在纸电混合的时代浪潮中，企业财务档案管理犹如置身于迷雾之中，面临着重重痛点。企业高管们常常为纸质档案管理成本高、储存占地大以及档案数据难以分析利用而忧心忡忡。大量的纸质凭证输出，不仅耗费了高额的耗材成本，还需要专门的档案室和档案柜来存放，这无疑是一笔巨大的开支。同时，手工装册归档的重复性工作，让财务人员陷入了枯燥繁复的劳动中，他们需要手动逐一匹配、核对确认大量档案数据，工作效率低下。业务人员在报销流程中也备受煎熬，繁琐的流程耗费了他们大量的时间和精力。
更为严峻的是，纸质档案还隐藏着高隐形成本和高合规风险。手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法得到有效利用。而且，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案很容易损坏，给企业带来巨大的损失。随着数电票的快速扩张，企业财务档案管理面临着新的挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息等，而企业现有的管理方式显然难以适应这些要求。在推行数字化的过程中，企业虽然解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，无法保证档案原生性，这严重影响了企业财务档案管理的合规性和全面数字化。
面对这些痛点，合思档案应运而生，为企业提供了全面、专业的财务档案管理解决方案，助力企业实现企业财务流程优化。
合思档案解决方案全景概览
合思档案犹如一位全能的管家，为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。
合思档案的单套制解决方案更是独具匠心。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。通过线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案则赋予了企业更大的自主性。企业可以自定义档案类型，进行全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。
合思档案核心功能闪耀亮点
- 多源采集功能：数据获取的智慧钥匙
合思档案的多源采集功能支持接口互联、自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持手动采集、自主补录，可进行便捷手动数据补录。 - 智能制档功能：高效制档的魔法引擎
智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。它还具备辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能。通过字段映射，让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。 - 专用格式版式文件功能：轻量存储的创新之道
专用格式版式文件功能自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。它摆脱了传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，档案可扩展性更强。 - “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案：数据安全的坚固防线
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
合思档案为企业带来显著收益
企业使用合思档案能够获得显著的降本增效。它可节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，彻底告别传统手工归档，让企业更有效的“收紧钱袋子”。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了信息化建设空白，拉通了业财税档全链路。它让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，为企业决策提供支持。
通过资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，助力企业实现企业财务流程优化。
合思档案典型场景广泛适用
- CEO/高管：决策数智化的得力助手
CEO/高管使用合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。它能提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。 - 归档员/财务：高效工作的贴心伙伴
归档员/财务使用合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。 - 外部审计：便捷审计的有力工具
外部审计使用合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。 - 企业应对数电票管理：全流程自动化解决方案
企业在应对数电票管理时，合思档案提供数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。
合思档案客户成功案例彰显实力
某企业年单据量2.6亿，曾经存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。如凭证总量达14W +、单据总量达50W +，某月入库数据加载仅需30s、关联匹配仅需15min，凭证与单据关联次数达350亿次、单据与单据关联次数达800亿次。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年、释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主、实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。使用合思档案后，实现了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一标准、统一管理；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力；存储环节实物存档占用空间，易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂，易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案借还状态更新不及时等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业提供全面、专业的财务档案管理解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
合思档案拥有广泛的客户群体，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，众多客户的成功实践证明了其产品的可靠性和有效性，企业可放心选择。合思档案在多地设有服务地点，提供电话400 – 105 – 6505咨询服务，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息，企业可通过多种渠道与合思取得联系，开启财务档案管理数字化之旅。
合思秉承以客户为中心的服务理念，不断聆听用户需求进行产品迭代，能为企业提供优质的服务和持续的技术支持。如果您想体验合思档案带来的企业财务流程优化的卓越效果，不妨现在就免费试用，开启您的数字化转型新征程。
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