在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数智化转型已成为提升竞争力的关键一环。北京合思信息技术有限公司，简称“合思”，其前身为易快报，自2014年创立以来，始终专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借敏捷的财务收支管理平台，合思助力企业挖掘更多净利润，在行业内树立了良好的口碑。
而好想你健康食品股份有限公司，成立于1992年，早在2011年就在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者，品牌价值高达154.21亿元。拥有1000 + 员工、400 + 全国门店、18家归档主体、2W + 零售网点以及每年3.6W + 的凭证数，企业规模不容小觑。就是这样一家颇具影响力的企业，在财务档案管理方面却遭遇了诸多难题。
好想你档案管理困局
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数据核对耗时费力
在财务归档工作中，好想你面临着巨大的挑战。财务人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一笔业务的相关资料都要逐一核对，稍有不慎就可能出现错误。这种繁琐的工作流程不仅耗费了大量的人力和时间，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，后续的查询和补充工作将更加困难，严重影响了财务工作的效率。 -
纸质档案查找受限
纸质档案的管理存在着明显的局限性。它受限于时间和空间，查找一份档案往往需要耗费大量的时间。财务人员可能需要在堆积如山的档案中翻找，却不一定能及时找到所需的资料。而且，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这在企业业务快速发展的过程中，无疑成为了制约财务工作效率提升的瓶颈。 -
管理成本居高不下
大量的纸质档案管理对空间和人力的要求极高。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行管理和维护。这不仅增加了企业的运营成本，而且随着档案数量的不断增加，管理难度也越来越大。在当前经济环境下，企业迫切需要一种更加高效、低成本的档案管理解决方案。
合思智能档案系统破局之道
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数据同源一键联查
合思为好想你量身打造的智能档案系统，打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。在这个系统中，财务人员可以便捷地利用数据，通过一键联查功能，快速获取单据、发票、回单和凭证等相关信息。这大大提高了工作效率，减少了人工核对的时间和误差。无论是日常的财务核算还是审计工作，都变得更加轻松和高效。 -
自动组装审计提效
智能档案系统还具备自动组装功能，为审计工作带来了极大的便利。在内外审计过程中，系统以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员可以快速准确地获取所需的档案信息，无需再花费大量时间在纸质档案中查找和核对。这不仅缩短了审计周期，还提高了审计的准确性和可靠性。 -
实物高效精准管理
合思的智能档案系统借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。查阅者只需查询电子档案，就可以快速定位实物档案的位置。这使得档案的查阅和管理变得更加高效，大大减少了查找实物档案的时间和工作量。同时，虚拟档案库房的建立也节省了大量的物理空间，降低了企业的管理成本。
方案实施逐步推进
虽然目前关于合思智能档案系统在好想你实施过程与步骤的详细信息有限，但可以想象，这必然是一个循序渐进、严谨有序的过程。首先，合思的专业团队会对好想你现有的档案管理流程进行全面深入的调研和分析，了解企业的实际需求和痛点。然后，根据调研结果，制定个性化的实施计划，明确各个阶段的目标和任务。
在系统部署阶段，合思团队会确保智能档案系统与好想你现有的财务系统和业务流程进行无缝对接，保障数据的安全和稳定传输。同时，还会对好想你相关人员进行系统操作培训，使其熟练掌握系统的使用方法和技巧。在实施过程中，合思会不断跟踪和评估系统的运行效果，及时发现并解决出现的问题，确保方案的顺利推进。
实施成果显著效益提升
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人工耗时大幅减少
通过合思智能档案系统的实施，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成果。在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力进行的单据核对和档案查找工作，现在通过系统的自动化功能轻松完成。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中，提升了企业的财务管理水平。 -
管理耗时显著降低
总部接收档案的管理耗时减少了80%。智能档案系统实现了档案的电子化传输和集中管理，总部可以快速准确地获取各分支机构的档案信息，大大提高了信息传递的效率。同时，借阅管理的管理耗时也减少了67%。查阅者可以通过系统快速申请借阅档案，系统自动进行审批和记录，减少了人工干预，提高了借阅管理的效率。 -
综合成本有效控制
预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于智能档案系统节省了大量的物理空间和人力成本。企业无需再为纸质档案的存放和管理投入大量的资金，同时也降低了档案遗失和损坏带来的潜在成本。这些成本的节约，为企业的发展提供了更多的资金支持。
未来展望合作共赢
合思作为一家专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
在当今竞争激烈的市场环境下，企业的财务数智化转型已刻不容缓。好想你与合思的成功合作，为其他企业提供了一个可借鉴的范例。如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思的智能档案系统。现在就可以免费试用，开启财务数智化转型之旅，让有限的资源发挥出更大的效益！
