在当今数字化浪潮中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2024年11月1日和12月1日，铁路和民航旅客运输领域分别推广使用全面数字化的电子发票，标志着我国电子凭证改革驶入快车道。然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的问题却像顽疾一般，困扰着众多企业。
与此同时，纸质档案管理也存在着诸多弊端。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时需耗费大量时间确认单据等的一致性，且档案遗失的风险也难以避免。高新兴科技集团在报销等业务流程中，需要进行打印、整理、装订及归档等繁琐操作，不仅占用库房人员管理成本，借阅流程还十分繁琐。此外，纸质档案受限于时间和空间，查找时往往需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大，成本高昂，且纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，难以满足现代企业的管理要求。比如金牌橱柜家居科技股份有限公司，其打印成本预估达180000元/年，存储空间成本90000元/年。这些痛点严重影响了企业的财务效率和管理水平，寻找发票归档最佳实践成为企业亟待解决的问题。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，敏锐地洞察到了企业在财务档案管理方面的困境，推出了一系列针对性的解决方案，为企业带来了发票归档最佳实践。
数智良方破解行业顽疾
合思凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
其中，合思推出的全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，基于其在行业应用中的深度应用与案例经验，能助力企业解决电子凭证管理难题。合思档案实现了档案数据的同源，打破了数据孤岛。就像金牌橱柜家居科技股份有限公司，通过合思档案打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，实现了统一储存、标准和管理。此外，合思档案支持多系统对接，高新兴科技集团通过合思档案对接各类异构系统，生成式接口自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统，为企业提供了发票归档最佳实践。
核心功能铸就独特优势
合思档案拥有众多核心功能亮点，为企业的财务档案管理带来了独特优势，也是发票归档最佳实践的重要体现。
它具备便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理。这包括智能采集，通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等进行数据采集；预归档服务，集成服务、规则引擎、元数据服务等一应俱全；基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等环节；档案服务还包括辅助审计、项目管理、统计分析等。
在档案采集方面，合思档案具备开放式接口互联·自主采集功能，大文件自动切割·数电票自动化解析，在处理大量数据时能高效采集，确保发票归档的高效性。
档案制档可智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，保证了档案的准确性和合规性，为发票归档提供了质量保障。
档案利用支持多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据，方便企业对档案的查询和使用，真正实现了发票归档最佳实践。
方案落地收获显著成效
使用合思解决方案能给用户带来诸多具体收益，是发票归档最佳实践的有力证明。
自动化归档让企业告别了重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。高新兴科技集团通过合思档案实现会计档案无纸化管理，归档效率提升90%，大大提高了工作效率。
显著降低成本也是合思解决方案的一大优势。包括耗材成本、存储成本和人力成本等都能得到有效控制。如1家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业，使用合思档案后年总节约成本达338,910元。
提升工作效率方面，云海肴使用合思档案后业财融合提升80%，财务提效90%，企业的运营效率得到了极大提升。
在保证合规性上，中文传媒通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，为企业的合规经营提供了保障。
典型场景彰显应用价值
合思解决方案在多个典型场景中都有出色表现，为企业提供了发票归档最佳实践。
在企业进行内部审计时，合思档案可提供辅助审计功能，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。高新兴科技集团通过合思档案的这些功能高效开展内审工作，确保了审计工作的顺利进行。
在财务凭证管理场景中，合思档案能实现自动组装、关联，保证财务证据链完整。金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案实现会计资料之间关系的搭建，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透，提升了财务凭证管理的水平。
在报销场景中，员工可以告别打印单据的繁琐，实现无纸报销。云南菜品牌连锁企业员工反馈“报销再也不需要打印任何单据~告别复杂，报销不再费神！无纸化为业务发展带来便捷”，让报销流程更加高效。
在档案存储场景中，合思档案可以实现电子与实物匹配，通过虚拟档案库房和二维码查阅者查询电子即可定位实物位置。好想你健康食品股份有限公司借助此功能提升了实物档案管理效率，为企业的档案存储提供了便利。
成功案例见证方案实力
众多客户成功案例进一步证明了合思解决方案的实力，也是发票归档最佳实践的生动体现。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。
云海肴通过合思档案实现全面无纸化管理降低运营成本，年节省超30万元，业财融合达成80%，财务提效90%，100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。
未来财务用合思，让有限更有效。合思能助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思的解决方案，开启发票归档最佳实践之旅。联系电话：400 – 105 – 6505，网址：www.hosecloud.com，扫描二维码可了解合思档案和更多案例。现在，您还可以免费试用合思的解决方案，亲身体验其带来的便利与价值。
