在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为行业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现数字化。这些举措如同强劲的引擎，推动我国电子凭证改革驶入快车道。电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅能优化管理流程，打破传统报销模式下会计凭证在接收、入账、归档等环节的重重困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，助力企业实现数字化与绿色化的协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一行业趋势，及时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业应用中的深度实践和丰富案例经验，精心挑选各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵资料。
档案管理痛点大揭秘
在传统的会计档案管理模式下，企业面临着诸多痛点，这些痛点严重影响了企业的运营效率和管理成本。以好想你为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找时需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量的纸质档案管理，对空间和人力的要求极高，成本居高不下。更为关键的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着类似的困扰。档案耗材、打印、存储成本高昂，门店报销周期长达2个月，且缺乏有效的电子会计凭证文件管理手段。高新兴在报销、采购付款等业务流程中，需要进行打印、整理、装订及归档等繁琐操作，占用了库房人员大量的管理成本，借阅流程及实物借出也十分繁琐。同时，电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化控制。目前公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，不能实现跨系统调阅。
海亮教育则因为企业业务、财务系统多且互相独立，数据不互通，导致结构化数据提取困难。电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张。实物档案资料存储占用大量物理空间，需设专人管理，成本较高。而且实物档案损坏时有发生，企业面临较大风险。这些痛点都迫切需要一种有效的解决方案来进行档案管理流程优化。
合思档案功能大揭秘
合思档案如同一位智慧的管家，能够有效解决企业在会计档案管理方面的诸多痛点。它拥有强大的功能蓝图，包括便捷调阅不打印，混序归集免组装，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。
在档案采集方面，合思档案具备开放式接口互联·自主采集的特点，能够与外部生态如OCR识别、RPA技术等以及内部系统如EAI插件、API接口等进行高效对接。同时，它还能对大文件进行自动切割，对数电票进行自动化解析，确保档案采集的高效性和准确性。
档案制档环节，合思档案可实现智能关联·自动组装，能够自动对单据、发票、回单和凭证进行关联和组装，大大节省了人工时间。此外，它还能进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，确保档案的合规性和规范性。
在档案利用方面，合思档案能实现多维检索·一站式预览，支持在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。企业可以通过多种维度对档案进行检索，实现一站式预览，方便快捷。同时，支持在线借阅功能，能够在不同系统之间进行联查，提高了档案的利用效率。实物档案可以进行混序归档，并通过可视化方式进行盘点，确保档案数据的准确性和安全性。通过这些功能，合思档案实现了档案管理流程优化，为企业提供了高效、便捷的档案管理解决方案。
成功案例见证合思档案价值
众多企业在使用合思档案后，都取得了显著的成效，用实际数据证明了合思档案的价值。好想你使用合思档案后，在档案管理流程优化方面取得了巨大的突破。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。这一系列的数据表明，合思档案帮助好想你提高了档案管理效率，降低了成本。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本达5000万元，报销效率提升了300%。这不仅实现了档案管理流程优化，还为企业带来了显著的经济效益和环保效益。
云海肴使用合思档案实现了记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用更加便捷，多维检索能力满足了多场景查询需求，系统内实现了可视化管理档案数据。业财融合提升了80%，节省了打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。
金牌橱柜使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达100%。这些成功案例充分展示了合思档案在档案管理流程优化方面的强大能力和显著效果。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，企业面临着前所未有的机遇。选择合思档案，企业可以实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。
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