在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。有一家世界 500 强旗下的教育服务品牌，敏锐地察觉到了这一趋势，积极投身于财务数字化转型的征程。然而，在转型的道路上，他们遭遇了重重挑战。
该企业的业务和财务系统众多，且彼此独立运行，就像一座座孤立的信息孤岛。这导致数据无法互通，结构化数据的提取变得异常困难。在处理电子发票时，不仅要花费大量时间进行打印、查重和验伪，还造成了纸张的严重浪费。同时，实物存档也成了企业的一大负担。大量的实物档案占用了宝贵的物理空间，需要专人进行管理，增加了企业的运营成本。而且，档案损坏的情况时有发生，让企业面临着合规风险。另外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时漫长，还容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，耗费了大量的人力和时间。
业务迷雾：复杂现状与痛点交织
这家教育服务品牌业务范围广泛，随着业务的不断拓展，其业务和财务系统变得越来越复杂。多个系统相互独立，数据无法实现共享和流通，就如同一个庞大的机器，各个零部件之间无法协同工作。
在电子发票处理方面，由于缺乏有效的管理系统，企业只能采用传统的人工方式进行操作。这不仅效率低下，而且容易出现错误。电子发票的打印、查重、验伪等工作，需要财务人员花费大量的时间和精力，而且还无法保证数据的准确性和完整性。
实物存档的问题也十分突出。大量的实物档案需要占用专门的存储空间，并且需要配备专人进行管理。这不仅增加了企业的成本，还存在档案损坏和丢失的风险。一旦档案出现问题，企业将面临着合规风险和法律责任。
此外，纸质档案的录入操作也是一项繁琐的工作。财务人员需要将大量的纸质档案信息录入到系统中，这不仅耗时费力，而且容易出现错误。发票、附件、凭证等的装订要求也很高，需要财务人员具备一定的专业技能和经验。
实物凭证与业务的分散也给企业带来了诸多不便。由于无法进行智能搜索和准确查找，档案的查阅变得十分困难。而且，档案查阅缺乏留痕机制，不能多人同时借阅，导致档案资产的利用率极低。
破局之钥：合思全生命周期电子化会计档案管理方案
面对这些困境，合思挺身而出，为该企业提供了一套全生命周期的电子化会计档案管理方案。
合思的方案具有广泛的档案数据来源，涵盖了电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等多个方面。其自动封装接口达 40 种以上，能够广泛连接异构系统，实现档案的应收尽收，而且企业无需进行任何开发成本即可介入。
接口传输方式也多种多样，包括影像支撑、外部设备扫描和人工上传等途径。这使得数据的传输更加灵活、准确。
该方案具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测等。其管理范围涵盖了内部的凭证、订单等和外部的纸质发票及影像等多种会计类档案。
合思拥有强大的规则引擎，可以根据企业的需求自定义搭建。它能够实现亿级数据的秒级调阅和穿透联查无缝对接，电子原文件独立管理，可自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。
精细部署：解决方案实施步骤详解
合思的专业团队开始了紧张而有序的方案实施工作。
首先，通过广泛的接口连接异构系统，收集各类档案数据。就像一位技艺精湛的工匠，将散落的珍珠一一拾起，实现档案的应收尽收。
接着，利用多种接口传输方式，如影像支撑、外部设备扫描和人工上传，将数据准确无误地传输到系统中。这一步骤就像是一场精密的物流运输，确保每一份数据都能安全、及时地到达目的地。
对收集到的数据进行智能组单和四性检测，确保数据的准确性和完整性。这就像是一位严格的质量检查员，不放过任何一个细节，为后续的管理工作打下坚实的基础。
最后，建立完善的电子档案管理和实物档案管理体系，包括档案借阅、移交、鉴定、销毁和权限监控等环节。这就像是为企业的档案管理建立了一座坚固的城堡，确保档案的安全和有效利用。
卓越成效：实施解决方案后的显著成果
经过一段时间的实施，合思的解决方案取得了显著的成效。
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构。这极大地简化了会计管理流程，提高了工作效率。财务人员不再需要花费大量的时间和精力进行纸质档案的处理和管理，而是可以将更多的时间和精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中。
档案多维度穿透查询功能以电子借阅为主，简便高效。财务人员可以通过系统快速、准确地查询到所需的档案信息，而且可以实现多人同时借阅。这大大提高了档案的查阅和使用效率，为企业的决策提供了有力的支持。
通过财政部电子凭证试点，该企业成为了地方财政局标杆试点企业代表。实现了财务数据自动化率 91%以上，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。这表明合思的解决方案不仅能够提高企业的财务管理效率，还能够为企业的发展提供有力的支持。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业不再需要为大量的实物档案提供专门的存储空间，也不再需要配备专人进行管理。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了企业的资源利用效率。企业财务相关负责人有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。
高度认可：客户评价与积极反馈
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。他们表示，合思的解决方案有效解决了企业在财务数字化转型过程中的诸多难题，提高了财务管理效率，降低了成本。
通过电子会计档案系统和规则引擎，能够有效管理大量数据，对企业的数字化转型起到了关键作用。合思的方案使企业的财务管理更加规范、高效，符合企业的发展需求和战略目标。
企业对未来实现更高的财务数据自动化率充满信心，认可合思在推动企业财务数字化方面的专业能力和服务质量。
在当前的经济环境下，企业的财务数字化转型迫在眉睫。合思拥有专业的解决方案和强大的技术实力，能够帮助企业解决财务数字化转型中的各种问题，实现降本增效。
合思提供免费试用，让企业无风险体验其优质服务，还有灵活定价模式，能满足不同企业规模和使用场景的需求。合思具备强大的集成能力，可与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。
合思有良好的口碑和市场反响，已经赢得了众多客户的信赖和好评，是企业进行财务数字化转型的可靠选择。如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，不妨来免费试用合思的解决方案，开启数字化发票流程优化之旅。
