在企业的发展历程中，财务管理犹如一座坚实的基石，支撑着企业的稳定前行。好想你健康食品股份有限公司，作为一家有着深厚历史底蕴的企业，自1992年成立以来，便在红枣行业深耕细作。2011年，它成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的上市公司，品牌价值高达154.21亿元。如今，好想你拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数、18家归档主体、2W + 零售网点以及3.6W + 年凭证数，还拥有世界最有特色的红枣博物馆，是河南省试点单位，堪称中国红枣上市第一股。
然而，随着企业规模的不断扩大，好想你在财务档案管理方面逐渐面临着诸多挑战。传统的财务档案管理模式已难以适应企业快速发展的需求，会计文档电子化成为了亟待解决的问题。
困境重重：传统管理痛点凸显
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归档难题耗时费力
在传统的财务归档过程中，好想你需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。财务人员往往需要在堆积如山的纸质文件中逐一核对，每一张单据都需要仔细比对，确保其准确无误。这种繁琐的工作流程不仅效率低下，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦出现档案遗失，又需要花费更多的时间和精力去寻找和补充，给财务工作带来了极大的困扰。会计文档电子化的缺失，使得归档工作如同陷入了泥沼，难以顺利推进。 -
查找缓慢受限时空
纸质档案的查找受限于时间和空间的限制。当财务人员需要查阅某一份档案时，往往需要在众多的文件柜中逐一查找，耗费大量的时间。而且，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。如果遇到紧急情况需要查阅档案，这种缓慢的查找方式可能会影响到企业的决策和运营。在信息时代，时间就是效率，传统的纸质档案管理方式显然无法满足企业快速响应的需求，会计文档电子化迫在眉睫。 -
成本高昂负担沉重
大量的纸质档案管理对空间和人力的要求巨大。好想你需要专门的档案室来存放这些档案，占用了大量的办公空间。同时，还需要安排专人负责档案的整理、保管和借阅等工作，增加了人力成本。此外，纸质档案的存储和维护也需要一定的费用，如纸张、油墨、装订材料等。随着企业业务的不断增长，档案数量也在不断增加，这种成本负担也在日益加重。会计文档电子化可以有效降低这些成本，提高企业的经济效益。 -
合规风险不容忽视
纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用。在当今数字化时代，数据安全和合规性是企业面临的重要问题。如果纸质档案出现损坏、丢失或泄露等情况，可能会给企业带来严重的损失。而且，随着国家对企业财务管理的要求越来越严格，纸质档案管理方式可能无法满足相关的管理要求。会计文档电子化可以通过先进的技术手段，确保数据的安全和合规性，为企业的发展提供有力保障。
破局之道：合思方案精准出击
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打破壁垒数据同源
合思针对好想你在财务档案管理方面的问题，提供了一套全面的解决方案。首先，合思实现了会计文档电子化，打破了数据之间的壁垒，让财务人员能够便捷地利用数据。通过一键联查功能，财务人员可以快速找到与某一业务相关的所有单据、发票、回单和凭证，大大提高了工作效率。无论是在日常的财务核算还是在审计等工作中，这种便捷的数据查询方式都能够节省大量的时间和精力。同时，数据同源也保证了数据的准确性和一致性，避免了因数据不一致而导致的错误和风险。 -
自动组装审计便捷
合思的解决方案还实现了自动组装功能，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。在审计过程中，审计人员可以直接从电子会计档案管理平台中获取所需的数据，无需再耗费大量的时间去查阅纸质档案。这种方式不仅提高了审计效率，还减少了审计过程中的人为错误。同时，电子会计档案管理平台可以对数据进行实时监控和分析，及时发现潜在的风险和问题，为企业的财务管理提供有力的支持。 -
实物高效管理
为了实现电子与实物的匹配，合思借助虚拟档案库房和二维码技术。每一份纸质档案都对应一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物的位置。在需要查阅纸质档案时，只需要在电子会计档案管理平台中查询电子档案，就可以知道该档案的具体存放位置，大大提高了查阅效率。同时，虚拟档案库房可以对纸质档案进行实时管理和监控，确保档案的安全和完整。
稳步推进：技术对接系统搭建
合思凭借自身强大的技术优势，通过与好想你现有的财务系统进行对接，搭建了电子会计档案管理平台。在实施过程中，合思的技术团队与好想你密切合作，对好想你现有的财务流程进行了全面的梳理和优化。他们根据好想你的实际需求，定制开发了电子会计档案管理平台的各项功能，确保平台能够与好想你的业务流程无缝衔接。在系统搭建完成后，合思还对好想你的财务人员进行了全面的培训，让他们能够熟练掌握电子会计档案管理平台的使用方法。通过技术对接和系统搭建，合思逐步实现了好想你财务数据的统一存储和管理，为会计文档电子化奠定了坚实的基础。
成效显著：降本增效成果斐然
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人工耗时大幅减少
合思解决方案的实施，让好想你在财务档案管理方面取得了显著的成效。在人工耗时方面，减少了90%。以前，财务人员需要花费大量的时间在档案的归档和查找上，而现在，通过电子会计档案管理平台，这些工作可以在短时间内轻松完成。会计文档电子化让财务人员从繁琐的纸质档案管理工作中解放出来，能够将更多的时间和精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中，提高了财务工作的价值和效率。 -
管理耗时显著降低
在总部接收和借阅管理方面，也分别减少了80%和67%的管理耗时。总部可以通过电子会计档案管理平台实时获取各部门的财务档案信息，无需再等待纸质档案的传递和整理。借阅管理也变得更加便捷，查阅者可以通过电子平台在线申请借阅，管理人员可以及时审批并提供电子档案，大大提高了借阅效率。会计文档电子化优化了企业的管理流程，减少了不必要的管理环节，提高了企业的管理效率。 -
综合成本大幅节约
预计好想你每年可以减少综合成本20万元。这主要得益于电子会计档案管理平台减少了对纸质档案的依赖，降低了纸张、油墨、装订材料等成本，同时也减少了档案室的租赁费用和档案管理人员的人力成本。会计文档电子化不仅提高了企业的经济效益，还符合当今社会低碳环保的发展趋势。
高度认可：满意反馈彰显价值
好想你健康食品股份有限公司对合思提供的解决方案效果十分满意。他们认为，合思的解决方案有效解决了公司在财务档案管理方面的难题，实现了降本增效。会计文档电子化让财务档案管理变得更加高效、便捷和安全，为企业的发展提供了有力的支持。通过与合思的合作，好想你在财务管理方面迈出了重要的一步，提升了企业的核心竞争力。
行动号召：携手合思共创未来
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，已经帮助众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临类似的财务档案管理问题，不妨选择合思，让有限更有效。您可以拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com 。扫描二维码，了解合思档案，了解更多案例。现在，您还可以免费试用我们的电子会计档案管理平台，亲身体验会计文档电子化带来的便捷和高效。让我们携手合思，共同开启财务档案管理的新篇章。
