在企业数字化转型的浪潮中，档案管理面临着诸多挑战。企业在推行数字化过程中，虽然通过 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍未摆脱纸质文件储存的困境，数据存储也依赖线下载体。
随着 2025 年数电票全覆盖的临近，企业财务档案管理面临新的挑战，信息化建设亟待加强。数电票管理要求特殊，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的档案管理难题。企业高管面临纸质档案管理成本高、占地大，档案数据缺乏汇总整理、难以分析利用的问题；财务人员面对海量档案数据，整理耗时，需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复；业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交流程繁琐，耗费时间。此外，纸质档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。
合思档案作为一款专业的审计支持工具，能够有效解决这些行业痛点，其重要性不言而喻。
创新方案，满足多元需求
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。
单套制解决方案具有诸多优势。它便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程包含实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据管理，保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件可以混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了效率。会计档案无需打印，就能确保档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录，企业能够扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。合思档案提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录。
证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。合思档案作为审计支持工具，在这些解决方案中发挥着重要作用，确保企业档案管理的准确性和合规性。
核心功能，彰显卓越优势
合思档案在多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等方面具有强大的核心功能和显著优势。
多源采集实现了多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。它通过接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成。预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。合思档案作为审计支持工具，能够确保全面准确地采集各类会计资料，为审计工作提供有力的数据支持。
智能制档实现了电子凭证数据自动匹配组装，完成“四性检测 + 业务检测”。规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。通过字段映射，查阅更加便捷。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。合思档案作为审计支持工具，在智能制档过程中能够确保凭证数据的准确性和关联性，为审计提供清晰的业务链条。
档案管理多场景适配，满足档案不同阶段管理要求。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。合思档案作为审计支持工具，在档案管理方面能够确保数据的安全性和合规性，为审计工作提供可靠的保障。
档案应用实现了电子与实物档案高度融合，实现档案全场景数字化利用。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。合思档案作为审计支持工具，在档案应用方面能够为审计人员提供全面、便捷的查询和分析功能，提高审计效率。
实际应用，见证显著成效
合思档案在不同企业中都有成功的应用案例，充分展示了其作为审计支持工具的实际效果。
对于年单据量 2.6 亿的企业，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供的解决方案是多系统采集数据，确保业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据以树状结构呈现；实现档案管理电子化，借阅管理信息化，保障安全可追溯；简化装订流程，能够 1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。合思档案作为审计支持工具，帮助该企业提高了档案管理的效率和准确性，为审计工作提供了更好的基础。
共享中心统建的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。合思档案作为审计支持工具，帮助该集团型企业规范了档案管理流程，提高了合规性，为审计工作提供了清晰的业务逻辑和准确的数据。
多系统数据互联的企业，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。合思档案作为审计支持工具，帮助该企业优化了档案管理流程，提高了数据的利用效率，为审计工作提供了更加全面和准确的数据支持。
中国最大的 K12 民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如采集、存储、整理、利用等环节的问题。单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。合思档案作为审计支持工具，帮助该教育集团解决了档案管理的难题，提高了审计工作的效率和质量。
在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案坚持以客户为中心，作为一款优秀的审计支持工具，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。它能够满足企业对电子档案管理系统连接、敏捷、稳定、合规的需求。
众多知名企业如广东某高校、中交集团、好想味、金牌厨柜等都选择了合思档案，见证了其在档案管理方面的卓越成效。企业可以放心选择合思档案开启档案管理新篇章。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序了解更多信息。如果您想进一步体验合思档案作为审计支持工具的强大功能，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的全新之旅。
