合思档案：助力企业开启高效审计支持与数字化档案管理新时代

在当今企业数字化转型的澎湃浪潮中，财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的趋势，如同一场数字化风暴，让企业财务档案管理直接暴露在新的挑战之下。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

与此同时，纸电混合时代也给企业带来了诸多难题。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大，且档案数据难以分析利用的困境；财务人员则需手动逐一匹配、核对海量档案数据，工作枯燥又繁复；业务人员报销时，纸质票据留存上交流程繁琐，耗费大量时间。高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本则体现在手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险表现为电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。不过，国家政策的支持为电子会计档案管理带来了曙光，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，且电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环。

合思档案，作为一款强大的审计支持工具，正是在这样的背景下应运而生，为企业财务档案管理提供了全方位的解决方案。

合思档案解决方案：解锁多元场景管理密码

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，如同一位全能管家，能满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，应收尽收。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程分为实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，让财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整勾稽关系，相互可穿透查询；纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了效率。会计档案不打印、应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思档案功能概览：构建高效档案管理生态

多源采集支持接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件；支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。同时支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档通过规则引擎，自动组装会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。同时提供字段映射，查阅便捷的功能，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。

档案管理具备权限管理，精准管控的特点，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。同时支持档案目录，灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。

档案应用实现多维检索，满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。还能实现一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

合思档案核心亮点：铸就档案管理卓越品质

大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，通过动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理进行数据提取，实现元数据级检索、海量数据秒级查询，具备海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

合思档案可实现实物档案全流程管理定位，在“纸电混合”阶段，基于会计档案原文件保管要求，档案系统在具备实物档案线上化管理能力的同时，对真正“原生状态”为纸质的档案资料做精细化管理，线上线下高度关联。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

合思档案支持专用格式版式文件，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。提脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。会计凭证资料的版式文件配置，支持自定义企业专用、个性化版式文件。档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强，档案更“灵活”。

合思档案价值体现：赋能企业各角色高效运作

对于CEO/高管而言，合思档案作为审计支持工具，可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员，合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计人员，合思档案可实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

合思档案能显著降本增效，更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印；是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路；让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值；实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

合思档案典型使用场景：融入企业日常运营

在企业日常运营中，员工出差、招待后的报销环节，合思档案作为审计支持工具，可实现电子票据的多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档等操作，简化报销流程，提高工作效率。

财务人员在进行档案整理和管理时，可利用合思档案的智能制档功能，自动匹配组装电子凭证数据，实现“四性检测 + 业务检测”，保障档案数据的真实、完整、安全、可用。同时，可通过多维检索功能快速定位所需档案，提高查询效率。

企业进行外部审计时，审计人员可通过合思档案实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，无需财务人员重复沟通补充审计资料，提高审计工作的效率和准确性。

对于集团型企业，可通过合思档案的共享中心统建功能，实现档案管理标准化落地，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，同时实现财务档案的安全存储，满足国家相关政策要求，保护电子会计凭证的原生性。

合思档案成功案例：见证实际应用卓越成效

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化使得档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。

某世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；进行业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；推进单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效包括实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求；低碳环保，积极响应政策，响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化。还提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。

某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节繁琐、保管和存储方式落后、会计档案散落各系统、日常检索困难、电子发票和回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。还实现了成本效益的显著提升，如减少了装订匹配耗时、利用耗时、打印成本和空间成本，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力且浪费纸张；存储环节实物存档占用空间且易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案借还状态更新不及时等问题。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理方案完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效包括以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位与差异化优势：引领档案管理新潮流

合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。在广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和自主研发的“无需报销”解决方案的基础上，进一步构建敏捷的财务收支管理平台，为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数字化服务。

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营。

合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证，具备强大的技术实力和安全保障。

合思档案可实现70%节约纸张成本，75%节约整理成本，90%检索效率提升，100%管理合规性，能有效解决企业在档案管理方面的高显性成本、高隐形成本和高合规风险问题，为企业提供高效、合规、便捷的档案管理解决方案。

合思档案作为一款卓越的审计支持工具，能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将在企业数字化转型中发挥重要作用。其客户涵盖事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，众多客户的认可和良好反馈证明了其产品的可靠性和实用性。

如果您的企业也想开启高效、合规的档案管理之旅，不妨拨打400 – 105 – 6505电话咨询，访问www.hosecloud.com网站了解更多信息，通过微信公众号和小程序关注合思，还可以免费试用合思档案，亲身体验它的强大功能和卓越价值。