财务数字化工具推荐：合思档案助力企业档案管理变革

在当今数字化飞速发展的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理直接面对新的挑战，信息化建设成为企业亟待补齐的短板。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业不同角色都面临着各自的困扰。企业高管要应对纸质档案管理成本高昂、占地大，且档案数据缺乏汇总整理、难以分析利用的难题；财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时，需手动逐一匹配、核对确认的繁琐工作中；业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交流程复杂，耗费大量时间。同时，企业纸质档案管理存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜存储空间；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗放导致数据无法有效利用；高合规风险，例如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。尽管从部门规章到国家法律都肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，但企业在数字化推行过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，保证档案原生性才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。

在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了全新的财务档案管理思路。

合思档案：满足多元角色需求的智慧之选

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案犹如企业的智慧宝库。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，极大地提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，不仅可以降本增效，节约档案管理成本，还能提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响企业数字化转型的决胜之战。

对于归档员/财务人员，合思档案是提高工作效率的得力助手。它让财务人员告别重复低价值工作，使档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让档案管理工作变得轻松简单，同时提高档案利用效率。

对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室的便捷模式。档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案功能概览：全面服务企业档案管理

合思档案具备电子会计档案全生命周期管理功能，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析以及应用层等多个方面。

在智能采集方面，它拥有外部生态规则引擎、业务映射等，内部有EAI插件、API接口等。支持多源采集，通过接口互联，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案；对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

预归档服务包括自动归档、业务检测等，基础管理涵盖档号管理、账套管理等，档案服务有身份调查、全文检索等，统计分析包括进销项统计、资金统计等，应用层则提供辅助审计、证据方案库等功能。

其智能制档功能更是一大亮点。通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量，还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化；通过字段映射，可完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

此外，合思档案拥有专用格式版式文件，自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案可扩展性更强、更“灵活”。

合思档案核心亮点：凸显卓越优势

便捷调阅不打印，混序归集免组装。合思档案打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用；基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。它深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力，有元数据级检索、海量数据秒级查询的数据查询能力，以及海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制的数据存储能力，还有档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等数据下载能力。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思档案价值体现：推动企业发展

显著的降本增效是合思档案的重要价值之一。它能帮助企业更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。例如，可节约70%纸张成本、75%整理成本，检索效率提升90%。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。

让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维检索、一站式预览、穿透联查等功能，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果，告别数据割裂问题。

资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现档案全场景数字化利用，如外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。

合思档案典型场景：广泛适用

对于企业高管，在进行企业战略规划时，可通过合思档案沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。

财务人员在日常账务处理和档案整理工作中，借助合思档案提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理。

外部审计人员在审计工作中，能通过合思档案实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，高效获取所需档案信息，财务无需与审计重复沟通、补充审计资料。

业务人员在出差、招待等业务活动后，报销差旅费时，无需留存再上交纸质票据，合思档案可实现电子票据的自动采集和处理，让报销流程更加便捷。

合思档案成功案例：实力见证

年单据量2.6亿的企业，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了，管理自动化程度提高，企业成本降低。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效显著，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主、实物翻阅效率低且易损坏丢失，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案。管理成效明显，实现统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一，面临低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间，易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂，易出错；利用环节实物凭证与业务分散，查阅繁琐等问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案。管理成效显著，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位与差异化优势：独具特色

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。合思创立于2014年，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。在广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和自主研发的“无需报销”解决方案的基础上，构建敏捷的财务收支管理平台，为企业提供全方位财务数字化服务。

它拥有强大的技术实力和创新能力，自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放；大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询；具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用和业务数据完整性。

广泛连接各类异构业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，满足企业不同场景下的档案管理需求。

提供全面的服务和支持，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为客户提供优质的服务，确保客户在使用过程中遇到的问题能得到及时解决。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，帮助企业降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，电子会计档案管理将成为企业发展的必然趋势。合思档案将不断创新和优化产品功能，持续提升服务质量，以更好地满足企业日益增长的需求，陪伴企业在数字化浪潮中不断前行。现在就行动起来，选择合思档案，开启企业财务档案管理的数字化新时代。如需了解更多信息，可拨打400 – 105 – 6505咨询，或访问网站www.hosecloud.com，也可通过微信公众号和微信小程序获取最新动态。还可以免费试用，亲身体验合思档案的强大功能。