给企业带来法律风险，还会影响企业的声誉和形象。
合思档案：量身定制的解决方案
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打破壁垒数据同源畅享便捷办公
合思档案这一电子文档存储系统，为好想你带来了全新的解决方案。首先，它打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。在合思档案的平台上，财务人员可以实现便捷利用，一键联查。无论是单据、发票、回单还是凭证，都可以在一个平台上快速查找和核对。这就好比在一个大型的图书馆里，所有的书籍都按照统一的标准进行分类和编码，读者可以通过一个简单的检索系统，快速找到自己需要的书籍。通过这种方式，财务人员的工作效率得到了有效提升，他们可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。 -
自动组装审计便捷提升审计效能
在审计方面，合思档案也发挥了重要的作用。它可以实现自动组装，将相关的档案数据进行整合和分析。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。在传统的审计模式下，审计人员需要花费大量的时间来收集和整理纸质档案，进行人工核对和分析。而在合思档案的平台上，审计人员可以通过系统自动生成的报表和数据分析，快速了解企业的财务状况和业务情况。这不仅节省了审计时间，还提高了审计的准确性和可靠性。 -
实物高效管理精准定位档案实物
对于实物档案的管理，合思档案也有独特的解决方案。它借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的匹配。每一份实物档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速了解档案的基本信息和存放位置。同时，在虚拟档案库房中，也可以对实物档案进行精准定位。这就好比在一个大型的仓库里，每一件货物都有一个精确的坐标，管理人员可以通过电脑系统快速找到需要的货物。通过这种方式，查阅者查询电子档案即可定位实物位置，大大提高了实物档案的管理效率和利用率。
显著成果：数据见证合思档案的价值
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人工耗时锐减释放员工潜力
合思档案的应用，为好想你带来了显著的成果。在人工耗时方面，减少了90%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析、预算管理等。以前，财务人员可能需要花费大量的时间在档案的归档和查找上，而现在，他们可以利用这些时间来为企业的决策提供更有价值的建议。通过释放员工的潜力，企业的整体运营效率得到了大幅提升。 -
总部管理优化提升管理效能
在总部管理方面，合思档案也发挥了重要的作用。总部接收减少了80%的管理耗时，优化了总部的管理流程。以前，总部需要花费大量的时间来收集和整理各部门的档案信息，进行审核和审批。而现在，通过合思档案的平台，各部门可以实时上传和共享档案信息，总部可以通过系统自动进行审核和审批。这不仅提高了管理的及时性和准确性，还降低了管理成本。 -
借阅管理升级提高档案利用率
在借阅管理方面，合思档案也取得了显著的成效。借阅管理减少了67%的管理耗时，使得借阅流程更加便捷高效。以前，借阅档案需要填写大量的申请表，经过多个环节的审批，而且借阅时间和范围也受到很大的限制。而现在，通过合思档案的平台，借阅者可以在线申请借阅档案，系统自动进行审批，借阅者可以在规定的时间内在线查阅档案。这不仅提高了档案的利用率，还方便了员工的工作。 -
综合成本降低提升经济效益
除了提高工作效率和管理效能外，合思档案还为好想你节省了大量的资金。预计每年可以减少综合成本20万元。这主要得益于减少了纸质档案的存储和管理成本，以及提高了员工的工作效率。在当前经济环境下，企业需要更加注重成本控制和效益提升，合思档案的应用为好想你实现了这一目标。
合思档案：企业财务数智化转型的得力助手
合思档案帮助好想你实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。它就像一位贴心的管家，为企业的财务档案管理提供了全方位的服务。随着电子凭证数字化转型的加速，电子凭证全流程无纸化是财务数智化必行之路。企业应紧跟趋势，积极拥抱变革。
合思作为领先的财务数智化服务提供商，将持续为企业提供优质的产品和服务，助力企业实现财务数智化转型。如果你的企业也想在财务数智化浪潮中脱颖而出，不妨选择合思档案这一电子文档存储系统。它将为你的企业带来全新的财务管理体验，让有限更有效。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还可以免费试用，开启企业财务数智化转型之旅。
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