在数字化浪潮席卷全球的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措宛如明亮的信号灯，标志着电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证数字化转型进一步加速，全流程无纸化时代已然来临。
在这场意义非凡的财务数智化变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，以其敏锐的洞察力和卓越的创新能力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它就像一位专业的财务管家，致力于为企业提供高效、便捷、安全的发票信息整合及财务管理解决方案，助力企业在数字化转型的道路上披荆斩棘，一路前行。
传统档案管理痛点：好想你健康食品的困扰
在企业的财务工作中，发票信息整合是一项至关重要却又充满挑战的任务。以好想你健康食品股份有限公司为例，传统的财务档案管理方式给企业带来了诸多困扰，就像一道道难以逾越的鸿沟，阻碍着企业的高效发展。
归档难题：时间黑洞与档案遗失隐患
在传统的财务归档流程中，财务人员需要花费大量的时间和精力去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张发票、每一份单据都需要人工仔细核对，就像在茫茫大海中寻找一颗针。这种繁琐的工作流程不仅消耗了大量的人力资源，还容易出现档案遗失的情况。一旦档案遗失，后续的查询和补充工作将变得异常困难，严重影响企业的财务工作效率。发票信息整合在这个过程中变得异常复杂，难以实现高效有序的管理。
查找困境：时空枷锁下的低效查询
纸质档案管理受限于时间和空间的限制，查找档案就像是一场漫长的寻宝之旅。当企业需要查阅某一份档案时，往往需要花费大量的时间在堆积如山的纸质档案中寻找。而且，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找的功能。在急需档案信息时，这种低效的查询方式会严重影响企业的决策速度和工作效率。发票信息整合在这种情况下也难以发挥其应有的作用，企业无法快速获取所需的发票信息，影响了财务工作的正常开展。
成本之殇：空间与人力的双重负担
大量的纸质档案管理对企业的空间和人力提出了巨大的要求。企业需要专门的档案室来存放这些纸质档案，这不仅占用了大量的办公空间，还需要投入相应的资金进行档案室的建设和维护。同时，纸质档案的管理需要大量的人力进行整理、归档和查询，增加了企业的人力成本。发票信息整合在传统的纸质档案管理模式下，不仅无法降低成本，反而会因为管理的复杂性而增加企业的负担。
合规之虞：数据安全与长期保存的挑战
在数字化时代，纸质档案管理办法已经无法满足企业对数据安全和长期保存的要求。纸质档案容易受到自然灾害、人为破坏等因素的影响，无法保证电子原文件的长期保存。而且，纸质档案的管理无法确保数据的安全可用，容易出现数据泄露等问题，不满足现代企业的管理要求。发票信息整合在这种不合规的管理模式下，面临着数据丢失和安全风险，无法为企业提供可靠的财务支持。
合思档案解决方案：为好想你量身定制的财务利器
面对好想你健康食品股份有限公司在传统财务档案管理中遇到的诸多问题，合思档案凭借其先进的技术和卓越的功能，为企业提供了一套全方位的解决方案，就像一把神奇的钥匙，打开了企业财务数智化的大门。
打破壁垒数据同源：开启便捷财务工作新时代
合思档案打破了传统财务档案管理中的数据壁垒，实现了数据的同源性。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键联查，就可以轻松获取相关的财务信息，大大提高了工作效率。发票信息整合在合思档案的系统中变得高效有序，财务人员可以快速准确地获取所需的发票信息，为企业的财务决策提供有力支持。
自动组装审计便捷：提升审计效率的秘密武器
在审计工作中，合思档案的自动组装功能发挥了重要作用。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计工作的高效进行。合思档案可以自动将相关的财务数据进行组装，形成完整的审计报告，大大缩短了审计时间，提高了审计效率。发票信息整合在审计过程中变得更加清晰明了，审计人员可以快速准确地获取所需的发票信息，确保审计工作的准确性和公正性。
实物高效管理：虚拟库房与二维码的完美结合
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，查阅者只需查询电子档案，就可以轻松定位实物档案的位置。这种高效的实物管理方式，不仅提高了档案的查阅效率，还减少了档案遗失的风险。发票信息整合在实物管理中也得到了有效应用，通过二维码可以快速查询发票的相关信息，确保发票的真实性和完整性。
应用成果见证：好想你降本增效的显著成效
好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案后，取得了显著的成效。各项数据就像一面镜子，清晰地反映出合思档案为企业带来的巨大价值。
人工耗时大幅减少
合思档案的应用使得企业在财务工作中的人工耗时大幅减少。通过自动化的流程和便捷的操作方式，财务人员不再需要花费大量的时间进行单据、发票、回单和凭证的核对和归档工作。据统计，使用合思档案后，企业减少了90%的人工耗时。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，为企业的发展提供更多的支持。发票信息整合在这个过程中发挥了重要作用，高效的发票信息整合使得财务工作更加顺畅，减少了人工操作的繁琐和错误。
管理耗时显著降低
在总部接收和借阅管理方面，合思档案也取得了显著的成效。总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时。这使得企业的管理效率得到了极大的提升，能够更加快速地响应市场变化和企业发展的需求。发票信息整合在管理过程中提供了准确、及时的发票信息，为企业的管理决策提供了有力支持。
综合成本大幅节约
通过合思档案的应用，好想你健康食品股份有限公司预计每年可减少综合成本20万元。这不仅包括了人力成本和空间成本的节约，还包括了由于提高工作效率而带来的间接成本的降低。发票信息整合在成本节约方面发挥了重要作用，高效的发票信息整合减少了企业在发票管理方面的成本，提高了企业的经济效益。
合思档案的重要意义与未来展望
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。它就像一座桥梁，连接了企业的各个财务环节，实现了发票信息整合的高效管理。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，合思档案在这个过程中扮演着至关重要的角色。它有助于企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让企业的资源得到更有效的利用。在未来，随着电子凭证数字化转型的不断深入，合思档案将为更多的企业提供优质的服务，助力企业在数字化浪潮中稳健前行。
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