在数电票迅猛扩张的浪潮下,企业财务档案管理正面临着前所未有的新挑战。传统的纸质档案管理模式,犹如沉重的枷锁,不仅成本高昂,而且数据难以有效分析利用,整理工作更是繁琐至极。在这一背景下,合思信息技术有限公司的单套制电子会计档案管理平台——合思档案,宛如一颗璀璨的明星,为企业照亮了财务数字化转型的道路,尤其在发票信息整合方面表现卓越。
产品背景与行业痛点:数电票时代的档案管理困局
随着2025年数电票全覆盖目标的稳步推进,企业财务档案管理迎来了新的变革。在收票环节,电子发票接收的合法合规政策不断细化和完善,这对企业的发票信息整合和管理能力提出了更高要求。而在开票方面,全国36个省市区已实现数电票试点的全面覆盖。企业需要专业的平台来适应这一“数字化凭证时代”。
在纸电混合的时代,企业面临着诸多难题。企业高管们常常为纸质档案管理的高额成本和数据难以分析而苦恼。大量的纸质档案不仅占用了大量的物理空间,还需要投入大量的人力和物力进行保管和维护。同时,这些数据难以进行有效的分析和挖掘,无法为企业的决策提供有力支持。
财务人员则被繁琐的档案整理工作所困扰。他们需要花费大量的时间和精力来整理发票、单据等各类档案,工作枯燥且低效。业务人员也深受报销流程繁琐之苦,每次报销都需要提交大量的纸质材料,审批流程漫长,严重影响了工作效率。
此外,企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本主要包括纸质档案的印刷、存储和运输费用;高隐形成本则体现在数据难以分析利用所导致的决策失误和效率低下;高合规风险则是由于档案管理不规范可能导致的法律风险和税务风险。在这样的情况下,发票信息整合成为了企业亟待解决的问题。
解决方案概述:合思档案的多维度破局之道
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案(标准方案)以及六大场景解决方案,能够满足不同场景下的档案管理需求,在发票信息整合方面具有显著优势。
对于CEO/高管而言,合思档案能够帮助企业沉淀数据资产。通过对发票信息等各类档案数据的整合和分析,企业可以挖掘出有价值的信息,为决策提供有力支持,助力决策数智化。同时,合思档案还能有效降低企业成本,提高企业的运营效率。
对于归档员/财务人员来说,合思档案可以大大提高工作效率。它实现了数据的透明流转,财务人员可以轻松完成档案管理工作,尤其是在发票信息整合方面,能够快速准确地将各类发票信息进行整合和分类。同时,合思档案还能确保数据的准确性和安全性,让财务人员从繁琐的手工操作中解脱出来。
针对外部审计,合思档案实现了档案外审在线化。审计人员可以通过在线平台一键查询和借阅档案,大大提高了审计效率。同时,这也确保了档案的安全性和合规性,避免了因档案管理不规范而导致的审计风险。
核心功能与优势:合思档案的强大实力展现
合思档案具有广泛连接的能力,能够连接各类异构业财系统。这使得企业可以将不同系统中的发票信息整合到一起,实现数据的集中管理和共享。通过这种方式,企业可以打破信息孤岛,提高数据的利用效率。
合思档案实现了100%自动归档,减少了人工介入。在发票信息整合过程中,系统可以自动识别和分类发票信息,无需人工干预,大大提高了归档效率和准确性。同时,该系统符合国家政策要求,确保档案管理的合规性。
合思档案具备灵活承接、持续迭代的能力,能够应对数电票管理的不断变化和需求。其功能模块丰富,涵盖了发票、单据、凭证等多个方面。在发票信息整合方面,系统可以对发票的基本信息、金额、日期等进行详细的记录和管理,方便企业进行查询和统计。
合思档案还具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。这不仅为企业节约了纸张和整理成本,还提升了检索效率。企业可以通过系统快速查询到所需的发票信息,无需在大量的纸质档案中寻找。同时,该系统还确保了管理的合规性,避免了因档案管理不规范而导致的法律风险。
此外,合思档案还拥有档案扩展、证据链完整性、共享调阅等解决方案,以及电子会计档案全生命周期管理功能。这些功能进一步提升了企业的档案管理水平,尤其是在发票信息整合方面,为企业提供了全方位的支持。
应用场景与案例:合思档案的成功实践
合思档案在多个行业和企业得到了广泛应用,其发票信息整合功能也得到了充分验证。
一家年单据量达2.6亿的企业,在使用合思档案之前,面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效的问题。大量的发票和单据需要人工整理和录入,不仅效率低下,而且容易出现错误。通过合思档案,该企业实现了业财一体,将各类发票信息进行了有效的整合和管理。系统自动识别和分类发票信息,大大提高了工作效率,降低了成本。同时,该企业还可以通过系统对发票信息进行分析和挖掘,为企业的决策提供了有力支持。
世界上最大的重型装备制造商之一,通过合思档案的单套制管理方案,实现了档案管理标准化落地。在发票信息整合方面,该企业将不同部门、不同业务的发票信息进行了集中管理,实现了数据的共享和协同。这不仅提高了管理效率,降低了成本,还提升了企业的竞争力。
中国最大的K12民办教育集团之一,借助合思档案重塑了管理结构。在过去,该集团的会计档案管理效率低下,发票信息分散在各个部门,难以进行有效的整合和管理。通过合思档案,该集团将所有的发票信息进行了整合,建立了统一的档案管理平台。这使得集团可以对发票信息进行实时监控和分析,及时发现问题并采取措施解决。同时,该集团还可以通过系统对发票信息进行统计和分析,为财务管理提供了有力支持。
在当前的经济环境下,无论是政策推动、合规要求,还是企业降本增效的需求,电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能和丰富的实践经验,在发票信息整合方面具有显著优势,能够为企业提供专业的电子会计档案管理解决方案。
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