在当今竞争激烈的商业环境中，数字化转型已成为企业提升竞争力、实现可持续发展的关键。今天，我们聚焦于一家世界500强旗下的教育服务品牌，深入了解其在财务领域面临的挑战，以及合思为其量身定制的差旅软件解决方案如何助力其实现财务数字化转型的飞跃。
教育巨头的财务困境
这家世界500强旗下的教育服务品牌，业务广泛且多元化，拥有众多相互独立的业务和财务系统。然而，这种独立性却带来了一系列财务管理难题。
企业的结构化数据提取困难重重，电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。实物存档更是占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。而且，档案损坏的情况时有发生，企业面临着合规风险。
不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，费时费力。同时，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产的利用率极低。在这样的情况下，企业的财务数字化转型迫在眉睫。
版块1：迷雾中的转型需求
系统割裂数据孤岛
该教育服务品牌的业务和财务系统各自为政，形成了一个个数据孤岛。结构化数据如同深埋在海底的宝藏，难以被有效挖掘和利用。电子发票的处理流程繁琐，每一张发票都需要人工进行打印、查重和验伪，效率低下。
实物存档成本之痛
实物档案的管理成为企业的一大负担。大量的档案占据了宝贵的物理空间，还需要专门的人员进行维护和管理。档案损坏的风险如同悬在企业头上的达摩克利斯之剑，时刻威胁着企业的合规运营。
录入装订低效难题
纸质档案的录入和装订工作不仅耗费大量的时间和人力，还容易出现错误。每一次的录入和装订都像是一场漫长而繁琐的马拉松，让财务人员疲惫不堪。
档案利用效率之殇
实物凭证与业务的分散，使得档案的查找和利用变得异常困难。档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产的利用率极低，企业无法充分发挥档案的价值。
版块2：精准破局的解决方案
全生命周期电子化管理
合思为该客户提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案，如同为企业打造了一座数字化的档案宝库。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，自动封装接口40种+，能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，确保档案应收尽收。
多样传输灵活高效
接口传输方式多样，影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种方式，满足了企业不同场景下的档案传输需求。无论数据来自何处，都能快速、准确地进入数字化管理系统。
自动归档智能无忧
具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测等，涵盖了电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等各个环节。就像一位智能管家，全面而细致地管理着企业的档案。
广泛覆盖无死角
会计类档案管理范围广泛，内部包括凭证、订单、会计账薄等，外部包括纸质发票及影像、银行电子回单等。无论何种类型的档案，都能在合思的解决方案中得到妥善管理。
版块3：专业高效的实施之旅
数据采集无缝对接
合思通过自动封装接口广泛连接客户的异构系统，如同搭建了一座数据桥梁，将各类档案数据进行采集。数据在这座桥梁上顺畅流动，为后续的管理工作奠定了坚实的基础。
智能检测确保质量
对采集到的档案数据进行智能组单和四性检测，确保档案的准确性和完整性。每一份档案都经过严格的审核，如同经过精细打磨的艺术品，质量得到了充分保障。
流程管理规范有序
按照预设的流程进行电子档案和实物档案的管理，包括借阅、移交、鉴定、销毁等环节，并进行权限监控。整个管理过程就像一部精密的机器，各个环节紧密配合，有条不紊地运行。
规则引擎强大赋能
利用强大的规则引擎自定义搭建，实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝垒，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息。就像拥有了一把神奇的钥匙，能够快速、准确地打开数据的大门。
版块4：显著成效的事实见证
线上管理高效升级
年均60万+会计凭证和36万+银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。财务人员从此告别了繁琐的纸质档案管理，工作变得更加轻松和高效。
多维查询便捷借阅
档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。无论何时何地，只要有网络，财务人员就能快速找到所需的档案，大大提高了工作的响应速度。
效能提升成本节约
通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。同时，财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。
版块5：客户赞誉的口碑证明
该企业自2017年建立财务共享中心起就不断推进财务数字化转型，2021年与合思合作建设电子档案系统后，财务管理效率提升、成本降低效果显著。
企业财务相关负责人表示对合思的服务和解决方案非常满意，有信心在2024年实现更高的财务数据自动化率。通过合思的电子会计档案系统和规则引擎，企业能够有效管理大量数据，解决了以往财务数字化转型中的诸多难题。
合思的解决方案帮助企业完成了全面数字化的“最后一公里”，成为地方财政局标杆试点企业代表。这不仅是对合思解决方案的高度认可，也是合思实力的有力证明。
差旅软件解决方案的无限可能
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有专业的团队和丰富的经验。其差旅软件解决方案功能强大，包括差旅申请、商旅线上订购、发票采集等20多项功能，能满足企业多样化的需求。
合思提供定制化服务、免费试用、灵活定价模式等，还拥有强大的集成能力和良好的口碑。如果您的企业也渴望实现财务数字化转型，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，与合思合作，开启免费试用，共同踏上财务数字化转型的新征程！
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