智能数据归档：开启电子凭证全流程无纸化新时代

在当今数字化浪潮中，我国电子凭证改革正以迅猛之势推进。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现数字化。这些举措如同强劲的引擎，推动我国电子凭证改革驶入快车道。电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅能够优化企业管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的重重困境，还能有效降低单位运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。

在此背景下，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，合思敏锐地洞察到时代需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业中的深度应用和丰富案例经验，精心挑选各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，发布的《电子会计档案实践案例集》极具参考价值和借鉴意义。

传统财务档案管理痛点剖析

在传统财务档案管理模式下，企业面临着诸多棘手问题。
以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来犹如大海捞针，要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求极高，成本居高不下。此外，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足企业日益严格的管理要求。

COMMUNE 幻师同样面临着类似的困境。档案耗材、打印、存储成本高昂，门店报销周期长达 2 个月。更为关键的是，对于电子会计凭证文件，缺乏有效的管理手段，这严重影响了企业的财务管理效率。

云海肴在多地拥有直营门店，大量的收款回单和财务凭证需要打印后进行归档。纸质档案的打印成本高，存储又耗费档案盒、档案柜等资源。电子源文件无法得到有效保存，还存在丢失、损毁等风险。在查找纸质档案资料时，海量的资料需要人工逐一查找，耗时耗力，档案资源无法得到有效利用。

金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，工作繁琐且效率低下。财务临时保管 1 年后，还需移交综合档案管理，由独立档案室进行纸质档案的存放。在面对实物稽查时，需要人工逐一翻查，工作量巨大。

合思档案整体解决方案策略

合思档案致力于为企业解决上述痛点，实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化。它推出的全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台，犹如一把金钥匙，为企业开启了财务数智化的新大门。

基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。

合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的显著特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。在这个过程中，智能数据归档发挥着核心作用，它让电子会计档案的管理更加高效、精准。

合思档案核心模块揭秘

合思档案的强大功能得益于其精心设计的核心模块。
智能采集模块通过外部生态（如 OCR 识别、RPA 技术等）和内部系统（如 EAI 插件、API 接口等），实现智能数据归档，能够快速、准确地采集各类电子凭证信息，为后续的处理打下坚实基础。
预归档服务模块集成了多种服务，包括集成服务、规则引擎、元数据服务等。它在智能数据归档的基础上，对采集到的信息进行初步处理和整理，确保数据的规范性和准确性。
基础管理模块涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等功能。在智能数据归档的保障下，企业可以方便地对电子会计档案进行管理，实现高效的存储和快速的检索。
档案服务模块则提供了辅助审计、项目管理、统计分析等服务。通过智能数据归档，企业可以更好地利用档案数据，为决策提供有力支持。

合思档案竞争优势突显

合思档案在市场上具有显著的竞争优势。
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。强大的资金和技术实力为产品的研发和迭代提供了坚实保障，确保合思档案始终处于行业领先地位。
秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这使得合思能够为客户提供更全面、更及时的服务，无论是在技术支持还是在本地化服务方面，都能满足客户的需求。
合思档案拥有丰富的成长历程。2017 年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020 年全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批），2024 年电子凭证中心上线全面支持 9 类电子凭证在企业中闭环管理。这种领先的技术和丰富的实践经验，使得合思档案在智能数据归档方面具有独特的优势。
合思档案实现了档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，自动化归档告别了重复性工作，让档案利用更加便捷高效。智能数据归档贯穿于整个过程，确保了数据的准确性和及时性。

合思档案成功案例展示

合思档案在众多企业中取得了显著的应用效果。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，成效显著。减少了 90%的人工耗时，总部接收管理耗时减少了 80%，借阅管理耗时减少了 67%，预计每年可减少综合成本 20 万元。智能数据归档让企业的财务管理更加高效，节省了大量的人力和物力。
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。智能数据归档为企业带来了实实在在的经济效益和管理效率的提升。
云海肴通过合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本。年节省超 30 万元，业财融合提升了 80%，财务提效 90%，实现了 100%的合规降本。智能数据归档让企业的财务流程更加顺畅，管理更加科学。
金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达到 100%。智能数据归档让企业的档案管理更加规范、高效。

合思服务体系保障

合思拥有完善的服务体系，为客户提供全方位的支持。
在北京、杭州、南昌设立的研发中心，不断进行技术创新和产品优化，确保合思档案始终紧跟时代步伐，满足企业不断变化的需求。智能数据归档技术也在不断升级和完善，为企业提供更优质的服务。
在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这使得合思能够为客户提供及时、高效的本地化服务，无论是在项目实施还是在售后维护方面，都能让客户无后顾之忧。
秉承以客户为中心的服务理念，合思能够根据客户的需求提供个性化的解决方案。无论是大型企业还是中小企业，都能在合思找到适合自己的智能数据归档方案。
为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，服务内容丰富全面。智能数据归档贯穿于各个服务环节，让企业的财务管理更加智能化、高效化。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必然趋势，电子凭证数字化转型将进一步加速，全流程无纸化时代已经到来。合思档案推出的全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台，能够有力推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。

截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用。未来财务用合思，让有限更有效。如果您也想体验智能数据归档带来的高效财务管理，不妨点击免费试用，开启您的财务数智化之旅。