在科技日新月异的今天，企业的数字化转型已成为发展的必然趋势。北京动力源科技股份有限公司，一家成立于1995年的行业先锋，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，更是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
然而，即使是这样一家实力雄厚的企业，在财务数字化转型的道路上也并非一帆风顺。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之旅，先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。但现实却不尽如人意，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的效果存在较大差距，尤其是在财务报销流程管理方面，诸多痛点逐渐凸显。
痛点困局：财务报销流程管理的重重挑战
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多系统操作体验差合规难
动力源的员工在进行报销申请时，需要在各个系统之间频繁切换提交申请单，这无疑增加了操作的复杂性和时间成本。而财务人员则需要手工将报销数据录入系统，发票的验真、查重也都依靠手工完成，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无法将精力投入到更有价值的工作中。这种多系统操作的模式严重影响了财务报销流程管理的效率和合规性。 -
系统割裂数据分散信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标却分散在多个不同的系统中进行管理，无法实现及时的联动。这就使得财务制度难以有效落地，数据报表也只能依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握准确的数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和决策。在这样的情况下，财务报销流程管理陷入了信息滞后的困境，无法为企业的发展提供有力的支持。 -
业务复杂报销模式繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这就导致报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。而且不同类型费用的支付方式也各不相同，操作复杂，进一步增加了财务报销流程管理的难度。 -
组织架构复杂流程不统一
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐显现。总部和分公司的出差申请方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工还需要通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证。这种组织架构带来的流程不统一问题，给财务报销流程管理带来了极大的困扰。
合思妙方：重塑财务报销流程管理新格局
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系统集成打破数据孤岛
合思针对动力源的问题，在系统集成方面采取了有效措施。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据也与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作的困扰，为财务报销流程管理提供了更高效的数据支持。 -
无需报销提升员工体验
合思的无需报销方案为动力源的业务人员带来了极大的便利。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标的管控，确保了消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档。这一系列的操作简化了财务报销流程管理，提升了员工的幸福感和使用体验。 -
强大连接提升业务效率
合思费控系统具有强大的连接能力，通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计的效率，为财务报销流程管理注入了新的活力。
分步实施：推进财务报销流程管理变革
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数据同步奠定基础
合思首先将动力源已有的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步，确保基础数据和业务数据能够在新系统中有效流通。这一步骤为后续的财务报销流程管理变革奠定了坚实的基础，使得数据能够在各个环节之间顺畅传递，为流程的优化提供了有力的数据支撑。 -
引导使用规范流程
在数据同步完成后，合思逐步引导员工使用合思费控的无需报销功能，规范因公消费流程。从申请到消费再到报销结算，实现了全流程的数字化管理。员工在使用过程中逐渐适应了新的流程，提高了操作的规范性和效率，进一步提升了财务报销流程管理的水平。 -
优化连接提升效能
合思不断优化系统连接，利用Open API和自定义流程引擎技术，加强与第三方系统的对接。通过持续的优化，业务处理和数据统计效率得到了进一步提升，使得财务报销流程管理更加高效、便捷。
显著成效：财务报销流程管理变革的硕果
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效率提升成本降低
实施合思解决方案后，动力源在财务报销流程管理方面取得了显著的成效。员工报销周期由普遍4周缩减至1周以内，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。这不仅提高了企业的运营效率，还降低了企业的成本支出。 -
员工体验大幅提升
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工感受到了实实在在的便利。 -
财务工作轻松高效
财务人员在新的系统下，审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。他们无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，提高了财务工作的整体质量。 -
管理决策精准及时
在管理方面，合思的解决方案实现了事中预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策。彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，为企业的发展提供了有力的决策支持。
高度认可：动力源对合思方案的积极反馈
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，企业数字化转型初期，往往会过度关注系统的流程性与功能性，而忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。他认为合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可。
在当前的经济环境下，企业的财务数字化转型至关重要。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，已经帮助众多像动力源这样的企业挖出更多净利润，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着财务报销流程管理方面的难题，不妨选择合思，让有限的资源发挥更有效的作用。现在就可以免费试用合思的财务数字化解决方案，开启企业财务报销流程管理的革新之旅。
