在数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度向前迈进。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措标志着我国电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收、报销、入账、归档等难题的最后一公里即将全面打通，电子凭证数字化转型进一步加快，全流程无纸化时代已然来临。
在这一背景下，企业面临着财务档案管理的新挑战与新机遇。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业解决财务档案管理难题提供了有力支持。接下来，我们将通过金牌橱柜家居科技股份有限公司的具体案例，深入了解合思档案在企业财务流程优化方面的卓越表现。
金牌橱柜：档案管理痛点突显
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于 1999 年，是国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定的“智能制造示范企业”，在行业内占据着重要地位。
在业务规模上，金牌橱柜的实力不容小觑。其在全球拥有超 4000 家高端品牌专卖店，海内外建有 5 大专业生产基地，拥有 92 家归档主体，企业人数达 6000 多人。庞大的业务规模带来了海量的财务数据，年记账凭证量高达 2198061 张，年业务单据量为 494949 张，年银行回单量 177744 张，年发票量 123247 张。
然而，如此庞大的财务数据也给企业的档案管理带来了诸多难题。会计档案散落于各个系统，数据难以有效利用。传统的纸质档案管理方式需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，不仅耗费大量的人力物力，而且效率低下。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，工作强度大，查找速度慢，严重影响了企业的财务工作效率，成为企业财务流程优化的一大阻碍。
合思方案：精准破解管理难题
面对金牌橱柜的档案管理痛点，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案，有效实现了企业财务流程优化。
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数据统一存储：打破孤岛实现整合
合思档案打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行统一存储。通过统一标准、统一管理，使得企业的财务数据得到了有效整合，为企业财务流程优化提供了坚实的数据基础。这样一来，企业无需再为数据分散而烦恼，所有的财务信息都能在一个平台上进行集中管理，大大提高了数据的安全性和可用性。 -
业务证据链完整：业财一体双向穿透
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，以业务为核心构建了完整的证据链条，实现了业财一体的双向穿透。通过这种方式，企业可以更加清晰地了解每一笔业务的来龙去脉，财务数据与业务数据相互关联、相互印证，为企业的决策提供了更加准确、全面的信息支持，进一步推动了企业财务流程优化。 -
数据共享查阅：一站式高效体验
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据的共享和一站式查阅。工作人员只需在平台上进行简单的操作，就能快速找到所需的会计资料，查阅便捷高效。这不仅节省了大量的时间和精力，还提高了工作效率，使得企业财务流程更加顺畅。 -
银行回单无纸化：降本增效新突破
针对海量的银行回单管理难题，合思档案实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。这一举措不仅减少了纸张的使用，降低了企业的运营成本，还提高了数据处理的准确性和及时性，为企业财务流程优化带来了新的突破。
显著成效：效率提升成本节约
通过使用合思档案，金牌橱柜在企业财务流程优化方面取得了显著的成效。
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匹配耗时大幅减少
在档案匹配方面，合思档案的应用使得档案匹配耗时减少了 84%。以往需要大量人力进行的手工匹配工作，现在通过系统的自动化处理，能够快速、准确地完成，大大提高了工作效率。 -
查询耗时显著降低
档案查询耗时也减少了 80%。工作人员无需再像以前那样在堆积如山的纸质档案中苦苦寻找，只需在平台上输入关键词，就能迅速定位到所需的档案信息，查询速度大幅提升。 -
总体成本有效节省
在成本节约方面，预估每年可节省总体成本 30 万以上。无纸化管理减少了纸张、打印设备等方面的开支，同时提高了工作效率，降低了人力成本，为企业带来了实实在在的经济效益。 -
档案合规性全面保障
合思档案严格遵循相关法规和标准，确保了档案的合规性达到 100%。企业无需再担心因档案管理不合规而面临的风险，能够更加安心地开展业务。
合思档案：企业财务优化新动力
合思档案的应用为金牌橱柜带来了诸多好处，充分体现了其在企业财务流程优化方面的重要价值。自动化归档告别了重复性的工作，让员工能够将更多的精力投入到更有价值的工作中。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供了有力支持。
在电子凭证数字化转型的大趋势下，合思档案将助力更多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让企业的资源得到更有效的利用。未来，随着电子凭证改革的不断深入，电子凭证全链路智能流转的数智化新局面将逐步形成。
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