在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务档案管理正面临着前所未有的变革。根据政策规划，2025年将完成数电票全覆盖，这无疑为企业财务档案管理带来了新的挑战。数电票需要经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。在这样的大背景下，企业急需专业的电子会计档案管理平台来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
与此同时，纸电混合时代也让企业各层级人员面临着诸多困扰。企业高管要应对纸质档案管理成本高、占地大且档案数据难以分析利用的问题；财务人员则要忍受档案数据量大、整理耗费时间、手动匹配核对枯燥繁复的困扰；业务人员更是遭遇报销纸质票据流程繁琐、耗费时间的难题。
传统纸质档案管理存在着诸多弊端。从显性成本来看，纸质凭证输出耗材成本高，还需要大量的档案室和档案柜等存储空间；隐形成本方面，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用；合规风险上，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。不过，国家政策为电子会计档案管理带来了利好，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，同时强调电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环。
合思档案：多元方案满足智能文档管理需求
合思档案敏锐地捕捉到了行业痛点，为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，能满足企业不同场景下的智能文档管理需求。
单套制解决方案具有独特优势。它可以便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展智能文档管理范围，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。
数电票解决方案实现了数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。
核心功能：铸就智能文档管理强大优势
合思档案拥有一系列强大的核心功能，为企业的智能文档管理提供了有力支撑。
多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集和自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，提供多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。
智能制档方面，通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。还有关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。并且可通过字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
专用格式版式文件功能可自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，如档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，使档案可扩展性更强、更“灵活”。
具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
成功案例：见证智能文档管理卓越成效
合思档案在不同企业的应用中取得了显著的成效，为企业的智能文档管理带来了实实在在的价值。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化使档案管理和借阅管理规范化，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约了企业显性成本。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状，如整理、保管、存储环节繁琐，档案管理痛点包括会计档案散落各系统、数据未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理效率低且易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案有数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案。管理成效为统一储存，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，采集环节业务系统多且数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间且易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐、档案借还管理不规范等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其先进的技术和完善的解决方案，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思档案坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，能让每一个企业都更好享受数字化转型带来的降本增效。如果您想进一步了解合思档案，开启高效智能文档管理之旅，可通过以下方式联系我们。我们在北京、上海、杭州等多地设有服务点，联系电话是400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，您还可以扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码。现在就可以免费试用合思档案，体验智能文档管理的魅力。
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