智能档案系统：破解企业会计档案管理难题的密钥

在企业的运营管理中，传统会计档案管理如同一块沉重的巨石，压得企业喘不过气来。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大的问题，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用，就像手中握着一堆杂乱无章的拼图，却无法拼凑出完整的图案。财务人员则深陷档案数据的汪洋大海，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复的操作如同在荆棘丛中艰难前行。业务人员在出差、招待后的报销流程更是繁琐，纸质票据的留存和上交耗费了他们大量的精力。

同时，纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高、档案室等存储空间需求大；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙；高合规风险则是电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏。在这样的困境下，企业急需一种智能、高效的解决方案来摆脱传统会计档案管理的枷锁。合思档案智能档案系统应运而生，为企业提供了一剂良方。

合思档案解决方案全景

合思档案智能档案系统提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，如同一个功能强大的百宝箱，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，就像一个精准的管家，将企业的各类档案有序地收纳整理。

单套制解决方案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点。它采用线上一套电子数据管理，让财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，仿佛为企业构建了一个透明的档案管理空间，让企业管理者能够清晰地看到每一笔业务的来龙去脉。档案扩展解决方案则可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，如同为企业的档案管理插上了一双翅膀，让企业能够自由地翱翔在档案管理的天空。

核心功能亮点揭秘

• 多源采集：数据汇聚的智慧之门
  合思档案智能档案系统的多源采集功能如同一个神通广大的信息收集器。它支持接口互联，能够基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它也支持手动采集，自主补录，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。这就好比为企业提供了多种不同的通道，让数据能够顺畅地流入档案系统，为企业的档案管理奠定了坚实的基础。

• 智能制档：数据整合的魔法之手
  智能制档功能是合思档案智能档案系统的一大亮点。它通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。就像一位技艺高超的魔法师，将散落的珍珠串成了一条美丽的项链。同时，它还能进行字段映射，查阅便捷，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让企业在查阅档案时能够更加轻松快捷。

• 档案管理：精准管控的智慧大脑
  档案管理功能如同一个严谨的指挥官，具备权限管理，精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录也非常灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等。这就好比为企业的档案管理设置了一道道严密的防线，确保档案数据的安全和完整，同时也让企业能够根据自身的需求对档案目录进行灵活调整。

• 档案应用：多维检索的信息灯塔
  档案应用功能为企业提供了多维检索，能够满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。同时，它还能实现一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。就像一座明亮的灯塔，为企业在档案信息的海洋中指引方向，让企业能够快速准确地找到所需的档案信息。

用户使用收益解析

• 降本增效：企业发展的动力引擎
  合思档案智能档案系统能够为企业带来显著的降本增效。它可节约纸张成本、整理成本，提高检索效率。例如，它能为企业节约70%纸张成本、75%整理成本，提升90%检索效率。这就好比为企业安装了一台高效的动力引擎，让企业在发展的道路上轻装上阵，快速前行。

• 合规管理：企业运营的安全护盾
  在当前经济环境下，合规管理对于企业来说至关重要。合思档案智能档案系统能够实现合规管理，满足国家政策要求。它进行电子会计档案合规性管理，符合国家政策要求，实现归档即合规。就像为企业披上了一层坚固的安全护盾，让企业在运营过程中能够安心合规地发展。

• 数据价值挖掘：企业决策的智慧源泉
  合思档案智能档案系统能够让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。它从数据到决策，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。这就好比为企业开启了一座智慧的源泉，让企业能够从档案数据中获取有价值的信息，为企业的决策提供有力的支持。

• 补足信息化空白：业财全链路的连接桥梁
  合思档案智能档案系统还能补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，成为闭环全量业财系统的“连接器”。它就像一座桥梁，将企业的各个业务环节紧密地连接在一起，让企业的信息化建设更加完善，提高企业的整体运营效率。

典型场景应用展示

• 企业高管：决策数智化的得力助手
  对于企业高管来说，合思档案智能档案系统可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。它能够提升财务服务效率，降本增效，实现绿色低碳运营。就像一位得力的助手，为企业高管提供准确、全面的档案信息，帮助他们做出明智的决策。

• 归档员/财务：高效工作的贴心伙伴
  对于归档员和财务人员来说，合思档案智能档案系统能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率。就像一位贴心的伙伴，陪伴他们在繁琐的档案工作中轻松前行。

• 外部审计：在线审计的便捷工具
  在外部审计方面，合思档案智能档案系统让审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。它支持一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。就像一个便捷的工具，为外部审计工作提供了极大的便利。

• 数电票场景：全流程闭环管理的专家
  在数电票场景下，合思档案智能档案系统提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。就像一位专业的专家，为企业在数电票管理方面提供了全方位的服务。

客户成功案例分享

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案智能档案系统通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如凭证总量14W +、单据总量50W +，某月入库数据加载仅需30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次、单据与单据关联次数800亿次。

某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案智能档案系统的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案智能档案系统的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某教育集团业务系统多、数据隔离，档案管理存在采集、存储、整理和利用等方面的问题。合思档案智能档案系统的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案智能档案系统能够帮助企业解决传统会计档案管理的痛点，实现降本增效、合规管理和数字化转型。如果您正在为企业的会计档案管理问题而烦恼，不妨抓住数字化转型的机遇，选择合思档案智能档案系统。我们在北京、上海、杭州等多地设有服务点，您也可以拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网站www.hosecloud.com，还能通过微信公众号和小程序二维码了解更多信息。众多客户的成功案例证明了合思档案智能档案系统的有效性和可靠性，值得企业信赖和选择。现在就点击免费试用，开启智能档案管理的新篇章！