在数字化浪潮席卷的当下，电子会计档案管理正经历着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理面临着新的挑战。如今，数电票迅速扩张，在收票政策上电子发票接收已合法合规，开票方面全国36个省市区也实现了数电票试点全覆盖。
在纸电混合时代，企业不同角色在档案管理方面面临着诸多痛点。企业高管被纸质档案管理成本高、储存占地大以及档案数据难以分析利用等问题所困扰。财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时且需手动逐一匹配核对的枯燥繁复工作中。业务人员出差、招待后报销纸质票据流程繁琐，苦不堪言。
纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜等存储空间；还存在高隐形成本，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能有效利用；更存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。
企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题以及数据存储线下载体问题依旧存在，严重影响了企业全面数字化的实现。此时，寻求一个高效、合规的电子会计档案管理解决方案迫在眉睫。
合思档案：一站式整体解决方案
合思档案敏锐地洞察到企业在档案管理方面的痛点，为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，全面满足企业不同场景下的档案管理需求。
合思档案能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。其单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程包含实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理保证了财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，档案数据之间建立了完整勾稽关系。纸质原文件混序归档效率更高，确保会计档案应收尽收且数据完整、真实、合规。
六大场景解决方案涵盖大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统相关方案、业务系统相关方案、数电票解决方案、实物备查解决方案等，从不同方面满足企业档案管理的多样化需求。
合思档案将管理与服务相融合，为不同角色带来显著价值。针对CEO/高管，它能沉淀数据资产、保障合规管理、提升企业财务档案利用效率、助力企业决策数智化、降本增效。对于归档员/财务人员，可提高工作效率、实现档案数据同源和全流程透明流转、轻松完成档案管理。在面对外部审计时，能实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，减少财务与审计的重复沟通。
核心功能：专业创新铸就优势
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多源采集：灵活高效数据汇聚
合思档案具备强大的多源采集功能。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足企业个性化需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这使得企业在电子票据查询等方面能够更全面、准确地获取相关数据。 -
智能制档：精准匹配高效管理
智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段进行映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员进行电子票据查询和分析。 -
专用格式版式文件：灵活定制降低成本
合思档案的专用格式版式文件功能可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案可扩展性更强。在电子票据查询时，能以更规范、清晰的格式呈现相关信息。 -
双模式检测：保障数据真实完整
合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。这为电子票据查询的准确性和可靠性提供了有力保障。
实际案例：成效见证实力
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案例一：海量单据企业的数字化转型
某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化。简化了装订流程，达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了。管理自动化使档案管理和借阅管理规范化，企业成本降低，财务人员增效，装订简化节约了显性成本。在电子票据查询方面，实现了更高效、准确的查询和管理。 -
案例二：集团型企业的标准化变革
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。取得了实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保积极响应政策的成效。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。电子票据查询变得更加便捷、高效，为企业的财务管理提供了有力支持。 -
案例三：低效档案管理企业的焕新升级
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理存在诸多弊端、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。大大提升了电子票据查询的效率和准确性。 -
案例四：教育集团的高效档案管理之路
某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间且易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐、借还状态更新不及时等问题。合思档案的单套制管理方案有数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主简便高效。在电子票据查询方面，为教育集团提供了更便捷、高效的解决方案。
在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。众多事业单位及院校、央企，行业领军企业，国家试点企业等都已选择合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，这些企业在使用后都取得了良好的成效，证明了合思档案的可靠性和有效性。
合思在多地设有办公地点，包括北京、上海、杭州等多个城市。企业可通过电话400 – 105 – 6505联系，也可访问网站www.hosecloud.com了解更多信息，还能通过微信公众号和微信小程序获取相关内容。如果您想体验合思档案带来的便捷电子票据查询和高效档案管理服务，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
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