合思会计档案系统：开启企业财务档案管理数字化新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理不得不直面新的难题。数电票需要经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这就使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同角色也都面临着各自的困扰。企业高管方面，纸质档案管理成本巨大，不仅存储占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用；财务人员则要面对海量的档案数据，整理工作不仅耗费时间，还需手动逐一匹配、核对确认，过程枯燥繁复；业务人员出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，浪费大量时间。同时，纸质凭证输出的耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法有效利用；电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段，还可能因不可抗力导致纸质档案损坏。

在这样的背景下，合思会计档案系统应运而生，为企业提供了全方位的档案管理解决方案。

对症下药：合思会计档案系统的解决方案

合思会计档案系统提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该系统广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思会计档案系统能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策的数智化。同时，它还能提升财务服务效率，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的数字化转型打响决胜之战。

对于归档员/财务来说，合思会计档案系统可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思会计档案系统实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限也能一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。

功能探秘：合思会计档案系统的产品功能

• 全生命周期管理：精细呵护会计档案
  合思会计档案系统实现了电子会计档案的全生命周期管理。包括智能采集，外部生态有规则引擎、业务映射等，内部有EAI插件、API接口等；预归档服务，有自动归档、业务检测等；基础管理，涵盖档号管理、账套管理等；档案服务，如身份调查、全文检索等；统计分析，包括进销项统计、资金统计等；以及应用层，如辅助审计、证据方案库等。

• 多源采集：灵活获取会计资料
  该系统支持多源采集，接口互联可自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。此外，也支持手动采集，方便自主补录不满足系统集成要求的零散会计资料。

• 智能制档：高效整合档案数据
  合思会计档案系统通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过字段映射让查阅更加便捷。

• 档案管理：精细权限与灵活目录
  在档案管理方面，合思会计档案系统有权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段也能自定义维护。

亮点聚焦：合思会计档案系统的核心优势

• 便捷调阅：打破空间限制
  合思会计档案系统实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破了物理空间的限制，用户可以在线自由调阅档案。系统预置规则引擎，能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时，还能自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。

• 大数据解决方案：海量数据秒级处理
  该系统的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询。深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。

• 双模式检测：保障数据真实完整
  合思会计档案系统采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。

• 共享调阅：满足多维度查询需求
  共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。

价值呈现：合思会计档案系统的显著成效

• 降本增效：节约成本提升效率
  合思会计档案系统带来了显著的降本增效。它让企业彻底告别传统手工归档，档案无需打印，可节约纸张成本、整理成本，同时提升检索效率，保障管理合规性，更有效地“收紧钱袋子”。

• 连接闭环：补足信息化空白
  电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思会计档案系统补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。

• 激活数据：实现数据价值转化
  该系统让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现了数据价值。

• 资源重组：实现效益最大化
  合思会计档案系统实现了企业前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现了企业效益的最大化。

场景应用：合思会计档案系统的典型用例

• 报销业务：关联匹配高效管理
  企业在处理报销业务时，合思会计档案系统可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联匹配，以及发票、报销单、回单、凭证等归档数据的管理。通过规则引擎进行档案证据链组装和完整性检测。

• 实物档案：全流程线上管理
  对于实物档案管理，在“纸电混合”阶段，合思会计档案系统通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，如打标 – 到单 – 装盒 – 上架，集团共享批量作业，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。

• 外部审计：在线化可溯源
  外部审计时，审计人员可通过合思会计档案系统的共享调阅解决方案，进行证据方案库查询、凭证抽凭查询、穿行调阅等操作，实现档案外审在线化、可溯源，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。

• 财务入账：数电票全流程闭环
  企业进行财务入账和档案归档时，合思会计档案系统的数电票解决方案支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

成功见证：合思会计档案系统的经典案例

某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思会计档案系统通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次等。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思会计档案系统的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思会计档案系统的数据集成方案统一储存，业务检测方案确保业务证据链完整，跨系统调阅方案实现数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思会计档案系统的数据集成方案应收尽收，智能化制档方案实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。

优势突显：合思会计档案系统的市场定位与差异化

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强、SOC1和SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉。

合思会计档案系统提供领先的单套制电子会计档案管理平台，有大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统等多种特色方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。同时，合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。

合思会计档案系统能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思会计档案系统将不断优化升级，以更强大的功能和更优质的服务，为企业提供更高效、合规、智能的财务档案管理解决方案。

如果您想体验合思会计档案系统带来的高效财务管理变革，现在就可以免费试用，拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或者扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，开启企业财务档案管理数字化新时代。